学校档案工作规范-广州.PPT

编制档案检索工具 以立卷整理为例： 卷内目录 案卷封面 卷内备考表 案卷目录 第五章 档案编研 文件汇编、参考资料及其目录盒正面及脊背标签： * * 第五章 档案编研 4.基础数字汇集。 基础数字汇集是以数量特征反映学校基本情况的一种档案参考资料。 逐年续编，归入全宗卷永久保存。 。 * * 第五章 档案编研 5.利用事例汇编。 利用事例汇编是将实际工作中利用档案的典型实例进行归纳、加工提炼形成利用事例并将其汇集而成的一种档案参考资料。 逐年续编，归入全宗卷永久保存。 * * 第五章 档案编研 6.专题简介。 简要记述学校某一方面工作变化、发展情况的一种档案参考资料，由题名和正文两部分组成。 （1）题名由学校名称、内容、“简介”构成。 （2）正文可按照时间顺序介绍专题的发展情况，也可按照问题对专题进行介绍、分析。 * * 第五章 档案编研 7、目录编制与装盒 编制目录：编制文件汇编和参考资料目录（以盒为单位）。 装盒：文件汇编目录装入文件汇编盒，参考资料目录装入参考资料盒，填写盒封面、脊背标签（附件18） * * 第五章 档案编研 编研材料目录式样： * * 广州市档案局监督指导处 王琳 联系电话QQ：2402972681@ * * * 第七节 声像档案的整理 * * 第七节 声像档案的整理 * * 第七节 声像档案的整理 编制案卷封面。 照片档案册封面标签式样： * * 第七节 声像档案的整理 编制案卷封面。 照片档案册封面脊背标签式样： * * 第七节 声像档案的整理 录音及录像带、幻灯片外包装盒正面及脊背标签式样： * * 第七节 声像档案的整理 声像档案目录本由声像档案目录夹、案卷目录、卷内目录三部分构成，并装订成册。填写声像档案目录夹封面、脊背标签（附件17）。 * * 第八节 已故人员档案的整理（P44－45） 已故人员档案为学校的已故教职员工的人事档案 （二）档号构成：已故人员档案分类号+案卷号。 档号模式： * * 第八节 已故人员档案的整理 编制目录。 已故人员档案无需编制卷内目录，按档号顺序，填写案卷目录（附件9）。填写项目包括序号、档号、案卷题名、页数、保管期限、备注等。 1.案卷题名：填写已故人员姓名、性别、籍贯、生卒年月、原职务等。 2.备注：填写已故人员档案正本或副本数量。 将编制的已故人员档案目录录入档案管理系统，同步建立纸质与电子目录。 * * 第八节 已故人员档案的整理 。 已故人员档案目录本由档案目录夹、案卷目录两部分构成，并装订成册。填写档案目录夹封面、脊背标签（附件17）。 * * 第九节 实物档案的整理（P45－46） （一）一件实物为一卷。 （二）档号构成：年度号+实物档案分类号+案卷号。 档号模式： * * 第九节 实物档案的整理 每卷档案实体背面或底部另行粘贴注有档号的标签。 标签样式： * * 第九节 实物档案的整理 实物档案无需编制卷内目录。 实物档案目录本由实物档案目录夹、案卷目录两部分构成，并装订成册。填写实物档案目录夹封面、脊背标签（附件17）。 实物档案应拍摄照片，形成实物类照片档案。 * * 第五章 电子档案的整理 根据《电子文件归档与管理规（GB/T18894）， 结合我市学校档案综合管理分类规范，制定学校电子档案的整理规范。 ★未使用档案管理系统管理的电子文件按本办法进行整理。 * * 第五章 电子档案的整理 1.分类 同一全宗,归档电子文件的分类与学校档案综合管理分类规范的类目相同。 2.存储载体的信息组织结构 存储载体主要有光盘、磁盘、磁带等，应根据国家相关标准和数据选择适宜的载体。 在每个存储载体的根目录下，有归档载体盒的电子标签、归档电子目录、归档电子文件夹和辅助文件夹（需要时才设立）。 * * 第五章 电子档案的整理 * * 第五章 电子档案的整理 3.排列与编号 以件整理归档的文件夹编号由分类号、年度号、保管期限构成。编号模式如下（P49） * * 第五章 电子档案的整理 按年度立卷整理归档的文件夹编号由分类号、年度号、案卷号构成。 * * 第五章 电子档案的整理 不按年度立卷整理归档的文件夹编号由分类号、案卷号构成。 * * 第五章 电子档案的整理 载体编号 载体代号：1.光盘 2.磁盘 3.磁带，其他载体代号另行规定。 归档电子文件载体编号由载体代号、载体序号组成。 如果有分校，光盘编号如：1.11.1（B）……中间的“11”即表示为分校代码。 * * 第五章 电子档案的整理 编制归档电子文件目录。《归档电子文件目录》填写的对象是对