园区多功能会议室租用管理办法.docVIP

PAGE 园区多功能会议室租用管理办法 一、制订目的： 为便于多功能室管理，提高各单位使用效率，保障多功能会议室的正常使用，运营中心针对多功能会议室使用制定管理办法，具体事项如下。 二、适用范围： 本管理适用于入驻公司会议、活动、培训以及外来企业培训、活动的管理与使用。 三、权 责： 1.运营中心管理处：全面负责会议室日常管理 （1）会议室使用接收、审核及相关协调工作 （2）维护多功能会议室的设施设备 2.使用单位：负责会议室的申请并遵循规范使用会议室 （1）会议前：会议室的及时申请 （2）会议前：会议室物资准备 （3）会议中：会议室内所有器材设备的保管与维护 （4）会议后：会议室清洁整理 三、具体流程： 前台登记申请表 前台登记申请表 运营中心审核确认 会议室交付使用 会议物资准备 会议结束整理验收 1．申请：各公司使用会议室，请指定专人，在前台处登记会议室使用申请表（附件1）。 2.申请时间：因会议等级不同，请按照以下标准执行： 物资准备（自行准备） 申请时限（最晚） 布场时间 无需物资准备 1个工作日前申请 会议开始前半小时 纯净水摆放 1个工作日前申请 会议开始前半小时 鲜花、水果、音响、电脑、投影设备 1个工作日前申请 会议开始前1小时 横幅、X展架、与会人员席卡等制作类物资 3个工作日前申请 会议开始前1天 3.费用标准： 3.1大会议室：收费标准：09:00-18:00 500/天（不含晚），半天或晚上300元。 3.2小会议室：收费标准：09:00-18:00 200/天（不含晚），半天：100元。 3、预定金：确定时间后需支付100元场地预定金，确保场地的使用权。 4、结算方式：活动结束后现结，现金支付：交财务处，提供公章收据；微信支付:转本场活动园区负责人，提供公章收据。 5、园区机构按总价8折收取。 三、注意事项： 1、会议室如需使用电脑请各公司自行准备，并请认真做好保密工作，严禁传播、泄露公司商业秘密，如需借用翻页笔按10元/次收费； 2、会议室使用人员须爱护设备和物品，人为损坏照价赔偿。； 3、会议室使用遵循先来后到、提前预定原则，如遇到会议室占用，运营中心将负责协调工作； 4. 话筒、投影仪等设备有专门人员调试，未经允许，不得随意变动。如出 现故障，影响会议进行，可通运营中心管理处。 此规范自通知发布之日起开始执行并适用于产业园所有会议室，未尽事宜由运营中心负责解释。 相关表单 附件1、 会议室使用申请表 申请单位 申请时间 参会人数 联系人 联系方式 使用时间 年 月 日 星 期 开始时间 结束时间 物资准备 话 筒 投影仪 翻页笔 运营中心审核 备注 结算 应收金额： 支付人签字： 收款人签字： 财务收款签字： 附件2、会议室使用记录 申请单位 申请时间 活动名称 使用时间 联系人 联系方式 对接人 审批意见（签字）