社区文化活动作业规程.docxVIP

目的 促进顾客之间、顾客与物业公司之间的沟通交流，营造一个舒适、文明、和谐的生活环境和氛围。 适用范围 适用于康桥物业写字楼类物业服务中心社区文化活动工作的管理。 术语和定义 无。 职责 部门/岗位 职责 社区文化活动专员/客户主任 负责服务中心社区活动的策划、筹备、预算、方案的报批及具体实施，配合执行公司级社区文化活动的实施。 服务中心客户服务部 社区文化活动的前期通知、活动配合及后期活动满意度调查等工作。 物业服务中心负责人 负责本服务中心社区文化活动方案、预算等相关资料的审批及各部门人员协调和活动现场监控工作。 公司社区文化活动专员 负责公司各项目社区文化活动年度计划的制定，并依据计划对各项目社区文化活动进行监督、指导和活动报道的编辑发布。 公司分管副总 负责年度社区文化计划和各服务中心实际执行的社区文化活动方案的内容以及形式的审批和指导。 公司财务经理 负责对各服务中心实际执行的社区文化活动的费用预算进行审核和意见批复工作。 公司执行总经理 负责对年度社区文化计划及各服务中心实际执行的社区文化活动方案的内容、费用及形式的审批工作。 工作规程 社区文化活动计划的编制、审核、审批 客户服务部根据顾客满意度调查分析获得的顾客社区文化需求信息后，于每年11月底编制下一年度社区文化活动计划，原则上年度不低于6次。所有计划必须经由物业服务中心负责人审核,报公司相关部门批准后由物业服务中心负责人主导实施。按照年度社区文化活动计划的要求， 20日前必须上报下月的社区文化活动计划，计划报于公司的社区文化活动专员（若遇周日，向后顺延一天）。 《社区文化活动方案》工作规定 《社区文化活动方案》的编制须严格遵循社区文化活动计划的要求，并在7个工作日内完成审批，审批流程如下：社区文化活动专员发起→客服部负责人→服务中心负责人→公司社区文化活动专员→公司分管副总→公司财务经理→公司执行总经理→备案，各服务中心负责人、公司分管副总、财务部负责人和执行总经理需在项目社区文化活动专员提交方案审批后的3日内完成社区文化活动的线上审批确认工作。 《社区文化活动方案》包含内容如下： 活动主题及目的 社区文化活动的举办人每次活动前至少在服务中心组织客服部员工及各部门负责人进行一次关于本次活动的头脑风暴会，充分考虑不同顾客需求，策划不同活动项目讨论新点子，丰富活动现场，并满足以下活动要求： 活动时间和地点； 活动主办方、承办方； 活动参与对象及规模； 活动内容及开展形式； 宣传报道的安排； 社区活动应急预案，针对安全事件、消防、设备、天气变化可能出现的紧急情况，制定较为详尽的应急措施； 明确活动责任人（至少设立一名活动主要责任人，每个关键岗位都必须明确责任人及职责范围）； 费用预算。 计划外执行的社区文化活动如涉及到费用预算，需在执行以上审批流程的基础上增加公司财务总监和公司总经理审批意见。 对于相聚较近的两个节日活动，可出具合并方案一同审批，审批完成，按时间节点分开举办，相距5天内的活动可合并举办。 社区文化活动实施 序号 阶段 部门/岗位 程序 具体内容 1 活动实施前 客户服务部 通知到户 服务中心客服部应提前3日将举办文化活动通知以温馨提示形式发布在大堂公告栏、或电子显示屏，并利用所有通知渠道，如群发短信、QQ群、微信、微博等形式对外宣传，让更多客户知晓。 服务中心前台 统计报名信息 服务中心前台应做好社区活动的电话报名、现场报名的信息统计工作，有报名限制的活动，严格按照报名条件和名额限制进行统计，并在活动开展前1日将报名表转交项目社区文化活动专员。 社区文化活动专员/物业服务中心 做好准备工作 社区文化活动执行涉及的部门应安排具体工作人员配合项目社区文化活动的开展，具体施行时间前1小时完成本次社区活动的现场设置布置和相关物资配备； 服务中心负责人应在活动具体施行时前往现场监督指导，如因工作无法前往现场应指派专人到现场把控。 对于重点社区文化活动，物业服务中心社区文化活动专员应于活动举办前1天召集相关组织人员做一次模拟演练，确保文化活动组织工作无漏项。 2 活动 过程中 物业服务中心 调整班次 相关组织人员均应进入活动场地进行现场布置及相关工作安排(包括工作人员、邀请的嘉宾、相关媒体等)。 客户服务部 活动记录 利用摄影、摄像或录音、记录等手段记录活动过程，作为举办社区文化活动的历史资料。 物业服务 中心 维护秩序 活动现场秩序的维护，安全、预防措施到位，发生异常即时启动应急方案，将损失控制在最小范围内。 物业服务 中心负责人 时间控制 尽可能将活动时间安排在计划范围内。 亲自抓各项工作，确保组织工作质量。 3 活动 结束后 物业服务 中心 清理现场 项目社区文化活动专员应协调现场工作人员将剩余奖品、条幅、桌椅等物资及相关设施设备进行回收，并配合仓管入