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江苏凯顺电动车科技有限公司 采购部工作流程管理规范 ——请购流程管理 物资种类项目划分 办公用品 主要部件 辅助零件 各项物料请购部门划分 办公用品：行政部门 主要部件：仓储部门 工具、辅助零件：仓储部门 各项物料请购流程及请购时间规划 办公用品： 对于办公用品的请购，公司各部门必须在每月25日前预算好下个月的具体所需办公用品数量提交给行政部门进行汇总，行政部门汇总完毕后在每月27日前编制好请购单送由电动车事业部和公司总经理处进行审批。审批完毕后交由采购部外出或电话联系采购。 主要部件 对于主要部件的请购，生产部门需按本月申请下月用料计划的形式交由仓储部门根据现有库存数据进行最终物料请购预算，预算完毕后编制好采购申请单交由电动车事业部与公司总经理处审批，审批完毕后交由采购部采购。 工具、辅助部件 对于工具、辅助零件的请购，生产部门需按本月申请下月用料计划的形式交由仓储部门根据现有库存数据进行最终物料请购预算，预算完毕后编制好采购申请单交由电动车事业部与公司总经理处审批，审批完毕后交由采购部采购。 请购单的撤销 请购的撤销应立即由原部门通知采购部停止采购，同时需在请购单的封面上用红笔注明撤销，并且要写明撤销请购单原因。 采购部门在办妥请购单撤销后，需在第一时间复印一份送还原请购部门，正本由采购部自行保管并建档，且时间不少于3个月。 请购单未能撤销时，需立即通知请购部门，并立即与供应商协商看能不能做退货或暂不提货处理。 ——采购流程管理 一、询价、比价、议价 1、询价 1.1、选择询价或采购的对象，应依照直接生产厂商、代理商、经销商之顺序选择 1.2、将所购物料的名称、规格、品牌等相关信息口头告知或Fax供应商，并要求报价。 1.3、报价单格式: a．物料品名、规格、材质、原材料品牌、特性。 b. 币别、付款方式、含税种类、报价单有效期. c．供应商名称、地址、联系方式，签名并加盖工章。 1.4、正常的报价程序： 样品价 小批量价 批量价 1.5、统一各供应商报价方式、产品规格、采购条件等,方可比价。 2、比价 旧产品，参照以往的采购单价以及交易条件进行比较；新产品,样品经工程、品管测试OK小批量采购后,结合供应商现场考察，交货品质、交期进行比较，择优越性的供应商。 3、议价 3.1、议价标准： a.现时的市场行情； b.采购频率、数量明显增加时； C．本次报价偏高时； d．同等品质、服务之供应商提供更低价格时； e．公司策略需要降低采购成本时 f．其他有利条件时 3.2、分解细化报价单，降低供应商采购成本。 3.3、报价单经采购经理、事业部总经理审核无误后方生效。 3.4、单价变更 a．公司策略需要降低采购成本时 b．现有的供应商品质、服务、交期达不到本公司要求。 二、呈核及核决 采购经办人员询价、比价、议价完成后，应将供应商报价单附于请购单上交由公司总经理审核批准订购。 三、订购 1、采购经办人员接到经核决的“请购单”后应以“订购单”向厂商订购，并以电话或传真确定交货(到货)日期，同时要求供应商于送货单上注明请购单编号。 2、需与供应厂商签订长期合同者，采购部门应拟妥长期合同书，并报电动车事业部总经理及公司总经理处审批核准，并到行政部门盖章完成公司内部合同签署外发。3、电动车事业部总经理及公司总经理核准后，采购部门需以正本的形式寄给或传真于供方公司予以签字确认盖章。并在三日之内催促供应厂商尽快回传或寄回。 四、进度控制及事务联系1、采购部门应分询价、订购、交货三个阶段，以“采购进度控制表”控制采购作业进度。2、采购经办人员未能按既定进度完成作业时，应填制“进度异常反应单”并注明“异常原因”及“预定完成日期”，经呈主管核示后转送请购部门，依请购部门意见拟订对策处理。 五、入库验收、异常退换货 1、验收入库 1.1、采购部在确定供应商送货时间后，需在第一时间复印一封《请购单》、《采购订购单》送至库管员处，通知库管员接受物料日期(注：供应商送货到达日期必须注明在请购单上面)。 1.2、当采购物料从供应商运抵至仓库时，仓库根据已审核的《请购单》、《采购订购单》内容准备产品收货。供应商《送货单》给收货库管员，供应商《送货单》上应清晰显示送货单位、货品名称、规格、数量、我公司《请购单》、《采购订购单》单号。库管员将《送货单》和对应的《请购单》、《采购订购单》与所来货物的具体数量相核对。 1.3、仓库管理员、进货检验员（IQC）检查、检测好来料的数量和品质后，需及时开具入库清单及检验报告单办理入库，并且仓库管理员也需及时将入库清单及检验报告单送至采购部门办事人员处供其作为结算依据。 2、物料品质异常退换货 当采购人员接到进货检验员的检验报告单后，发现有部分产品出现外包装损坏导致的质量问