联采系统使用说明-花莲慈济医院.ppt

3.於『需求說明』欄內，備註下面資料﹕ （1）聯採單號 （2）取消之事由 4.確認所有資料填寫完整後，按『送呈』，即可進行 取消聯採訂單流程。 請注意﹗若已到貨就不能提出取消訂單。 填寫範例 需求說明之取消訂單理由，請依個別情形詳細敘述，以利後續的行政流程處理。 聯採系統訂單點收、驗收流程 PI /助理 於收到貨品及發票後，請E-mail 發票號碼、金額、聯採單號（或連結） 三項資料給保管組承辦人點收。 《研究用合約品項或非合約品項之醫材、藥品/試劑》 保管組承辦人員 2. 保管組承辦人收到E-mail通知後，會進入聯採單點收，並輸入相關資料。(保管組分機3055) 3.聯採系統會E-mail通知計畫主持人驗收。 4. 計畫主持人收到E-mail通知，進入聯採系統，在『是否有異常』欄位進行驗收。 如無異常，則點選『否』。 如有異常，則點選『是』，並於下方『異常狀況說明』欄位內填寫發生情形。 5. 計畫主持人驗收後，待簽核者上呈至各計畫之財務室承辦人項下，即可進入『經費核銷系統』核銷。 請注意！ 1、未經點收/驗收流程核銷之聯採電子單，會由系統不 斷發出《逾期未核銷之E-mail通知》。 2、聯採採購與經費核銷系統，須以同一計畫及同一預算 科目申請與核帳。 核銷系統注意事項 1.廠商交貨前先通知保管組，再由保管組通知實驗室PI或助理，協商在實驗室交貨交貨日期。 2.保管組承辦人依現場交貨的物件進行拍照、填寫聯採單號碼、發票號碼與儀器序號等資料，三天內再前往現場粘貼財編，並交付核銷用財編貼紙一張。 2.聯採系統E-mail通知計畫主持人驗收，後續流程與研究用合約品項相同。 《非合約品項之儀器、訂製品》 聯合採購系統操作說明 研究部 製作 101年1月 103年6月修訂 聯採系統權限申請 聯採系統的操作說明 1.研究用合約品項 2.非研究用合約品項 3.庫存管理系統-單一品項 4.管制藥品的購買 聯採系統訂單取消流程 聯採系統點收、驗收流程 聯合採購系統的權限申請流程 不分院內外計畫，自計畫執行日起，除計畫主持人外，專任助理等申請者須填寫『E6L0021751-01研究計劃研究用合約品項採購權限申請表』，以E-mail方式向研究承辦人申請權限。 待權限建立，承辦人會E-mail 回覆申請者及計畫主持人。 若需移除申請者權限，亦請填寫申請表，以利更改，否則舊人員資料依然存在。 權限申請者需具NOTES ID方可申請 聯合採購系統的採購及核銷流程 PI /助理 於『聯採系統』下單→收到貨品及發票 請PI /助理自行E-mail 發票號碼、金額、聯採單號 三項資料給保管組承辦人點收 Notes 通知PI進入『聯採系統』驗收 聯採系統之【簽核狀態】為財務單位審核，PI /助理方才能進入『計畫經費核銷系統』核銷 ※不分院內外計畫，聯採系統採購截止日為計畫執行結束前一個半月。 ※科技部計畫之聯採金額不限，不須再檢附3家估價單。 聯合採購系統的可採購類別 第一類：研究用合約品項，於聯採系統屬第7類申購物品(聯採單號倒數第五碼為G編號者) 第二類：非研究用合約品項，於聯採系統屬第1-6類申購物品(聯採單號倒數第五碼為其他英文字母編號者) 第三類：院內庫存管理系統，屬單一品項之申購物品(聯採單號倒數第五碼為其他英文字母編號者) 如何進入『聯合採購系統』？ 花蓮慈濟入口網站→財產系統→聯合採購系統 進入『聯採系統』後，點選《新增財添單》，開始各類採購流程。 第一類 研究用合約品項G類的採購流程 操作步驟： 先填寫分機號碼或簡碼，如有訂購上的疑問，醫資採購承辦人才能迅速聯繫。 請購類別→研究用合約品項。 件別→依狀況而點選，通常選擇『一般』；若有急用，請選『急件』(訂單將於3日內送出) ；若因故請廠商先行交貨，請選擇『補單』（本選項為特殊情況使用，請儘量不用為原則）。 點選『帶入計劃資料』→選擇欲採購物品之計畫資料→點選『確定』（系統會自動帶入所有相關資料）。 操作步驟： 5. 系統自動帶入計劃所有相關資料。 6. 點選欲核銷的《預算科目》→確定→出現《預算餘額》 操作步驟： 7. 填寫申請品項內容→點選『帶入合約品項』 8. 可以直接點選《品號》，來選擇欲申購的物品 9. 或直接按任何鍵即可出現《隱藏版快速搜尋功能》 操作步驟： 10. 下列紅色框框內之資料必填（如遇*符號，不符合實驗所需求者，均填寫0即可） 操作步驟： 11. 所有資料填寫完畢後，記得按『呈核』送出，才完成訂單流程 1、採購的進度及相關業務承辦人員，需自行上聯採系統追 蹤，目前系統沒有通知功能。 2、聯採採購與經費核銷須