行政管理工作开展构想2017.9.19.docVIP

第 1 - 页 共 NUMPAGES 6 页 XX有限公司 行政管理工作开展构想 XX有限公司自2011年10月成立至今，始终保持着良好的发展业绩，并不断在锐意进取，业务也全面开花，公司的业务领域从单一的房地产开发逐步拓展为现如今——集房地产开发与销售、物业管理、商业地产开发与运营以及酒店运营管理于一身的多元化管理公司。在此阶段，公司正处于一个高速发展和拓张的时期，我们应当着眼于公司的长远的战略规划与布局，就现阶段的一些管理方式进行调整与完善，紧随公司发展的脚步，不断研究和开发，从而形成一套符合公司实际发展情况并满足公司管理要求的可行性管理方案，为接下来公司集团化管理打下坚实的基础。 当前就我来到公司了解的一些情况和自身的一些浅薄经验谈谈接下来在行政管理方面的工作开展构想。 首先，行政管理工作是公司管理当中不可或缺的一个环节，它为公司业务的良好开展，各部门间的紧密沟通，公司各项运营管理工作等等都提供了有效的保障，避免了大家的后顾之忧，所以希望行政工作也能够引起公司所有人员的重视。 其次，行政管理的几个环节包括：规章制度的制定与工作流程设计、会议管理、车辆管理、固定资产与办公用品管理、资质证件印章管理、档案管理、公文管理、环境卫生管理、企业文化构建、后勤保障服务（如：资金审批、接待、食堂、宿舍、消防、网络、通讯、水电、安全等等）。 会议管理。工作例会与办公会议的组织召开（召开频次待定）。 ①确定会议的主题、组织人、参会人、记录人、执行人； ②由综合管理部负责会议的组织、通知和安排，提前进行会场布置、会务服务、资料整理打印、会议记录。同时保证会议纪要需在会后24小时内整理完毕，由综合部主任审核，相关负责人审批，并根据会议需要下发至相关部门或人员。 ③会议听取各处、各部门的工作汇报、工作安排及问题困难，同时也增加各部门间的交流与沟通，及时解决问题； ③由公司负责人对接下来的工作进行安排部署，解决各处反馈的问题或需要决断的事项； ④会议的每项决议必须明确执行人、配合部门、时间结点、考核结果等； ⑤会议决议事项由综合管理部或总经办负责跟踪落实，及时将进展情况汇报总经理。 ⑥每次会议的原始录音和文字资料需整理归档，以备查阅。 车辆管理。 ①公司车辆的所有手续资料、证件钥匙由综合管理部保管。 ②车辆的日常保养、维修、审验、保险等需建立《车辆日常管理台账》，由行政专员负责管理，行政司机负责办理。 ③公司出车实行派车制度，所有用车人员和部门需在上午9:00前将派车单交回综合管理部，由综合管理部合理调配车辆使用，如行程一致，原则上尽量安排同时出行。 ④公司实行油耗管理，办理加油卡，主卡由综合管理部行政专员保管，其他车辆使用副卡，根据出车需要由司机提前向行政专员申请分卡圈钱。每月月底由行政专员打印对账单，领取发票，油卡充值，统计油耗，交由财务做账。 ⑤车辆外出如因特殊情况产生费用（如：过路费、临时加油等）采取实报实销，凭票报销，原则上要求增票，特殊情况除外。 ⑥要求司机做好出车检查，遵守交规，文明驾驶，如因个人原因造成的损失由个人承担。 ⑦严禁无证驾驶、酒后驾驶和公车外借，如有发现进行相应的处罚。 ⑧司机出车做好出行记录。 ⑨建议洽谈一家汽车修理厂，定点进行车辆保养与维修。 固定资产和办公用品管理。 ①严格执行申购-审批-采购-领用-转移-处置等流程。 ②综合部建立固定资产管理台账，实物编号，对应管理卡片，严肃管理流程，以季度进行一次盘点，保证“帐、卡、物一致”。 ③固定资产管理需综合管理部与财务部进行配合，综合部负责日常管理，财务部负责记账核减等。 ④每次盘点完毕，电子版与纸质版同时归档。 ⑤办公用品每月固定时间进行申请统计，统一采购，并按需发放，原则上不对个人发放。 ⑥办公用品首次购买，需预留一定库存，定期盘点，领用登记，费用分摊核算（独立核算部门）。 ⑦突发采购或金额大于500元以上者，需填写审批单，由综合部主任审批或总经理审批。 资质证件印章管理。 ①资质证件的年审变更由综合部负责办理，年审数据需与财务部配合。 ②资质证件印章等的领用办理以及日常管理由综合管理部负责。 档案管理。 ①定期对各处、各部门进行档案收集，办理移交手续，其中除各处日常使用或必备的档案其余全部收回综合管理部。 ②做好编码索引，对档案进行分类编号整理。 ③严格执行收集-编号-领用-催收-处置等流程。 ④领用需根据权限进行审批，行政专员对借出的档案定期催收，对损毁、丢失等情况及时汇报处理。 公文管理 ①公司因形成习惯，重大决定、事件、任命、申请、批复等，必须以公文形式进行下发和留存。 ②规范行文标准，由综合部负责行政、人事、总经办行文，其余部门自行编辑，发文需经综合部审核，由综合部对所属部门进行发文。行政专员发文需经各部门或人员确认领取，保证及时准确送达。 环