EP-12环境信息交流管制程序.docVIP

有限公司 文件标题 环境信息交流管制程序 文件编号 EP-12 版本 A/0 制订部门 品管部 制订日期 2008-4-2 页码 PAGE 1/ NUMPAGES 2 ☆☆☆☆☆☆☆☆ ISO14001:2004 ☆☆☆☆☆☆☆☆ 1.0目的 用于管制公司内部及外部的环境信息交流，以便及时调整公司的环境管制活动。 2.0适用范围 适用于公司内部各部门的信息传达以及公司与外部各相关方的信息交流与传达。 3.0职责权限 3.1行政部、业务部、品管部:负责对外信息的沟通。 3.2品管部:负责信息的汇总保存以及信息沟通的总体协调安排。 3.3各相关部门:负责具体答复和处理方案的提出。 4.0管制方法 4.1公司内部信息窗口 4.1.1公司员工的信息各部门主管 4.1.2各管制过程中的测定结果、报告等根据相应程序文件和作业指导书的规定处理。 4.2公司外部信息窗口 4.2.1供货商采购、品管 4.2.2外协分包方相关职能部门 4.2.3相关方信息行政部、品管部 相关方投诉（小区、邻居、市容、市貌 、环卫、劳动局） 紧急情况的通知（消防局、防疫站等） 环境申报（环保局、建委等）。 4.2.4环境法律法规及行政委员管制条例品管部 4.2.5客户方面环境要求业务、品管部 4.2.6行业组织、新闻组织品管部 4.3信息接收与处理 4.3.1各窗口部门主动收集或接收相关的环境信息，并将接收到的信息确认后传递给品管部。 4.3.2 品管部接收到信息后，根据内容确定处理方式,填写记录于《环境信息登记表》上连同原稿交环境管理者代表批准后转交相关部门处理。环境管理者代表判断是否向总经理汇报。根据信息种类处理方式如下： A.需传达通知的由品管部将信息资料存于公司内部网络上(公司之成员均可读取),如为标准性文件有必要或较大之书面档则交至文管作外部文件发行;如需外部流通(供货商或其它机构),则以电子邮件、电话、文文件或会议倡导。 B.公司内部目前的标准与新的信息不符时, 品管部视需要决定是否修改公司内部标准. 需责任部门对策处理或相关部门研讨的的，由品管部将信息原稿传递给责任部门处理或召开会议研讨。 C.属法律法规等信息的，由品管部按《法律法规与其它要求查核程序》登录。 D.如信息内容涉及法规违反、环境管制方案执行偏离等不合格项时，由责任部门按《矫正及预防措施控制程序》执行。 E. 若所获得的信息,如国际标准﹑行规等,需在公司内进行倡导时, 品管部需将相应的课程提报行政部,做相关的教育训练. 4.3.3 品管部对处理结果进行验证确认后，报环境管理者代表批准如需回复信息，则原件交由窗口部门并回复，品管部保存复印件。 4.4信息的传达 品管部负责信息的传达，方式有： 4.4.1公布于公司内部网络;信息文件副本的分发或原件的传阅。 4.4.2会议传达或汇报。 4.4.3列入培训内容进行培训，详见《人力资源管理程序》。 4.4.4用专栏、电子邮件、电话、广播、通告等形式。 4.4.5 所有环境信息对外传达时,必须经品管部审批同意后方可执行。 4.5接收非书面环境信息由窗口部门作书面记录，其接收与处理，根据按上述4.3各分条款进行。 5.0参考文件： 5.1《EMS纠正与预防措施控制程序》 EP-08 5.2《人力资源程序》 QP-05 5.3《法律法规与其它要求查核程序》 EP-02 6.0环境记录 6.1《环境信息登记表》 ER-18 6.2 《环境要求联络单》 ER-17