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英语商务信函 英语商务信函概述、格式和构成 英语商务信函概述 涉外贸易自然少不了商务信函，它是对外进行联络的最常见的业务通讯方式。商务信函和普通信函一样，有一定的格式可以套用。商务信函虽然内容千差万别，但总离不开与贸易有关的各类情况。最常用的不外乎十几种，如询盘、报盘、还盘、订购、开信用证、支付、抱怨和理赔等。本章旨在从书写格式、行文风格和语言特点等方面论述英文商务信函常见类型的一般写作方法及特点。 商务信函写信的原则（Writing Principles）已从原来的3个“C” （Conciseness, Clearness, Courtesy）发展到目前的7个“C” ：Completeness, Clearness, Concreteness, Conciseness, Correctness, Courtesy, Consideration。 商务书信要写法完整，要求书信的“完整” ，理由有三： 一封完整的书信比一封不完整的书信，有更大的可能性带来预期的效果； 2) 一封完整的书信，有助于建立和表达友善关系； 3) 一封完整的书信，可以避免由于遗漏重要情况（情报）所导致的诉讼 （Lawsuit）； 4) 有时，某些不显眼的书信或文件，由于所提供的情况完整而又生动有力（Complete and Effective）而成为极为重要的文件。 一封信写得是否完整，建议用五个“W”来检验，即：“Who, What, Where, When 及Why(包括How)”。例如在定货的信中，必须明确说明： “需要什么商品”(What you want?) “何时需要” (When you need the goods?) “货物发到何地何人收”(T o whom and where the goods to be sent) “如何付款”(How payment will be made?) 如对对方的要求作出否定的答复时（如不能报盘，不能理赔等）应说明理由“为什么” 商务信函的格式 商务信函和普通信函一样，也有三种格式，即缩进式（Indented Style）、齐头式（Blocked Style）和混合式(Modified Style), 但更为常见的是齐头式。 1）缩行式（Indented Style） 封内地址和其他需要分行的地方的后一行，都比前一行缩进二格或三格；信的正文，每一段的开始都缩进若干格〔一般缩进5个字母〕。 范例 China National Light Industrial Products Import Export Corporation 82 Tung An Men Street Beijing, January 30,2000 Our Ref. No Your Ref. No (2)The Pakistan Trading Company 　　　15 Broad Street 　　　　　Karachi (3)Dear Sirs, 　(4)Re: Chinese Light Industrial Products 　(5) 　We thank you for your letter of January 10 and shall be glad to enter into 　　business relations with your firm. 　(6)　 As you know,it is our policy to trade with the people of all countries on the 　　basis of equality and mutual benefit. 　(7)　 Your early reply will be highly appreciated. 　 (8)　Yours faithfully Marlone Manager Director　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　(Signature) (10)Encl. 2) 齐头式(Block Style) 一种是完全或绝对齐头式(Full or Extreme Block Style)：即凡是打印机打上去的每一行字，包括日期、封内地址、事由和结尾语，都是从左边的空白边缘打起。 第二种为改良平头式(Modified Block Style)：这种格式，除日期、结尾语和签名部分外，其他部分每行开头都与左边空白边缘看齐。 3) 混合式(Semiblock Style with Indented Paragraphs) 封内地址和称呼采用平头式（从左边的空白边缘打起