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稽核手法與路徑 稽核重點 系統完整性？ 系統符合性？ 系統適切性？ 系統有效性？ 稽核原則 非負責人執行稽核－避免球員兼裁判 隨機抽樣 不要期望把所有問題找出 沒有缺點不代表系統完全沒有問題 以事實為依據，非以個人主觀意願為出發點 稽核員應有的特質 善於有效聆聽 公正、客觀的地獲取並評估 善於觀察 務實、巨觀地瞭解該機構複 雜的運作狀況 合邏輯、有系統的、分析並作合理判斷 有效應付壓力 勤做筆記，並有效紀錄觀察結果 遵守時間規範，有效分配時間 根據稽核發現歸納可接受 之結論忠於結論 稽核員應避免的行為 事前無任何準備 挑釁的 耳根軟（易聽人擺佈） 粗心的 沒自信的 不守時的 矛盾的 稽核手法 縱向稽核 選擇一重大環境考量面，查證相關系統單元是否確實執行 路徑稽核 (Audit Trail) 橫向稽核 依部門權責，查證相關系統單元是否確實執行 部門稽核 (Department Audit) 稽核路徑 (Audit Trail) 路徑稽核(Audit Trail) 路徑稽核-範例 路徑稽核 稽核工具 面談　－－　說 文件　－－　讀 觀察　－－　看 量測　－－　作 記錄　－－　寫 稽核技巧 人員訪談 訪談人數？ 以方便方式抽樣 隨機抽樣 所有區域、部門 所有作業班 問話型態？ 開放式 (open- ended) 易瞭解 勿引導或設陷阱 用不同方式詢問使對方瞭解問題 必要時暫時休息以舒緩壓力 開放性問題 不會有標準答案 5W1H WHAT 什麼 ? 認識 WHY為 什麼 ? 原因 WHEN 什麼時侯 ? 時間 WHERE 什麼地方? 地點 WHO 什麼人 ? 人員 HOW 如何 ? 方法 再加上 “還有什麼” “萬一…的話” “請說明” 配合適切地封閉性問題 得到更多的訊息 避免被稽核者有被審問的感受 詢問範例 不好的說法 如果我是你，我會… 如果我是你，我才不會這樣做… 我以前的作法是… 你所說的並不合理! 你就打算這麼做下去了喔!你不怕… 如果你和某某工廠一樣才好… 好，可是你說的不對… 我不是跟你說過了這樣做就好了嗎... 紀錄查證 隨機抽樣(代表性) 查證最近的紀錄 紀錄保存情況 其它相關紀錄： 工作日誌 守衛室管制紀錄 稽核人員的祕訣 先瞭解規定或程序要求 稽核前先讀程序書 先訪談主管，再稽核操作員 臨時決定抽樣的對象 勿過早告知抽樣對象 平面取樣 稽核應盡量涵蓋組織各部門 使用縱向稽核 發現各部門間的橫向溝通問題 稽核人員的祕訣 記錄不符合事項的細節 必要時影印資料 抽樣未被準備的資料 原始的資料提供原始的證據 善用一欄表 提供完整的抽樣樣本空間 查閱工作紀錄簿 意想不到的內幕 稽核人員的祕訣 比較書面文字和實際作業 避免花太多時間調查一項新穎或複雜的製程 先讓別人了解你來此的原因 小心傾聽，目的在於找出客觀證據並非討論 避免批評，不提未經要求的建議 鼓勵自由談論，一次只問一個問題 調查中不提缺失報告 儘可能使用系統標準中的詞句 抽樣稽核範例 警衛室當日包商入廠紀錄?抽樣現場查證?受訓紀錄?開工前會議紀錄 ? 安全守則 安環室當日動火申請表?抽樣現場查證?安全守則?消防器材 廠務部自動檢查紀錄?抽樣現場查證?請檢查人員現場示範說明?檢查儀器設備調校 員工訓練紀錄?訓練教材?抽樣訪談員工 稽核發現問題時 當場澄清確認並由引導人員見證 確認問題缺失，並要時進一步調查 掌握充份證據，記錄缺失細節 正向態度解釋不符合事項對公司的不利影響，取得被稽者認同 有不符合事項須堅持 顧及收稽核人員面子，避免陷入情緒化爭辯 避免個人主觀意見，保持客觀態度 勿批評，勿煩躁，勿偏袒，不要吹毛求疵 有效管理時間 稽核報告 稽核禮貌及專業態度 以真誠及友善的態度，鼓勵受稽單位參與 以受稽人員為中心 瞭解自己的偏好及偏見 避免給建議 仔細聆聽與觀察並感受受稽者的反應 小心地發問 適時地轉變話題 保持中立的立場 堅持自己的工作 * 03-4930034~5 * 03-4930034~5 稽核的型式 以稽核者的來源區分 ? 內部稽核(稽核者來自組織內部) ? 外部稽核(稽核者來自組織外部) ? 第二者稽核(客戶對供應商) ? 第三者稽核(第三者公正機構，例如驗證公司) OHSAS 18001/ISO 14001稽核的準則 ?OHSAS 18001/ISO 14001條文 ?被稽核單位本身的內規(程序書、作業標準書、守則及相關 規定 ?安衛/環保法規 ?其他 ? 同意書或協議書(附近居民、相關團體等) ? 母公司的相關規定 The Audit Balance 稽核活動的均衡 The audit should