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5.4.2归档章 标识位置： 纸质文件--在文件首页上端空白出加盖归档章并填写相关内容； 电子文件--可由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上标识。 归档章组成部分： 全宗号、年度、保管期限、件号、页数等必备项目，并设置了机构（问题）选择项。 * 归档章 * 　　　　　　　　　 5.5编目:归档文件应依据分类方案和档号顺序编制归档文件目录。 要求：准确、详细、便于检索 来文与复文（请示与批复，报告与批示，函与复函）为一件时，编写复文内容。 * 5.5.1归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。 序号：归档文件顺序号。 档号：全宗号—档案门类代码· 年度—保管期限—机构（问题）代码—件号。 文号：文件发文字号，如昆社通〔2011〕45号。没有文号，不用标识。 责任者：制发文件的组织和个人，即文件的发文 机关或署名者，要求用全称或规范化简称。 * 题 名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可 以自拟标题，外加“[ ]”号，如[2017年度财政预算会议记录]。 日 期：文件的形成时间，用国际标准日期表示法，以8位阿拉伯数字标注年、月、日， 密 级：按实际情况填写，无密级不填写。 页 数：每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页（见字编页）。 备 注：注释文件中需说明的情况，如：缺损、修改、移出、销毁等等。 * 序号 档号 文号 责任者 题 名 日期 密级 页数 备注 1 19—WS · 2016—Y—BGS—0001 昆档发〔2016〕2号 昆明市档案局 昆明市档案局关于举办基础知识培训班的通知 2016 0207 4 2 19—WS · 2016—Y—BGS—0002 昆明市档案局 [2015年度公务员考核领导小组会议记录] 2016 0218 5 * 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目。其中，全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。 * * 6 纸质文件的修整、装订、编页、装盒和排架 6.1修整—破损修复，去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料，大幅文件折叠 6.2装订—以件为单位装订。应使用线装法或不锈钢订书针，不得用不锈钢夹或塑料封套 6.3编页—以件为单位编页，件内逐页编制，正面右上角或背面左上角空白处 * 6 纸质文件的修整、装订、编页、装盒和排架 * 6.4装盒—将归档文件按件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。 不同年度、保管期限、机构（问题）不得装入同一盒内。 * Z109 2016 永久 办公室 起 止 件 号 1 25 全宗号 年度 保管期限 起止件号 盒号 问题（机构） * 6.4.1.1档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。 6.4.1.2档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项目，并设置机构（问题）等选择项目。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“--”连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按要求编制。 6.4.1.3档案盒应采用无酸纸张制作。 * 6.4.2备考表 备考表置于盒内文件之后,项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期。 盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。 整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。 整理日期：归档文件整理完成日期。 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。 检查日期：归档文件检查完毕的日期。 * 6.4.2备考表 * 6.5 排架—装盒完毕后，按本单位分类方案上架排列，避免频繁倒架。 排架方法：按年度—保管期限排架，便于实体管理，充分利用空间；按保管期限—年度排架，便于档案移交、抢救。 排架顺序：从左到右，从下到上。 * 7 归档电子文件的整理要求 7.1归档电子文件组件（件的组织）、分类、排列、编号、编目，应符合本《规则》“5 一般要求”的规定。