加强项目档案工作提升项目管理水平.ppt

第二、案卷质量 总体要求：文件材料形成完整、准确；整理系统、规范； 重点检查内容：项目依据和凭证性文件（含立项审批、招投标、征地拆迁等形成的公文、合同、协议书、签字表等），原材料质量证明文件，工程质量验评文件，竣工图（含修改通知单）等重要文件的形成情况；案卷题名、卷内目录的编制质量。 第三、 档案安全 重点检查内容：档案实体和信息的安全情况。 迎接验收应准备材料 （一）项目档案组织管理工作，应提供备查材料： 1）关于项目档案管理体制，应提供项目档案管理机构以及档案领导小组成立文件。 2）档案人员素质方面，应提供专职档案员学历、职称、培训记录等。 3）规章制度方面，应提供本项目依据国家、行业规定制定的项目文件归档制度、档案整理规范及项目档案保管、利用等制度。 4）对档案工作进行有效的监督、指导、检查方面，应提供档案管理网络图及定期开展活动的记录（如培训记录、检查记录等） 5）采取措施，确保同步管理方面，应提供档案人员参加设备开箱、阶段性质量检查、文件检查的记录。 6）落实领导及有关人员责任制方面，应提供领导责任制和各部门归档责任制及考核记录。 7）档案工作纳入合同管理方面，应提供与相关施工单位、监理单位等签订的合同有关档案工作条款的复印件。 8）档案工作信息化、设施设备等现场查看。 （二）项目档案完整、准确、系统情况，应提供的材料有： 分类方案、分类目录、案卷总目录及项目档案编制说明。档案编制说明应包括工程概况、项目档案工作概况、项目档案内容与成分（种类、数量）、编制依据、分类规则及方案、系统整理情况。 （三）项目档案的安全保管： 以实地查看为主，应提供档案库房安全保管措施、库房温湿度记录等。 必须重点克服的几种现象 （1）项目档案工作组织管理中的三无现象：无组织、无制度、无人员 （2）项目文件材料形成中的三假现象：假文件、假数据、假签名 谢 谢 ! （2）要有明确的分管领导及档案机构 分管领导 档案机构 档案机构负责人 各部门分管档案工作的负责人 项目建设单位档案机构应配备适应项目档案工作需要的专职人员；各职能部门也应根据需要配备相应的专职或兼职档案工作人员。 （3）配备专（兼）职档案人员 A 能够适应项目档案工作的需要； B 档案人员保持相对稳定； C 项目档案工作人员应具有档案专业和相关专业专业知识； D 档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历。 （4）人员素质要求 第二部分: 做好项目档案的具体保障措施 （1）“档案”“建设”，同步进行 项目建设单位应从项目开始筹建起把项目档案管理工作纳入项目建设计划，纳入项目建设管理程序，纳入分管领导和工作人员的岗位职责，并与项目建设管理同步实施、同步检查、同步考核。 按项目法人制要求，组建由设计单位、施工单位、调试单位、监理单位等参加的档案工作领导组，按照项目所属关系，把项目档案工作纳入各参建单位领导责任进行监督、考核，纳入各职能部门分管领导和工作人员的岗位职责进行考核。 （2）岗位职责，年度考核 项目建设单位在与地质勘探、勘察设计、施工及监理单位（以下简称参建单位）签订勘探、设计、施工、监理及采购、服务、技术等合同、协议时，应设立专门条款，明确规定相关单位的归档职责及文件归档范围、质量要求、整理标准，提交套数、时间等，并将“档案部门签字认可”纳入合同的结算程序。 （3）档案质量，合同约束 “三纳入”：项目文件材料的形成、积累、整理、归档纳入项目建设各项程序；纳入项目建设管理计划；纳入有关部门与有关人员的岗位职责。 “四同步”：下达工程计划任务与提出项目文件归档要求同步；检查项目计划进度与检查项目文件积累情况同步；工程验收与档案验收同步；项目总结与归档的项目文件交接同步。 “四参加”：档案人员参加工程管理相关会议及质量检查；参加重要设备仪器开箱、验收；参加项目建设竣工验收；参加项目科研成果审定。 (4) 关键节点，参与检查 （5）参建单位，配备人员各参建单位应按建设单位要求或合同规定，明确负责档案工作的部门，配备满足项目档案工作需要的专（兼）职档案人员。 （6）加强培训，提高素质项目建设单位应建立以档案部门为中心，各职能部门、各参建单位档案部门或专（兼）职档案人员为基础的档案工作管理网络和档案人员培训制度。 第三部分： 项目建设单位档案部门职责 （1）建立制度，组织培训 建立制度总原则：项目法人在制定规章制度时，应从建设项目的整体通盘考虑，把归档内容涵盖项目建设各阶段、各专业及各参建单位