秘书实务（第四版）课件实务单元E组织会议活动.pptx

学习目标 ●学会拟订会议筹备方案 ●学会制发常用会议通知 ●能够选择和布置会场 ●能够做好会议资料准备等工作 天海公司召开职工代表大会，秘书人员在起草大会开幕式议程时列出了“奏国歌”这一项议题。大会负责人在审稿时，准备把这项内容放在会议闭幕式进行，于是把这项议题删掉了。后来公司主管领导在审定会议议程时，又把这个议题给圈了回来。会务组人员并不清楚这一变化，因此没有做好“奏国歌”的音响准备。当大会主持人在开幕式上宣布“奏国歌”时，没有任何回应，一时形成冷场。幸好会议秘书长急中生智，立即上台指挥领唱，这样才圆了场。尽管这件事得到了及时补救，但会后会议组织负责人仍然受到了公司主管领导的批评。 实务11 做好会前筹备 实务情境体验 微思考： •你认为从这个案例中应该吸取什么教训？ 会议是人类群体有组织、有目标、有规则、有秩序、有领导的会晤、议事的行为或过程，通常有2人以上的共同参与，以一定的方式聚合在一起，目的是通过会议解决各种问题。 实务11 做好会前筹备 实务学习准备：学会应知专业知识 （一）拟订会议筹备方案 1.会议的主题、议题。会议的主题是指会议要研究的问题、要达到的目的。确定会议的主题，一是要有切实的依据，二是要结合本单位的实际，三是要有明确的目的。在确定会议的主题的基础上，对主题进一步细化，确定付诸会议讨论或解决的具体问题，就形成了会议的议题。 实务11 做好会前筹备 实务学习准备：学会应知专业知识 一、如何准备会议方案 特别提示 每一次会议的议题应当尽可能地集中，不宜过多或过于分散。 2.会议的名称。 会议名称根据需要显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位以及会议时间、届次、地点、范围、规模等因素。 3.会议的时间。 确定会议的时间要考虑： （1）主要领导人、嘉宾等是否能够出席； （2）除紧急会议，主要领导人出差、旅行的当天或返回的当天最好不要召开会议； （3）确定会期的长短应当与会议内容紧密联系； （4）会议的具体日期是否具有政治上、外交上、宗教上、民族风俗上的敏感性。 实务11 做好会前筹备 实务学习准备：学会应知专业知识 一、如何准备会议方案 4.会议的地点。 选择会议的地点要重点考虑： 实务11 做好会前筹备 实务学习准备：学会应知专业知识 一、如何准备会议方案 （1）交通是否便利； （2）大小是否适中； （4）环境是否安静； （3）配置是否精良； （5）成本是否合理。 5.会议的议程、日程、程序。 （1）会议的议程。会议的议程是整个会议议题性活动的总体安排，是对议题性活动的程序化安排。 实务11 做好会前筹备 实务学习准备：学会应知专业知识 一、如何准备会议方案 特别提示 大中型会议的议程一般安排如下： •开幕式； •领导人和来宾致辞； •领导人做报告； •分组讨论； •大会发言； •参观或其他活动； •会议总结，宣读决议； •闭幕式。 （2）会议的日程。会议的日程是根据会议的议程逐日作出的具体安排，以天为单位对会议活动按单位时间进行具体落实安排。 会议日程的主体内容可以采用表格式和日期式。 （3）会议的程序。会议的程序是指在一次相对独立的会议活动中将所有的工作环节和活动细节按照时间先后加以排列的顺序。 制定会议程序要详尽、明确、利于操作，包括整个会议或仪式的每项活动的名称、发言人身份、姓名等都要详细列示，有的甚至还限定每项活动的时间。 实务11 做好会前筹备 实务学习准备：学会应知专业知识 一、如何准备会议方案 特别提示 会议议程、日程和程序三项内容，并不是每次会议都必须同时具备。一般来讲，规模较大、活动较多、会期较长的会议，往往同时制订会议的议程、日程和程序。而像颁奖之类的会议活动，一般只制订程序。 6.会议的出席范围。 既不能过宽，也不能过严，会议开到哪一级，哪些单位派什么人参加，都要事先作出比较精确的计算。 7.会议的经费预算。 （1）场地费用。 （2）交通费用。 （3）食宿费用。 （4）资料费用。 （5）人工费用。 （6）其他费用。 实务11 做好会前筹备 实务学习准备：学会应知专业知识 一、如何准备会议方案 8.会议的筹备机构。 例如有的会议设立如下的机构小组： 实务11 做好会前筹备 实务学习准备：学会应知专业知识 一、如何准备会议方案 会务组 秘书组 宣传组 财务组 保卫组 特别提示 一般的小型会议，只设立会务组负责全部事项。 （二）拟订会议应急方案 应急方案的着眼点包括： 1.人员问题。如关键代表不能到会。 2.场地问题。如重复预订房间造成冲突。 3.设备问题。如设备在使用过程中发生损坏。 4.