信息发文档教材展部-订单管理组组长工作规范.docVIP

岗位名称：信息发展部——订单管理组组长 岗位所在流程： 任务项目 工作步骤 任务完成标准 专用工具使用 注意事项 输出结果 意外处理 1．SAP系统SD业务组对系统配置的日常维护 结合公司业务的需要，调试SAP系统SD业务区域的相关配置，使之适应工作需要 确认用户需求 利用现有技术可以解决时，在测试系统做适当调整，测试无误后，传输到生产系统。 如现有技术不能满足用户需求，向SAP公司顾问提出技术支持或指导后，再再测试系统中进行调整，测试无误后，再传输到生产系统。 保证公司销售环节在SAP系统中的顺利实施 SAP系统 SAP系统出现与实际情况有差异时，及时调整系统配置，已经出现的错误或差异尽量利用技术手段进行补救。 保证各个销售环节的系统单据畅通正确 由于最终用户的操作失误或系统不稳定所造成的单据错误，要帮助设法及时的处理 2．北体销售、北京分公司价格体系维护，全体客户级别维护 接到由总经理或营销副总经理或市场部经理签批的价格政策，由总经理或营销副总经理或销售部经理签批的客户级别调整性文件 在SAP系统内进行严格的价格定义、折扣定义和有效期定义 按照签批的文件在SAP系统中进行正确维护 SAP系统 如果价格政策出现疑义，需要马上与相关工作人员进行确认。 在SAP系统中进行正确价格，客户级别维护 临时的产品促销价格维护。 3．北体销售、北京分公司期货合同系统维护 严格按照一定的时间，将经销商在定货会上定货数量正确的导入SAP系统中，保证期货的顺利发货 从合同数据库所在服务器上备份合同数据 通过批处理程序，导入SAP系统 按照经销商的订购数量，按时导入SAP系统中，保证期货的顺利发货 SAP系统 每次数据备份最更新的资料，保证数据的最新和最真 在SAP系统中生成全体经销商的期货合同 新开客户的合同临时导入SAP系统，个别客户经过领导的确认后调整合同的数量 4．按照工作程序管理组员的日常工作，传达公司各项规章制度，政策文件，通知，并监督指导组员准确及时完成工作任务 日常管理工作，传达公司各项文件通知 2．监督组员及时 完成发货工作，当组员在系统操作中遇到问题时，及时帮助解决 A传达并正确实施公司的各项政策决定， B协助组员完成订单处理工作 SAP系统 OA系统 已经出现的差异或错误，要协助相关人员在SAP系统中进行调整或补救 A传达并实施公司的各项政策决定， B协助组员完成订单处理工作 当组员在系统操作中遇到问题时，及时帮助解决 5．每月监督并督促组员完成回款的录入及与财务的核对工作（协办） 监督并督促组员与财务部进行回款数目的核对 有差异的地方做正确的调整， 订单组记录的回款数目与财务部的记录保证一致并正确 数据库系统 当订单组的工作职能完全从销售部中剥离出来——交接工作结束后，此项工作将划归 销售部和财务部共同完成 订单组记录的回款数目与财务部的记录保证一致并正确 双方有差异的地方需要做正确的调整 6．每月组织组员进行发货统计，推广类产品的统计，与财务协调帐务处理 当上月的发货工作结束后，在本月的月初5天内，组织组员在SAP系统中进行发货统计 2．汇总出推广类产品的发货金额，再与财务协调进行帐务处理 将此比金额从销售部的回款统计中转出，转入市场部回款 SAP系统 OA系统 将此比金额从销售部的回款统计中转出，转入市场部回款 有借、贷项凭证处理的情况发生时，要将借、贷项凭证产生的金额相应的在汇总统计工作中进行调整 7．监督期货执行的有效期，审核逾期或提前执行合同及免费订单的审批手续是否全面 审核销售人员、其他部门相关工作人员转交给订单员的手工订单或客户配货传真中有逾期或提前执行合同 免费订单，或特殊价格等情况的审批手续是否全面 审核手工配货单的审批手续是否齐全 公司各种政策文件 审批手续不齐全的手工配货单不予录入SAP系统 审批手续补充齐全后，予以录入SAP系统 8．监督、组织组员进行订单价格的内部审核 将组员分组 要求同组的组员相互进行订单价格的内部监督审核 订单价格内部监督审核，避免由于录入错误而产生的客户投诉 SAP系统 错误的订单价格及时进行调整，可避免客户投诉后的被动局面，也可避免订单被开据发票后再进行调帐处理的烦琐工作 确保订单价格录入的正确性 在订单未被开据发票前，可以及时将错误的价格调整正确。已经开据发票的情况，要写明调帐申请，报经理审批后做借、贷项订单处理