文件控制与档案管理培训.ppt

文件控制、档案管理培训 质量记录的编制流程和作用 结束 文件分类 文件分类整理原则和方法 体系技术流程编制规范 1 2 3 4 5 Content 目录 Part1 文件分类 受控文件 受控文件是“非受控文件”的对称。凡是能够产生多个修改状态或多个版本的文件都是受控文件。也就是说凡是存在修改和换版的文件就是受控文件。受控文件主要是控制使用文件的唯一有效版本。一般来说这些文件是长期使用并始终处于修改和换版状态的文件，如：成本手册、程序文件、各种规章制度、定额、标准成本、预算等。 非受控文件 非受控文件的重要特征是此类文件不要求对其更改进行控制，其含义有两点：?其一，对更改进行控制既没有必要，也没有意义。如生产计划、质量月报、与季节有关的作业指导书等，此类文件是有时效性的，到期自动作废，不必回收，更没必要对其内容进行更改控制。? 其二，组织无权进行更改控制。如国家的法律法规、标准及设备仪器的说明书、手册等文件，组织只能进行标识、分发和控制使用，并及时跟踪相关文件的最新版本。 名词解释 Part 1 分类 受控文件 检验标准；检验指导书； 国家标准；行业标准；地方标准； 质量记录 作业文件 程序文件 手册 质量方针、质量目标 规定质量管理体系一致信息的文件 程序是为完成某项活动所规定的方法；描述程序的文件称为程序文件 是手册和程序文件的支持性文件。与程序文件不同的是作业文件通常不直接与标准条款或要素对应。它是某项管理活动的运行准则和控制标准。也可以理解为针对岗位操作的描述。 检验报告、表单、清单等 Part2 体系技术流程编制规范 体系文件编制流程 技术文件控制流程 外来文件控制流程 Part3 质量记录的编制流程和作用 质量记录的作用： A.质量记录是信息管理的重要内容。离开及时、真实的质量记录，信息管理就没有实际意义。 B.质量记录是记载过程状态和过程结果的文件。 C.质量记录是一种客观证据，是一个组织质量的证实文件。 D.质量记录为采取预防措施和纠正措施提供了依据。 E.质量记录有利于产品标识和可追溯性。 记录填写： 1.记录的填写要求及时、真实、准确，按规定进行填写。 2.字迹清晰，不得涂改；若有填错，用=线或/线划掉，在旁边重新填写上正确数值，并签上修改者的名字，填写修改日期。 3.当出显记录空白栏目无内容可填时，要求在空白的适中位置画一横线，标识记录已被关注，只是无内容可填，如果是纵向几行均无内容可填写，用一斜线代之。 Part4 文件的分类整理原则和方法 文件的分类整理原则和方法 一级分类： 按照各部门所产生的不同性质的文件分部门来分类或以各部门的字母来代表；例如：生产部=SC 技术部=JS 等等 二级分类： 按照文件类型来划分；例如：通知，会议记录，申请书，检验标准，检验报告，培训计划等等，按照不同的类目进行分类； 三级分类： 按照文件年份来划分，分月进行分类整理；例如：2016年入库记录；2016年检验报告；2016年考勤等等