行政前台-管理规范.docVIP

文件名称 行政人事部岗位操作标准 文件编号 修订者 审核者 批准者 修订日期 审核日期 批准日期 分发单位 第 PAGE 1 页 共 NUMPAGES 5 页 岗位名称 行政前台 岗位编制 1 直接上级 行政人事专员 直接下级 工作内容: 转接总机电话，收发传真等。 接待来访客人，并通报相关部门或者同事； 负责公司办公用品的保管、领用等工作； 负责公司各类快递物品、信件的收发管理工作，收件第一时间通知当事人； 负责公司小会议室的使用管理工作，保持小会议室的干净整齐； 负责员工通讯录更新； 保持前台区的卫生确保负责区域内的卫生清洁以及电源开关等情况检查； 打印、复印文件和管理各种表格文件； 10、上级领导交办的其他事项； 任职资格: 教育背景: ◆秘书、中文等相关专业大专以上学历 培训经历: ◆受过文书写作、档案管理、商务礼仪知识等方面的培训 经 验: ◆0-1年以上的相关岗位工作经验，具有相关岗位经验优先。 基本技能: ◆性格活泼，待人热情，懂得基本商务礼仪 ◆熟练使用自动化办公软件，具备基本的网络知识 ◆有良好的文字表达能力及沟通能力 一．岗位信息 二、要求 本部门晋升方向：行政人事专员、行政人事主管 调岗方向：客服/助理类，网络销售类等 （一）、基本要求 1、快递服务：及时收取分发，公司快递记录、核对账目、费用统计报销。 2、办公用品管理：及时统计使用情况，及时通知购买购进补充，办理领用； 3、会客室管理：会客室桌椅摆放整齐，桌面干净，会客后及时清理。 4、每日考勤统计，各类单据收集整理； 接听前台电话，礼貌用语，准确转接； 保持前台区域干净整洁； 领导安排的其他工作。 （二）、上升、提高要求 1.计划性；【月度、每日工作计划情况】 2.沟通能力；【与直属上级一周不少于一次，与部门领导一月不少于一次】 3.知识面；【学习行政人事案例】 4.主动提出合理化建议；【能使工作得以改进，经实践卓有成效】 二、岗位操作流程 （一）工作内容 日常工作内容 每周须完成工作内容 每月需完成的工作内容 1．每日微笑接待来访客户，安排会客地点并倒水接待； 2．每日及时接听转接电话并对重要留言做好记录； 3．每日接收快递，及时分发到位，公司重要快递收发做好记录。 4．每日做好考勤登记，异常情况及时跟进。 5.定期检查小会议室的使用状况，及时清理，保持干净整洁。 6.每日下班前关闭前台展示灯，关闭小会议室空调，饮水机电源，检查确认大门锁保持开启状态。 7.每日11点检查员工晨报，如没发晨报第一次警告，第二次罚交乐捐金50元。 1．每周一群里发消息提醒上周考勤异常员工及时补单。 2．每周五下班前仔细检查大小会议室的使用状况，关闭相关电源，关闭窗户，桌椅摆放整齐，告知周末值班部门人员，叮嘱交接好注意事项。 3.每周检查更新员工通讯录，通讯录及时上传到公司群。 4.每周至少查看一次饮用水使用情况，及时电话预定补充饮用水。 1．每月25日前清点办公用品库存，需补充的办公用品制单申请交行政人事专员清点及时购买补充。 2.每月3日前做好上月考勤汇总明细，单据整齐归类交行政人事专员审核上交财务，并把电子表格发给财务。 （二）、工作细节说明 各项工作注意事项及要求： 任务1：接待以及来访登记 WHAT TO DO HOW TO DO WHY 1、接待来访者并问候 起立微笑问候，并主动询问来意 “您好，请问您找哪位?” 问候客人表现我们的尊重 如果正在接电话或与其他人讲话，示意访客稍候。 　 如果知道访客姓名，使用其姓名称呼访客 个性化服务 与访客讲话时，保持目光接触 使人感受到受关注 2、获知要求，决定服务先后 得知来访目的（要见哪位领导或者同事）之后，可先带去小会议室稍坐，通知相关人。 “好的，这边请，您先稍坐，我去请XX” 　 被访者方便：根据要求请访客直接进被访者办公室，或者在小会议室稍作等候。 提供有效正确的服务并且合理安排 不方便：根据要求告诉被访者暂时不能见到要找的人，同时问其是否需要留言或者留下联系方式。 任务2： 接听电话 1、使用电话标准问候语 用看不见的微笑问候来电的每一位客人或同事。 礼貌，并体现专业素质 外线电话问候标准：您好，妍希美，请问有什么可以帮您？ 内线电话问候标准：hi，你好，前台XX。 2、做好转接和电话记录 外线电话打进时要了解致电需求。 　 如果是找某位同事先转接进去，如果要找的人不在，告知其是否需要留言或者稍后再打来。并做好记录：来电时间，来电者姓名，地区，号码，其他要求。 方便稍后转告以及日后查询 转接结束时用语：谢谢您的来电，请稍等。 　 特别注意：任何要求提供法人代表刘利娥（刘总），纪总，雅妍，或者某某部门负责人联系方式，统一委婉拒绝。 “您好,X总出差中，您有什么需要可以留言，