档案管理基础知识培训.PPTVIP

第一点是注意平时收集，即平时将某次会议或处理某件事、解决某个问题所形成的文字材料收集起来； 档案管理基础知识（2011-4） 第二点是注意年终收集，即年终要把本单位收发文本上作了登记的全部文件材料收集起来； 根据文件形成和处理的年度进行归档，通用规则： 一般的文件材料，放在其形成的年度归档。 计划、预决算、总结、报告、统计报表等，放在文件内容针对的年度。 长远规划，放在文件内容针对的头一年。 多年的总结、报告，放在文件针对的最后一年。 跨年度的案件，放在结案的一年；跨年度的会议，放在闭幕年。 1、准确地判定每一份文件和每一组文件的价值 2、一般保管期限分为： 永久（无限期） 长期（16－50年） 短期（15年以下） 1、修裱破损或页幅过小的文件 2、复制字纸模糊或易褪变的文件（以纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等字迹材料制成的文件材料、传真件等进行复制） 3、超大纸张折叠（对报表、图样等纸张幅面大于A4规格的文件，需加以折叠。操作时要尽量减少折叠次数，文件页数较多时，宜整份折叠 4、去除会生锈的金属物（订书钉、曲别针、大头针等装订用品）。 5、如果是组合件，应按一定顺序进行文件排列： 正本在前，定稿在后； 正本在前，附件在后； 原件在前，复制件在后； 译文在前，原文在后， 转发文在前，被转发文在后； 复文在前，来文在后。 6、装订 采用左侧、下侧对齐方式，用不锈钢钉装订或 线装订。 ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× 不锈钢钉 ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× 三点一线装订 保管期限—机构—时间（档案室） 机构—保管期限—时间 机构—时间（部门） 全宗号 类别号 期 限 年 度 机 构 件 号 归档文件应逐件在首页上方空白处用红色印泥或黑色墨水端正、清晰地盖上档号章 每年归档工作结束后，发现有未归档文件？ 可将该文件排在相应年度已归档文件之后编目归档。 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。因为是必备项，有全宗号的单位，必须填写，没有全宗代号的单位此栏空置，可暂不填写。 保管期限：填写归档文件保管期限，分为：“永久”、“30年”、“10年”。也可填写简称“永”“30”“10”。 年度：填写文件形成年度，应采用公元纪年，以4位阿拉伯数字标注。如：一九九八年表示为“1998”，不能简化为“98”。 馆编件号：暂不填写，如需档案移交进馆时按进馆要求填写。 室编件号：按文件排列顺序从“1”开始逐件标注。室编件号应在同一年度、同一组织机构的同一保管期限内，从“1”开始逐件流水编号。例如：2007年办公室永久、30年、10年三个保管期限的归档文件，编号后形成的三个流水号，即永久的从“1”开始编写一个流水件号；“30”年的从“1”开始编写一个流水件号；“10”年的也从“1”开始编写一个流水件号。更要注意的是，件号应逐件编写，件号不得重复，不得出现空号。填写时用阿拉伯数字标注。 机构（问题）：《规则》将机构（问题）项作为选择项，是因为对于文件数量少或内部机构简单的机关，只选择年度、保管期限两种分类法即可满足整理工作的需要，无须再分机构（问题）。但对大多数机关来说，选择机构（问题）进行分类还是必要的，编号时也必须相应编制机构（问题）项。填写机构项时，如果机构名称太长，也可规范简称表示，如 “政策法规”可简称“政法司”经济贸易处可简称为“经贸处”，但不能使用“一司”“一处”等。填写问题项时，应严格按照分类方案设定的类目直接填写，如“党群”“行政”“业务”等。 即建立目录。著录项目必须准确、详细，以提高利用文件的查准率、查全率。 必须著录的项目有：序号、文件题名、责任者、文号、成文日期、全宗号（没有全宗号可留空）、页数、件号、归档年度、保管期限等。（见图样） 金属文件夹里面有一个弹簧片，可以很方便地拉起来，再扣下去，夹住资料。金属文件夹适合于开会的时候或者批阅资料的时候使用，可以随时取放资料，其缺点是不能存放太多的资料，而且容易脱落。 透明资料袋一般被用来暂时保存文件资料，使得资料不会被弄湿、弄脏或弄丢，它的好处是方便拿取，因为透明，人们一眼就知道里面放的是什么资料。如果不是很重要的资料，都可以暂时用透明资料袋来保存。 这种资料盒一般放在桌面上，人们可以随时拿取其中的资料，像表格、便条纸或者其他经常用到的东西，都可以放在资料盒里。 四层的资料盒一般上面两