电子邮件礼仪.PPT

让我们更有效的沟通 行政人事部 内容提纲 一、主题 二、称呼语与问候 三、正文及附件 四、结尾签名 关于主题 主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。 1、一定不要空白标题，这是最失礼的； 2、标题要简短、不宜冗长，以便对方一目了然又便于留存，标题要能真实反映文章的内容和重要性； 3、一封信只针对一个主题，特别不要随便使用紧急标示符。 4、回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题； 5、主题千万不可出现错别字和通顺的地方，主题是给别人的第一印象、一定要慎之又慎。 关于称呼与问候 1、恰当的称呼收件者，拿捏尺度 邮件的开头要称呼收件人，这既显得礼貌，也明确提醒收件人；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。 如果对方有职务，应按职务尊称对方，如”X经理“；如果不清楚职务，则按”X先生“、”X小姐“称呼，但要把性别先弄清楚。 不熟悉的人不宜用英文称呼，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也不礼貌，不要逮谁都用个”Dear xxx“，显得很熟络。 关于格式，称呼第一行顶格写。 2、Email开头结尾最好要有问候语 最简单的开头写”你好“或”您好“，开头问候语是称呼换行空两格写。 结尾常见的写个”祝您顺利“之类的也就可以了，若是尊长应使用”此致敬礼“。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，”祝“和”此致“为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而”顺利“和”敬礼“为再换行顶格写。 正文1 1、Email正文要简明扼要，行文通顺 若对方不认识你，第一件应当说明身份，点明身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能为了收件人能够顺利地理解邮件来意。 Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只做摘要介绍，然后单独添加附件详细描述。 正文行文应通畅，多用简单词汇和短语，朱雀清晰的表达。 2、注意Email的论述语气 根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。 尊重对方，”请“、”谢谢“之类的语句要经常出现。 正文2 3、Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。 如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。 4、一次邮件交代完整信息 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封”补充“或者”更正“之类的邮件，这会让人很反感。 5、尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查 这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。 在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通畅，拼写是否有误。 正文3 6、合理提示重要信息 不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅读。 7、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述 对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图标加以阐述，会更方便阅读。 8、不要动不动使用笑脸字符，在商务信函里面这样会显得比较轻挑 附件 1、如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看邮件； 2、附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件内容，方便收件人下载后管理； 3、正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时； 4、附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件； 5、如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用； 6、如果附件过大，应分割成几个小文件分别发送 结尾签名 每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为了你的朋友设计这样的工作。 1、签名信息不宜过多 签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。 2、签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。 正确使用发送、抄送、密送 要区分To和CC还有BCC（区分收件人、抄送人、密送人） 1、To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。 2、而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回Email。 3、而BCC是密送，及收信人是不知道你发给了BCC的人了，这个可能用在非常规场合。 4、TO、CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。 5、