信托投资企业综合经管标准部行政秘书职务.DOCVIP

PAGE / NUMPAGES 综合经管部行政秘书职务说明书 岗位名称 行政秘书 岗位编号 所在部门 综合经管部 岗位定员 直接上级 行政公文副经理 工资等级 直接下级 无 薪酬类型 所辖人员 无 岗位分析日期 本职： 协助分管副经理负责综合经管部地文书、行政事务、档案经管和采购物资发放等工作 职责与工作任务： 职 责 一 职责表述：负责公文处理及会议通知、布置工作 工作时间百分比：30% 工作 任务 登记、批分、送签各类文件 频次：日常 根据登文记录和时间传递文件并督促办理 频次：日常 负责机要文件地交换和传递工作 频次：日常 承担公文及会议内容地安全和保密责任 频次：日常 承担公司总经理办公会等会议地通知和会场布置 频次：日常 职 责 二 职责表述：负责采购物资入库、保管、发放等工作 工作时间百分比：30% 工作 任务 负责起草、完善公司物资经管制度，报请主管领导审批 频次：1次/年 负责对入库物资按照“入库验收单”验收数量、规格、品质等工程，登记入库，填写相关单据，底联送交相关部门备案 频次：2次/年 根据入库单对入库物资进行分类、存放，定期整理、清检入库物资，维护物资保存环境清洁，进行日常安全检查 频次：4次/年 承担物品地发放工作，包括审核、保存物资领用单据，查核被领用物资库存，照单发放被领用物资等 频次：日常 负责建立物资出库账目，按规定保管采购文件 频次：日常 负责及时知会后勤经管专责各类库存物资地动态存放数量，以确保公司常规性物资使用地连续性 频次：日常 承担准备、经管公司定期各类礼品地工作 频次：日常 职 责 三 职责表述：承担公司档案整理、保管和使用地工作 工作时间百分比：20% 工作 任务 负责起草公司档案经管制度，报请主管领导审批 频次：1次/年 按照文书、基建类等档案经管制度地规定对文件材料进行收集、登记、归档，并对所接收地文件资料进行分类、编号、组卷、复印副本、确定密级并办理入库手续 频次：日常 负责入库档案地保管、整理工作，完成对档案地入库验收、登记、检索卡编制、档案上架、保管和统计等工作，建立健全档案数据库，及时更新数据 频次：日常 负责档案地使用经管工作，包括办理档案地借阅手续，定期催还档案；按规定进行档案地复制、调拨和外来文件地处理，以及提供档案借阅和使用咨询并参与档案地编研工作等 频次：日常 负责档案库房地经管，即定期清点库藏档案，保证帐、物、卡相符；及时修复破损档案；定期参加档案鉴定，对应销毁档案进行监销，以及维护档案库房地清洁、卫生和安全工作，即落实对库房地“七防”(防火、防光、防潮、防尘、防虫、防鼠、防盗)等 频次：日常 协助分管副经理监督、指导、检查公司职能部门档案经管工作 频次：日常 职 责 四 职责表述：负责印鉴、信证地经管 工作时间百分比：5% 工作 任务 保管印鉴、介绍信并对其使用进行权限内地经管，权限外上报分管副经理 频次：日常 职 责 五 职责表述：承担其他行政事宜 工作时间百分比：10% 工作 任务 具体承担公司领导地后勤保障、差旅费用地借还、外出机车票地订购等工作 频次：日常 接待来访，接听、传达日常电话，收发传真，处理、回复信函 频次：日常 负责打字工作，即及时、规范地完成规定范围内地文稿录入、校对和排版打印工作，存档、上交、送还或销毁录入后地文稿，负责计算机内文件地安全和保密工作，并维护打字设备地 频次：日常 承担复印工作，即文档地复印及复印记录单地填写、复印设备地日常维护等 频次：日常 负责公司报刊征订工作，即收集、汇总报刊征订信息，具体办理报刊征订地交款和相关手续工作 频次：1次/年 职责 六 职责表述：完成上级交办地其他工作 工作时间百分比：5% 权力： 办公室文件传递地督促权 印鉴、介绍信使用地审查权 工作协作关系： 内部协调关系 公司各部门 外部协调关系 省政府、省委秘书处、省委企业工委、省财政厅、省工商局、省档案局、省保密局、省技术监督局、人行太原中心支行、省委机要交换站 任职资格： 教育水平 大学专科及以上学历 专业 文秘专业、中文专业或者其他文科类专业 培训经历 经过文秘及相关专业地培训 经验 2年以上工作经验 知识 具备相应地行政经管知识、秘书知识、文书撰写知识 技能技巧 能够熟练使用办公自动化设备和办公软件；具备一定地写作能力、表达能力 其它： 使用工具设备 一般办公设备：计算机、电话、传真机、打印机、Internet/Intranet网络、文件柜 工作环境 一般工作环境 工作时间特征 正常工作时间 所需记录文档 通知、简报、印章、介绍信等 备注：