酒店会议接待方案.pdf

酒店会议接待方案 ( 一) 会前工作： 1、与会议主办方洽谈。 2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。 3、邀请会议主办方实地考察会议举办场所。 4、与会议主办方确认会议接待方案。 5、与会议主办方签订会议接待合同，顺便要定金。 6、 准备会议资料。（含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待 资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。） ( 二) 、跟进工作： 1、机场、车站：专人、专车分批分时段按要求接站。 2、会议酒店现场：会议秘书分发会议资料，来客接待。 3、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。 4、会议秘书在会议接待（报到）处协助会务组确认和分发房间，确认 VIP 用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工 作。 5、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排 等工作。 6、提前确认会议代表（客户）的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的 方式。 7、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱 安排事宜（日程安排、房餐车导游等安排）。 8、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、 财、物等安全工作。 9、确认特殊客人（如伟大的领导 少数民族代表、VIP 、残障代表及家 属等）的安排及接待工作。 10、协调会议期间的交通工具的安排。 11、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。 ( 三) 、会后工作： 1、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。 2、会议资料、领导讲话稿、、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表 通讯录。 3、与会议主办者的费用结算工作。 4、欢送代表工作。 ( 四) 、会议的筹备工作: 1、根据会议规模，确定接待规格。设定待规格。 2、发放会议通知和会议日程。会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单 位名称，会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材 料、联系方式等内容。通知后面要注意附回执，这样可以确定受邀请的人是 否参加会议，准备参加会议的是否有其他要求等。对于外地的会议参加者还 要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。这个路线图避免了与会者问路的 许多麻烦。 会议日程是会议活动在会期以内每一天的具体安排，它是人们了解会议 情况的重要依据。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以随会议 通知一起发放。 3、会场的布置。 会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。一般大型会议，根据 会议内容，在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适 当的轻松盆景、盆花；为使会场更加庄严，会议桌上可悬挂或摆放国旗、党 旗或悬挂国徽、会徽。桌面上如需摆放茶杯、饮料，应擦洗干净，摆放美观、 统一。 坐席的配置要和会议的风格和气氛统一，讲究礼宾次序，主要有以 下几种配置方法： 圆桌型，如果是使用圆桌或椭圆形桌子。这种布置使与 会者同领导一起围桌而坐，从而消除不平等的感觉。另外，与会者能清楚地 看到其他人的面容，因而有利于互相交换意见。座次安排应注意来宾或上级 领导与企业领导及陪同面对面做，来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中 位置，企业最高领导与上级领导相对而坐。同级别的对角线相对而坐。因为 为尊者享有优先知情权。教室型，这是采用得最多的一种形式，它适用于以 传达情况、指示为目的的会议，这时与会者人数比较多、而且与会者之间不 需要讨论、交流意见。这种形式主席台与听众席相对而坐。主席台的座次按 人员的职务、社会的地位排列。主席的座位以第一排正中间的席位为尊位。 ( 五) 、会议的接待礼仪 : 一是会前检查。 这是对在准备工作阶段考虑不周或不落实的地方进行的补 救。比如检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。 二是提前进入接待岗位。 接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自的 岗位、并进入工作状态。一般的接待工作分以下几个岗位。 1、签到。设一张签字台，配上1-2 名工作人员，如果是要求接待档次 比较高，可以派礼仪小姐承担。签字台北有毛笔、钢笔和签到本。向客人递 钢笔时，应脱下笔套，笔尖对自己，将笔双手递上。如果是毛笔，则应蘸好 墨汁后再递上。签到本应精致些，以便保存。如需要发放资料，应礼貌地双 手递上。接待人员应经常向会议组织者汇报