XX公司档案管理制度.docxVIP

附件 1： XX 制度立项申请表 部门名称 人力资源部 制定类别 制定 □ 修订 □ 制度名称 XX 档案管理制度 制度类别 原制度名称 原制度编号 制度涉及的部门 人力资源部、财务部 拟起草人员 拟起草起止日期 2011 年 4 月 25 日 立项因由 无明确的档案管理制度，现明确制度对公司档案系统管理 拟解决的主要问题与 规范员工档案的管理，促进员工档案管理的科学化、标准化、规 措施 范化、避免引起劳动纠纷，方便寻找和查阅档案 立项申请部门负责人 日 意见（签名） 期 分管副总经理负责人 日 审核意见（签名） 期 公司总经理负责人 日 审核意见（签名） 期 集团总裁 日 审议意见（签名） 期 备注：原制度名称、原制度编号栏在修订制度时填写。 第 1 页 共 10 页 附件 2： 制度审核表 制度名称 XX 档案管理制度 制度类别及制度编号 适用领域 人力资源档案管理 贯彻对象 各分公司总经理、人力资源部、各部门负责人 起草部门及人员 人力资源部 王慈娟 相关部门的不同意见 未采纳的理 由 未采纳相关部门的不同意见及未 已征求各分公司总经理意见并修 采纳的理由 改 分管副总经理 审核意见 负责人签字： 公司总经理 负责人签字： 审核意见 集团总裁 负责人签字： 审议意见 第 2 页 共 10 页 XX 档案管理制度 档案管理制度 第一章 总 则 第一条 为了规范员工档案的管理，促进员工档案管理的科学化、标准化、规范化、避免引起劳动纠纷，方便寻找和查阅档案，特制订本制度。 第二条 本制度适用于 XX 食品有限公司及所属各部门。 第三条 本制度包括“档案管理规范及要求”以及附则中的各类附表等内容。 第四条 本制度由人力资源部负责监督、实施、废止等工作，其他部门积极配合与执行。 第二章 档案管理规范及要求 第五条 档案管理要求 （一）人事档案管理员须严格遵守保密制度，未经许可，不得随意提供、散播、销毁员工档案； （二）所有归档文件均应建立完整的档案台帐，由人事档案管理员登记造册，做到账物相符，存档需用完好无缺的档案袋，并采用每人一档的保存方式； （三）必须配备独立存放档案并带锁的柜子，限人力资源部负责人和人事档案管理员配备钥匙； （四）员工档案之电子档由档案管理员输入 NC 系统，部门负责人只能在 NC 系统中查阅本部门的员工档案。 第六条 档案管理规范 （一）人事档案管理员应在员工入职之日起 1 个工作日内完成文本和电子档案的建档工作； （二）档案袋内保存的内容及次序依第六条第（七）项要求规范建档，不得缺失、遗漏或另行保存； （三）存档文本未注明复印件的（原件需审核），全部保存原件； 3 页 共 10 页 XX 档案管理制度 （五）人事档案归类应该以管理有效、查找方便快捷为目的进行分类，原则上要求以入职日期进行分类，入职日期内按照员工编号进行排序； （六）在职员工与离职员工之档案按照上述原则分柜保管； （七）存档内容及目录次序规范 资料类别 必须留档的资料 可选的资料 1.1.1 员工应聘履历表 1.1 人员登记表 1.1.2 笔试试卷 1. 录用资料 1.2 员工 1 寸登记照片 1.3 录用通知函 2.1 身份证复印件 2.2 毕业证复印件 2. 基本资料 2.3 体检报告/健康证明 2.4 离职证明（离职申请表、离职交接单等） 3. 劳动合同 3.1 劳动合同 3.2 保密协议 3.2.1 实习（临时就业）协议 4.1 调令（按时间先后顺序）/内部调动通知单/任职 通知 4. 调动记录 4.2 薪酬变动单 4.3 工作交接单 5. 奖惩记录 5.1 行政奖励/处罚单及相关附件（按时间先后顺序） 6. 绩效考核记录 6.1 月度、季度、年度绩效考核表（按时间先后顺序） 7.1 员工培训记录表 7. 培训记录 7.2 培训考核成绩 7.3 员工服务承诺书 4 页 共 10 页 XX 档案管理制度 8.1 离职申请表 8. 离职资料 8.2 工作交接单及物吕交接单 9. 其他记录 9.1 制度月度回执单及各类员工的其他资料 第七条 档案维护规范 （一）人事档案管理员每月至少一次将员工人事表单资料等存入档案袋中，并进行整理； （二） 电子档信息应根据员工信息的变动，随时更新、维护； （三）人事档案之文本档必须与电子档存档信息一致； （四）人力资源部负责人必须每月抽查存档及维护作业的执行情况； 第八条 档案移交规范 （一）调动人员：员工因工作调往其他分公司，其人事档案由调动后的公司管理，人事档案之文本档在该员工调动之日起 15 个工作日内，由调动前公司密封转交或快递邮寄转交，快递档案邮费有调出单位承担，人事档案之电子档在该员工调动之日起 5 个工作日内，由调动后公司人事档案管理员完成 NC 系统中跨公司调动； （二）档案移交双方