经费动支及核销请款处理原则.doc

PAGE 1 連江縣北竿鄉公所 經費動支及核銷、請款應行注意事項 依據： 依據會計法、內部審核處理準則、支出憑證處理要點、及行政院、縣政府頒佈相關解釋函令等，訂定本應行注意事項。 目的： 為縮短工作流程，加速公款支付時效，並符法令規定，本室特別針對同仁 平常較常用且易疏忽之處詳加規範，供本所同仁承辦業務參考，俾使各單位對經費動支程序有明確依據可循。 參、應行注意事項 (一)經費動支注意事項 申請動支經費，應於事前依規定簽准，經核准後始得辦理；所有表格請儘量以電腦打字。 財物購置（請修）：填具「請購單」(表一)，載明購買物品名稱、規格、數量，會主計室查核預算額度及用途是否相符後，陳鄉長核准後交承辦單位辦理採購事宜，及檢據辦理核銷。 辦理活動：以簽案敘明計畫經費來源、金額、計畫辦理期程，檢附相關計畫書、經費概算表及動支經費請示單(表二)等，會知主計室查核預算額度及用途、支用標準是否符合規定，陳鄉長核准後，依計畫辦理活動，活動結束後儘速檢據辦理核銷。 辦理達公告金額十分之一(十萬元)以上採購之開標、比價、議價、決標及驗收應加會主計室。 採購財物單價在一萬元以上者屬財產，一萬元以下者屬物品(區分為消耗品及非消耗品)請加蓋保管人章戳並會財產(物)管理人員辦理財產(物)登記事宜。 各項文件如採影本者請加註「影本與正本相同」戳記及承辦人員職章；原始憑證送補助單位以影本核銷者以代收款為限，並請加註「正本送○○單位，影本與正本相同」戳記及承辦人員職章。 經費來源屬補助款之各項採購，應於招標文件及合約中表達俟補助款入庫後支付，以明雙方權利義務。 公告金額(一百萬)以上案件應於憑證上註明保固期限及保固金金額。 (二)核銷注意事項 經費核銷，應確實依照「黏貼憑證用紙」(表三)之規定辦理，業務承辦人員應本崇法務實之態度及誠信原則，辦理經費核銷作業，並對所提出之支出憑證（收據、統一發票或相關書據）之支付事實真實性負責，如有不實，應負相關責任。 財物購置、營繕工程經請購、採購、驗收合格後，由廠商依法開具發票或收據，採購經辦人員將原始憑證貼於「粘貼憑證用紙」上，註明用途，並檢附經核准之請購單、簽呈、估價單、驗收證明文件、合約等相關文件及必備文件檢查表(表四)，會驗收人、財產、物品管理單位蓋章後送主計室審核並送鄉長核章。 黏貼「黏貼憑證用紙」應注意事項： 各項經費結報請務必貼於「黏貼憑證用紙」上。 用途說明欄：應填寫所購物品之用途，而非品名。 簽章：經辦(購)人與驗收或證明人不可為同一人。 報核數若較發票金額少，承辦人應在黏存單上註明實付數金額加註原因並簽章。 「黏貼憑證用紙」金額或相關資料塗改時，請經辦(購)人在更改處簽章證明。 四、取具原始憑証應注意事項： 統一發票應記明下列事項：營業人之名稱、地址及其營利事業統一編號、採購名稱及數量、單價及總價、開立統一發票日期、買受機關名稱(抬頭)。 因本所非營業單位，故統一發票以取得二聯式為宜，若取具三聯式發票，應將扣抵聯及收執聯一併黏貼核銷。 收據應記明下列事項：受領事由、實收數額、支付機關名稱（抬頭）、受領人之姓名或名稱、地址及國民身分證或營利事業統一編號、受領年月日。 發票、收據買受（支付）機關名稱（抬頭）請寫「連江縣北竿鄉公所」，不可填寫各單位或個人名稱或活動名稱。 發票、收據日期應填註，並應於請示日期之後。 發票上數字金額的合計應與中文大寫金額相符。 收銀機發票無品名僅有貨號者，經手人請加註所購貨物之品名並簽章；無法填列買受機機名稱（抬頭）者，請填列本所統一編號。 發票、收據上之品名、單價、數量須明列，若品目眾多數量只寫“一批”，需另附明細表。 收據或發票如有遺失或供其他用途者，應檢附原立據人簽名負責證明與原本相符之影本，或其他可資證明之文件，填列支出證明單(表五)，並註明無法提出原本之原因。 支出憑證金額若有塗改更正，應由立據負責人在更正處簽章證明。 五、以繳款通知單或明細表先行請款者應注意事項： 水電費、電話費、各項規費(含汽車燃料使用費、牌照稅、檢驗費、換照費、空污費)：不需請購，將繳款通知單訂於粘貼憑證用紙上，辦理核銷作業，由主計室審核金額相符後浮貼補收據籤條，並由出納負責將繳款收據粘貼完妥，辦理核銷作業；承辦人自行代墊者，依一般核銷程序辦理。 支付公保費、退撫基金、離職儲金：承辦單位應核對薪資代扣款所扣款項與繳款明細表相符後，檢附繳款明細表及粘貼憑證用紙，辦理核銷作業，由主計室審核金額相符後浮貼補收據籤條，並由出納負責將繳款收據粘貼完妥。 支付健保費、勞保費、勞退準備金：承辦單位應核對薪資代扣款所扣款項與繳款單相符後，檢附繳款單、分攤明細表及粘貼憑證用紙，辦理核銷作業，由主計室審核金額相符後浮貼補收據籤條，並由出納負責將繳款收據粘貼完