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加强接待档案管理之我见 幽乐喀学I业务建设 接待档案是指公务接待部门在接待党和国家领 导人,上级机关领导和其他重要来宾视察,参观,访 问等活动中直接形成的具有保存价值的文字,图表, 声像,照片,电子文件,标志性实物等不同形式载体 的历史记录.随着社会政治,经济,文化交流与合作 的日益发展,对外开放广度与深度的进一步扩大,各 地公务接待部门的接待任务日益繁重.接待部门在承 接重大接待任务的过程中,常常需要查考以往的接待 记录,制定有针对性的方案,从而提高办事质量和效 率.因此,接待档案管理工作非常重要. 一 ,明确接待档案的收集范围 (一)接待档案的建档对象:上级机关主要领导; 省委,省政府办公厅文字通知的省及省以上来本市检 查团(组);中央,省级主要新闻媒体的领导和知名 记者;市委市政府主要领导出面接待的重要客商;原 籍在本市现在外地工作或曾在本市工作,战斗过的重 要来宾;需要建立接待档案的其他重要来宾. (二)接待档案的归档范围:接待档案收集归档范 围,是接待活动中,即形成和完成接待任务过程中形 成的全部文件资料,主要包括:1.接待任务档案.在 完成接待任务过程中形成的文件材料,包括立项,来 市主要目的,接待方案,日程安排,请示和批复,通 知,简报,接待大事记,重要声像材料等.2.客史档 案.客人(团组)的基本情况;抵离时间,活动内容, 要求等;主宾的基本情况,警卫的相关情况,在本市 活动的文件资料等.3.客人(团组)形成的文件资料. 主要包括:党和国家领导人,上级机关领导前来视 察,检查本市,本单位工作中的重要指示,题词,讲 话等重要文字,照片及录音,录像等声像材料.4.新 闻报道材料.报刊杂志有关接待领导,其他重要来宾 视察,参观,访问活动的综合报道,消息,电视台关 26I幽乐沿季skanJongJanan ◇寇虹吴瑞山 于领导视察工作报导录像.5.相关的资料,如与公务 接待工作有关的报刊杂志,市容市情,人文历史,城 市经济发展状况以及本市各大知名企业的发展情况介 绍,服务指南和各类应用资料,图书等. 二,加强对接待档案的管理 (一)建立健全档案管理制度.一是要建立一套 完整的接待档案管理制度.依据档案法档案法 实施办法》山东省档案条例》等各项法规,规章, 制度,结合本部门实际,制定一套完整的档案管理制 度,包括收集归档,档案保管,保密,统计,鉴定, 销毁,利用,现代设备管理维护,档案工作人员岗位 责任制及《重大接待活动档案资料管理办法》等各项 规章制度,并以文件形式下发,做到制度上墙,责任 明确,档案管理有法可依,有章可循.二是要制定切 实可行的考核办法.将接待档案工作纳入机关考核管 理制度,定期不定期地进行检查或抽查,发现问题, 及时纠正,并把考核结果与个人利益挂钩,确保重大 接待活动档案资料收集的完整性. (二)采取有效措施齐全完整地收集文件材料. 为确保接待活动形成的文件材料收集齐全,完整,应 采取有效的措施.首先,要明确归档范围,掌握收 集重点.既要防止有文必档,又要防止有档不 归.要从本机关接待文件材料形成的特点出发,制 定文件材料归档类目,做到分类清楚,条款具体,排 列系统,便于操作.其次,要遵循接待文件材料的形 成规律,做好文书处理工作.接待文件材料具有分散 性,内容杂,种类多,时限性强等特点,档案人员要 了解文件运转,承办情况,摸清文件的来龙去脉,提 早介入,跟随进程,及时收集.对处理完毕的文件, 要跟踪清退归档,保证齐全完整.第三,要认真学 习,宣传,贯彻档案法》和其他有关法规文件,让 大家认识到:应归档的接待文件材料,必须由机关档 案室集中统一管理,其他部门和个人一律不得擅自保 存.单位领导要带头上交接待工作中形成的文件资 料,从而带动全员增强档案意识,自觉地把应该归档 的文件材料及时归档.第四,要把接待文件材料的形 成,积累,整理,归档列入档案专兼职人员的工作职 责及分管领导的职责,列入各科室及兼职档案员的年 度考核标准,层层把关,责任到人,奖惩兑现.确保 归档文件的齐全完整. (三)科学地整理接待档案 由于接待任务繁重,接待部门在完成一个重大 接待任务后,马上进行下一个重大接待任务,导致 接待人员不能及时地整理接待档案,而等到最终再 进行整理归档时,往往由于距接待的时间太长, 影响档案信息的全面收集.因此,在每一个接待任 务完成后,在接待活动中形成的全部文件资料,应 收集齐全,并按照接待对象(以主宾的姓名为存档 名)的级别和档案管理的有关要求进行分类编号, 组卷整理,及时归档. 根据接待档案形成的特点,档案的整理应以保 持其内在联系,便于利用为原则.1.文书档案以 件为单位进行鉴定,装订,分类,排列,编号, 编目,装盒等整理.2.声像档案按有关业务规范进 行整理,保管,专柜存放,并刻录光盘多套