数据库原理及应用实践教程 (12).pptVIP

人民邮电出版社 Peoples Posts and Telecommunications Press 第12章 数据交换及Excel应用 数据库原理及应用 内容提要 在Access数据库系统中，除了能使用Access的表之外，还可以使用其它类型的文件中的数据。本章探讨在Access中使用其它数据库系统中的表数据、电于表格中的数据、超链接文本数据和基于文本文件中的数据的Access调用问题。另外，主要以电子表格中的数据使用为例，探讨Excel与Access表的数据交换问题。学习和运用Access不具备的、Excel中拥有的、强大的数学分析方法对数据进行分析的方法和技术。 12.1 Access外部数据 Access数据处理中，凡是不在当前Access数据库中存储，在其它数据库或程序中的数据，我们就称为Access外部数据。 Access与其它程序之间交换信息是一项基本的功能。实际应用中，为了充分利用不同程序优势功能，需要在不同软件程序之间移动数据。例如将Access中的数据移动到Excel中，再由Excel对移来的数据加工；或将FoxPro数据库系统中的数据移动到Access中，在Access中使用。这些都属于Access数据交换。 Access可以与许多不同的应用程序软件交换数据，如其它的Windows应用程序、其它的数据库系统、电子表格以及基于服务器的数据库系统文本等。 12.2链接外部数据 将数据从一种应用软件格式复制或转换到另一种格式，将耗费相当的时间成本，有时还可能发生失败。Access通过链接方式分别或同时直接链接多个数据库管理系统表，也可链接非Access数据库表，如dBASE、FoxPro表，也可以链接非数据库表，如电子表格、HTML表格和文本表格等。 以链接方式使用外部数据，大大减少了数据格式的转换过程，节约了CPU的时间成本和存储资源的空间成本。 Access链接了一个外部文件，在Access 数据库的“表”窗口中就会显示文件名和相应图标如图12-1所示，但是和表关联的图标有所不同，它始于一个从左指向右的箭头，箭头指向某个图标，图标的右边是文件名，图标说明了被链接文件的类型。如 ：链接EXCEL表：教材信息．xls。 ： 图12-1 链接外部文件的数据库表窗口 12.3 链接非数据库表 Access可以链接非数据库表，如Excel的.XLS文件、HTML的.HTM文件、文本文件.TXT、Outlook 2003的.OFT文件等。 链接过程中，Access会自动运行一个链接向导。向导中，有一条显示“第一行包含列标题”且在本行显示的左边有正方形复选框，如后图12-12的上面。这是询问第一行是否包含列标题即字段的名称。可以单击左边复选框来选择它；如果第一行不包含字段名，就要我们指定出每个字段名的选择项，或接受默认字段名称字段1、字段2、字段3……。 图12-12 链接数据表向导第二框 1．链接Excel文件工作表.xls 链接Excel文件工作表操作如下： ① 打开数据库，如打开“教材管理.mdb”。 ② 选择“文件”菜单下“获取外部数据”中的“链按表”命令（或在数据库视图内任意位置单击鼠标右键，并在快捷菜单上选择“链接表”命令）。 在“链接”对话框中“文件类型”的下拉列表中选择Excel类型文件。 ③ 双击某个Excel类型文件如“教材信息.xls”（或选中它并单击“链接”按钮）。Access将激活“链接数据表向导”对话框， 12.4 导入外部数据 导入外部数据不同于链接表。导入某个文件实际上是将外部文件的内容复制到Access表中。当然，这种复制不是简单地复制，而是将某个被导入的外部文件的数据复制到Access中，同时将原文件存储格式转换为Access表存储格式，即外部数据文件的数据在导入过程中，首先以Access表文件格式改变被导入的外部数据文件，然后备份和存储。Access从外部导入数据时并不删除或破坏外部文件。 导入的数据可以存储到新表中，或存储到已存在的表中，这取决于要导入的数据类型。但是，所有类型的数据都可以被导入到新表中，而只有电子表格和文本文件才可以被导入到已存在的Access表中。 （１）导入其它Access数据库的表 导入其他数据库表的操作过程如下： ① 打开数据库，如打开“教材管理.mdb”。 ② 单击“表”对象。 鼠标指向空白处，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“导入”命令；或选择“文件”菜单下“获取外部数据”中的“导入”命令，如图12-51。 图12-51