文件格式管理制度.docVIP

PAGE 3 1.目的 统一规范公司各类管理文件的标准格式。 2.适用范围 适用于公司出台的管理规定、发布的通知、公告、决定等文件格式。 3.职责 行政人事部负责制定各类管理文件的格式标准，并严格按照标准执行。 4.程序要求 4.1公司出台的管理规定文件格式： 4.1.1选用A4纸，页边距设置为：上、下2.54厘米，左、右2.0厘米； 4.1.2每页均需使用文件统一标头（详见范本一）； 标头行高1.5厘米；列宽分别为11.3厘米和5.6厘米； “XXXXXXXXXXX公司”为固定标头，字号为小三加粗字体（见范本一标题一）；文件标题为四号加粗字体（见范本一标题二）；“编号、版本、生效日期、页码”为五号加粗字体（见范本一标题三、四）； 所有文件编号统一由行政人事部进行编号管理，各部门不得自行制定。 4.1.3均需在首页附文件修订履历（见范本一）； 文件修订履历中版本号释义：A是版本号，换版时才会修改为B、C等，依次类推。但是换版是以修改次数来确定的，修改状态的编号是0-4，即初版没修改时状态为0，第一次修改后即为1，第二次修改后为2，类推。到第五次修改后，则应该换版了； 举例： 初版未修改文件：版本/修改状态 A/0 第四次修改后文件：版本/修改状态 A/4 第五次修改后文件：版本/修改状态 B/0 （即换版） 从“文件修订履历（含）”至“文件发放范围及数量（含）”所有行高为1厘米；“部门”、“如有打“√””及“ 拟制人”一行，行高为1.5厘米； “版本”一列列宽为3厘米；“行事人事部”、“前期配套部”、“成本预算部”、“财务部”、“工程部”、“运营管理部”、“设计部”、“营销策划部”八列列宽均为1.8厘 米；“修改内容简述”“生效日期”“拟制人”三列的列宽分别以合并上述八列的四列、两列、两列为准； “文件修订履历”中所有字体均为五号字； 单元格对齐方式为居中； “行事人事部”、“前期配套部”、“成本预算部”、“财务部”、“工程部”、“运营管理部”、“设计部”、“营销策划部”八个部门的换行标准均按照此规定首页样表格式执行。 4.1.4其内容均应包含“目的”、“适用范围”、“职责”、“程序要求”，四项内容间各空格一行；其四个标题均用小四加粗； 4.1.5“目的”、“适用范围”、“职责”、“程序要求”，四项内容分别以为首； 4.1.6主文内容的字体选用宋体、小四，行间距为20磅； 4.1.7其它内容格式均以范本一为标准。 4.1.8文件编号规定 文件编号以YP-XR-ZD01为例：YP为XX缩写、XR为行政人事部缩写、ZD为制度缩写、01代表第一个制度，各代码间以“-”连接； 管理规定类文件均以ZD为缩写，字母为大写； 各部门代码缩写如下： 行事人事部：XR 前期配套部：QP 成本预算部：CY 财务部：CW 工程部：GC 运营管理部：YY 设计部：SJ 营销策划部：YC 以上代码均为大写字母。 4.2“工作请示”的文件格式（具体要求见范本二） 4.2.1“工作请示”适用范围：请示是下级部门向上级部门或上级领导请求对某项工作、问题作出指示，对某项政策界限给予明确，对某事予以审核批准时使用。 4.2.2选用A4纸，页边距设置为：上、下2.54厘米，左、右2.0厘米； 4.2.3使用“XXXXXXXXXXXX公司（小五号字体）”页眉（见范本二） 4.2.4文件标题的字体为：宋体、三号、加粗，位置居中； 4.2.5主文及其它填充文字的字体为：宋体、小四；详述内容行间距为25磅； 4.2.6 “呈报部门”、“事宜说明”两行行高为1厘米； 4.2.7“经办人签字”、“相关部门意见”、“总经理审批”、“董事长审批”四行行高均为2厘米； 4.2.8“详述”一栏行高为11厘米； 4.2.9表格内各列宽依次为3厘米、4.5厘米、3厘米、5.7厘米； 4.2.10其它格式详见范本二。 4.3“工作报告”的文件格式（具体要求见范本三） 4.3.1“工作报告”适用范围：报告是向上级部门或上级领导反映工作中的基本情况、工作中取得的经验教训、存在的问题以及今后工作设想时使用。 4.3.2 除标题改为工作报告外，其它格式均与工作请示格式一致，详见本制度4.2条款。4.4“通告”的文件格式（具体要求见范本四）：通告适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项时使用。 4.4.1文件标题的字体为：黑体、小二、加粗，位置居中，字间距空6格； 4.4.2文件编号的字体为：宋体、五号，位置居中； 4.4.3主文及其它填充文字的字体为：宋体、小四； 4.4.4行间距为25磅； 4.4.5 4.4.6适用部门详见《公文管理规定》。 4.5“通知” 的文件格