论新形势下中小型企业秘书信息能力的培养.docVIP

PAGE PAGE 1 论新形势下中小型企业秘书信息能力的培养 　　摘要：本文提出中小企业秘书应树立良好信息观念，提高信息服务意识，完善知识结构，提高对网络信息的辨别能力以及信息操作技能，使中小型企业秘书信息能力全面提高，以适应时代迅速发展的需求。 　　关键词：中小型企业；秘书；信息能力；培养途径 　　中图分类号：F276.3文献标识码：A文章编号：1006-4311（2013）16-0156-02 　　0引言 　　随着商品经济的不断发展，我国中小型企业科研工作从被动的科研型向主动的经营型转变，而对技术产品开发来说最重要的就是信息。作为中小型企业秘书，在信息工作中将面临着新的机遇和严峻的挑战，更应自觉履行自身信息能力，力求更好地发挥参谋助手作用，为企业信息化发展做出应有的贡献。 　　1新形势下，中小型企业秘书信息工作中存在的问题 　　1.1信息服务意识较薄弱秘书人员具有强烈的信息意识，就会积极主动地挖掘、搜集、利用有利于领导决策和秘书工作开展的各种信息。 　　很多中小企业，受传统的信息处理认识的影响，推进信息化的进程还比较缓慢。不仅没有专门的信息管理人员，中小型企业秘书人员在信息处理工作上大多还只是一些收文、发文、编写方案、文件拟写等常规工作，没有跟上时代的需求。 　　传统的信息工作已经远远不能适应新时代发展的要求，处理信息已经成为中小型企业秘书工作的主要能力之一，处于枢纽位置的秘书部门和秘书应该充分发挥自己在信息处理方面的优势，为企业信息化发展做出应有贡献。 　　1.2收集信息过于依赖网络秘书在做市场调查研究时，过度依赖网络必将影响信息的科学性，而不愿亲自出面解决问题，这样就减弱了交流的亲切感，降低办事的成功率。还必然会降低秘书信息工作的主动性和积极性，不利于秘书人员创造性的发挥，使秘书信息工作处于一种被动的局面，最终会影响整个企业内部组织的工作风气。 　　1.3信息操作技能有待提高有资料显示，全世界传递的信息量以5%-20%的加速度不断发展。近30年来，人类生产的信息已超过过去5000年的信息量总和。作为中小型企业的秘书在信息工作中提高信息操作技能势在必行。 　　传统的中小型企业秘书信息工作的信息来源渠道窄，信息数量较少，秘书不需要对获取到的信息进行过多的分析，因此对秘书没有太高的技术要求，导致中小型秘书的信息操作技能不高。而随着现代通讯技术的发展，使信息从单一的文字、图像、声音、数字发展到多媒体的传递，从有限地域发展为覆盖地区、全国，甚至全球的通信网络的传递，对中小型企业秘书的信息技能提出了更高的要求。 　　2新形势下，中小型企业对秘书信息工作提出了新的要求 　　2.1秘书应具有创新能力，提高信息价值创新能力是21世纪检验各类人才素质高低的一个重要尺度。秘书参谋作用发挥如何，在很大程度上取决于其创新能力的强弱。倘若中小型企业秘书没有创新的意识，没有创新的思维，没有创新的胆略，是不可能为领导决策提供有价值的信息参谋建议的。 　　深圳一些私营企业秘书从实际出发，努力研究和掌握新形势下秘书信息工作的特点和规律，拓展创新视野，提高创新能力，积极探索更好地发挥参谋助手作用的新途径、新载体，注重针对性、实效性。 　　他们在信息工作的创新上运用网络技术，建立以局域网为平台的信息系统；突出重点，分置信访、督办信息机构等等，使本企业领导得到了优质高效的服务。 　　2.2秘书应懂得与领导、员工之间进行双向沟通，保证信息质量在企业内部，秘书人员要积极做好上情下达的工作，及时向员工宣讲组织的目标和管理理念，传达领导层的意见和决定等，消除可能产生的误会。 　　中小型企业秘书懂得双向沟通信息、保证信息质量，将会使企业上至领导、下至普通员工共同拥有一个积极上进、团结协作的价值观念，使企业内部全体公众在目标利益一致的基础上紧密地结合为一个有机整体。 　　2.3秘书应掌握更高的信息操作技能秘书的信息收集、存贮、加工和传输，统计调查、写作打字等工作都需要使用现代化技术手段，新时代信息化发展，要求中小型企业秘书掌握现代化办公设备的操作能力和其他技能、技巧的能力；这些技能是秘书能力中的“硬件”。作为中小型企业秘书要主动的收集有实力的企业秘书办公信息操作技能，把收集到的信息提供反馈给领导，使本企业跟上时代信息操作系统更新的脚步，自身积极学习掌握并用于自己的信息工作中，这有利于提高信息工作的效率。 　　3中小型企业信息化建设进程中，秘书应遵循的原则 　　3.1遵循以领导工作为核心原则，为领导决策提供信息服务随着信息技术的发展，信息在领导决策中的作用日益显得重要起来。信息能作为领导决策的依据，又能成为领导决策的障碍。中小型企业秘书在信息工作中，应遵循以领导工作为核心原则，及时把信息汇报给领导或有关部门，为领导决策提供各种信息服务，有利于领导工作的实际需要从而