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信贷业务档案管理办法（草案） 第一章总则 第一条、为了进一步规范信贷业务档案管理，切实做好信贷风险控制基础工作，根据公司章程、贷款管理制度等规定，制定本办法。 第二条、本办法所称信贷业务档案是指公司在办理信贷业务过程中形成的，用以记录和反映信贷业务全过程的真实记录资料，包括借款人和担保人基础资料、贷后管理资料、法律文件和信贷运作资料等重要文件、凭据和图表、声像。 第三条、信贷业务档案管理要遵循以下原则： （一）集中统一管理原则。法人客户信贷业务档案，如评级、授信、审查、审批、贷后管理等相关信贷业务档案收集和整理集中到公司综合档案部门统一管理。权证类档案原件应存放在会计部门专门保险柜中。 （二）及时完整、真实有效原则。业务管理部门负责信贷业务档案移交前的收集、整理和立卷工作，并对移交前档案资料的真实、完整、有效、保密等负责；综合档案部门负责客户信贷业务档案移交后的整理、立卷、归档、保管和日常维护工作，并对移交后的客户信贷业务档案的安全管理、提供利用、销毁整理、保密等负责；公司各部门应在年末30个工作日内将信贷业务档案统一交档案库保管。 （三）保密性原则。信贷业务档案涉及国家、公司和借款企业的秘密，档案管理人员、调阅人员和其他相关人员均需严格执行保密制度。 （四）规范管理原则。信贷业务档案管理是公司综合档案管理体系的一部分，公司各部门应配合综合档案部门对客户信贷业务档案进行集中统一管理，做到原始资料账册化，资料内容标准化，档案移交制度化。 第二章 信贷业务档案管理职责 第四条、公司以客户为单位建立信贷业务档案，落实人员统一管理。公司设立专门的信贷档案管理库，配备专门人员，集中统一管理信贷业务档案。档案资料包括公司信贷决策所依据的有关资料、信贷决策产生的有关资料、向监管当局报备报批材料及监管当局信贷批复、文件等。 第五条、业务岗位职责。业务岗负责收集整理所经办业务的信贷资料，将已审批或发放信贷业务的资料于月后10个工作日内交信贷业务档案库管理员统一归档管理，不得长期留存信贷资料原件。抵押物他项权证、产权证明书、保险单、质押权利的证明、有价单证等重要物品原件应于收件当日移交会计部门专门保险柜管理，纳入表外科目核算。 第六条、信贷业务档案形成后、移交档案库前，业务管理部门负责收集管理信贷业务档案。业务管理部门要按照谁经办、谁负责的要求，认真履行信贷业务档案管理职责，对所管理信贷业务档案的真实性、有效性、规范性、完整性和保密工作负责。信贷管理系统是信贷电子档案的主要档案库，信贷部门要严格执行信贷管理系统相关管理规定，确保信贷电子档案信息及时、准确、真实和完整，保证电子文档和纸质文档在时间和内容上的统一性。 第七条、不良贷款按规定移交给风险管理部门或其他专业不良贷款管理部门后，由该部门履行客户档案管理职责。 第八条、业务档案管理员职责。信贷业务档案库负责审核、接收相关部门移交管理的信贷业务档案资料，并对入库档案资料的规范性和完整性把关；按照信贷业务档案管理要求规范管理入库档案；严格执行保密规定，做好档案保密工作；负责信贷业务档案的各项基础管理工作。业务档案库管理员有权对相关机构和部门的信贷业务档案管理工作进行指导和监督。 第三章信贷业务档案内容 第九条、信贷业务档案资料分为五类： 1、权证类：采用抵押、质押担保方式的信贷业务，能够证明对抵押物、质押物享有所有权和处权的要件； 2、要件类：办理信贷业务过程中产生的能够证明信贷业务的合法性、合规性的基本要件； 3、管理类：法人客户的基本资料； 4、保全类：贷后管理及资产风险管理的相关资料； 5、综合类：公司内部管理资料。 第十条、信贷业务档案按照客户建立，一户一档，一笔（项）一卷，即一个客户除权证类原件（只保存复印件）以外的所有档案存放在一起，一笔业务（一个项目）的档案设为一卷（一个借款合同项下分次发放的视同一笔），每个客户档案内再分权证区、要件区、管理区、保全区和综合区，分别存放各区规定的资料。 第十一条、权证类档案包括：抵押物他项权证、产权证明书、保险单、质押权利的证明、有价单证的复印件（原件入会计部门专门保险柜保管），抵押物（质物）评估报告或作价依据，抵押物清单，法人客户贷款的抵押（质押）公证书，有权机关办理的抵(质)押登记表。 第十二条、要件类档案包括： （一）企业授信情况有关资料、企业信用等级评定报告和审定意见、各类法人、自然人等客户信贷业务申请报告和申请书、各类法人、自然人等客户信贷业务调查报告、各类法人、自然人等客户信贷业务调查审查审批表、信贷审批委员会贷款批准意见； （二）贷款意向书、贷款承诺函、各类法人、自然人等客户信贷业务借款合同（协议书）、借据、担保合同（担保协议）或担保