酒店会议销售流程.docx

酒店会议销售流程 一、确定酒店会议接待： 1、互换名片，了解客户单位情况。 2、首先了解客户会议举办日期，查看预约会期酒店有无其他会议／宴会举办，以免撞车。尤其是如客户需要住房，须致电总台／前台了解房态，能否保障客户会议需要。 3、了解客户会议规模，确认酒店有无接待条件和接待能力。 4、确认酒店有充足的接待条件后，进入实质洽谈阶段。 5、邀请客户参观会议室／客房状况／用餐地点， 以增加客户对酒店的感性认知。 参观期间随机向客户介绍以往酒店接待过的一些大型会议情况。 二、洽谈： 1、准备会议协议空白文本、洽谈记录本和相关资料。 2、详细倾听、记录如下事项，客户会议规模、人数，会议举办日期、会议主题 是否需要住房（房型、间数、抵离店时间）是否用餐（桌数／餐标／酒水） ，会议设施设备（电脑投影仪／白板／麦克风／笔／纸／矿泉水） ，会议人数台型要求、是否需要代办礼品采购等内容， 会议接待规格，会场布置要求（鲜花／乙方宣传招贴等），房内食品／外线电话是否关闭撤除，有无重要宾客 下榻酒店，有无少数民族人员，以确认客人饮食、风俗禁忌，确认来宾车辆规模／数量，确认贵宾名录，是否需要制作席卡以及签到台。 3、以上记录后向客户复述、确认一遍会议洽谈主要事项。 三、发会议通知单 注明公司、活动名称、日期、人数、联系人等，将详细的安排从书面的形式通知各相关部门，并需要签收。 前厅部：房数、房类、日期、名单、延迟退房 餐饮部：会议室、时间、摆设、设备、茶点、留座卡、保证人数、摆台、菜 单、酒水等 财务部：各收费项目、价格、付款方式、时间、签单人员及签名式样 后勤部：会议设备的安装、调试、悬挂欢迎横幅、酒店设备的正常运行、停 车、预留车位、维持秩序。 销售部：横幅 / 指示牌之内容、放置地点、日期、迎送、结果跟踪客房部：入住时房间打扫；结帐时检查房间、客房吧 四、会议接待准备： 1、根据协议内容和要求，拟订内部通启报送总办和各相关部门，通启中要明 确落实执行部门的责任人以及注意事项，确定到时间。 2、客户有额外广告需求可由酒店通知广告公司制作会议主题条幅／引导牌／ 欢迎牌，并给予客户适当的报价。 3、会议正式举行的前一天，根据客人要求摆放会议台型，签到台摆放到位。 必要时请客人到会议现场确认。 4、开列、打印会议套餐菜单，网络或亲自送客人审阅，客人确认后在菜单上 签字认可。 5、协助客户布置会场，但如须在墙面张贴宣传画或悬挂物品必须获得甲方同 意，任何损害物品和设施设备的行为都必须及时制止，并予以索赔 6、调试话筒／音响／ LED屏幕。 7、摆放绿色植物和鲜花。 8、会议前一天按通知单内容，会议经办人再次检查会议准备情况，发现问题 及时协调解决。 9、十间以上会议用房须填写“团队分房表” ：部门一份、前厅部一份、客房部一份、客户一份。 五、会议接待中 1、会议接待中，会议经办人要随时掌握会议进程，提前检查落实下一步会议 日程，与客户会议经办人紧密联系。 2、每个会议议程结束后，应及时提醒＼督促客户有效签单人确认消费帐单， 并签字认可。 3、餐饮消费帐单通知收银台及时送达总台入帐。 4、会议期间，随时协调各部门解决客人的临时需求，如增减就餐桌数，增减住房数量，代办物品的分发等事项，及时通知相关部门经理。 六、报价技巧与结账方式 ： 1、报价请参考酒店会议接待价格政策 2、洽谈、倾听期间不要轻易表态、承诺，诱导客人把真实意图表达出来，更不 要轻易亮出价格底牌。 3、争取提高餐标水平，不要一下就将底价报出，如系综合会议（会议／用餐／ 住房），可以以会议室优惠来提高其他项目的消费水平。 4、防止乙方对你进行价格讹诈， 宣称其他酒店如何如何优惠、 如果不给某个价 格就另选酒店等， 销售经理要摸清客户的真实意图， 介绍酒店的产品优势以及曾接待过的大型、高规格的会议，坚持不要轻易让步。 5、向客户介绍酒店能够优惠的项目， 如会议主题引导牌／欢迎牌／会场服务等。 6、确认协议有效签单人，原则上不超过两人。 7、确认结帐方式（现金／转帐／提前打款） ，外地客人不得签单转帐。 七、会议结账方式 1、会议开始前由客户根据会议消费额的百分比提前打帐至酒店账户／前台收 取现金，会议结束后进行划账结算。 2、参会来宾自行登记付费住宿，总台根据协议按正常的要求办理手续。 八、会议结束后 1、会同财务部和相关部门迅速理清帐单核对账目。 2、收集客户对酒店的意见和建议，并填写相应表格。