公文文印印章及档案管理规程.docVIP

公文、文印、印章及档案管理规程 一、公文管理规程 （一）公司公文规程 公司公文分对内公文和对外公文两类。 1、交拟：公司领导根据管理的需要，指令综合部或有关部门草拟公司文件。 2、拟稿：根据国家法律法规和领导要求，拟稿人正确区分和使用公文种类、形式、格式和行文规则，认真分析归纳，综合提炼，细心修改，清晰填写，保证拟稿速度和拟稿质量。 3、核稿：拟稿人将所拟公文签字后，送交核稿人。核稿人对所拟公文进行核对并签字。如有问题，及时补充修改。公司公文统一由综合部把关核稿，特殊情况下，拟稿人可直接报签发人签发。 4、签发： （1）公司重大决策、年度经营计划和应由公司法定代表人签发的文件由董事长签发。 （2）公司董事长授权总裁以及根据公司章程规定要求应由总裁签发的文件由总裁签发。 （3）公司高层管理人员应按其职权范围签发公司文件。 （4）公司重要文件需要经过总裁办公会讨论的，讨论通过后，由总裁签发。 （5）特殊事项文件集体会签，最后由董事长或总裁签发。 5、文印校核与用印存档： 草拟文件经签发人签字后，应先到综合部进行文件编号并办理文件打印手续后，送打字人员打印。 拟稿人对照签发稿，校对打印清单后，即行印制。重要文件必须核对两次无误后，方可进行印刷。 文件印制完成后，需进行校核，校核无误后，连同签发稿一并送综合部盖章。签发稿及所印制的文件要先存档，后发放文件。 6、文件发放： 公司对内文件由综合部编制发放序号并统一发放，实行收文签名制。 公司对外文件由拟办单位负责发送。 7、有关规定： （1）未经批准，公司对内对外无签发稿，打字员不予打印，印章管理员不予盖章。 （2）草拟、审核和签发公文，要用碳素类钢笔或签字笔，禁用铅笔和圆珠笔。 （3）公司对内公文在发放之前，实行保密制度，出现泄密情况，应追究经办人员责任。 公司对内公文（包括会议纪要）除注明上报由专人按要求上报外，仅限于公司内部，未经董事长或总裁批准一律不准对外以任何方式、手续（包括抄录、复印等）出借、转送。一经查出，对直接责任人给予一定的处罚。 公司对外公文需要保密的，在保密期内，出现泄密，参照有关规定进行处理和处罚。 （二）外部来文管理规程 1、外部公文收进： 综合部负责外部公文的收进。外部公文收进后，要进行相应筛选登记。 2、文件阅办： 填写文件阅办单后，综合部长签署意见，办理结果要及时反馈。如需要呈报董事长或总裁阅批，按批示意见，综合部迅速安排，呈报给批示人，必要时，根据董事长或总裁意见，对重大紧急事项督办督察范围按程序办理。 二、文印管理规程 复印作为综合部的一项职能，具体负责全公司的复印工作，综合部为全公司内部各单位提供优质有偿的服务。 1、复印只对内部服务，不对外服务和营业，外单位和私人需要复印材料的必须经综合部部长批准，办理有关手续后方能进行。 2、各单位材料需要复印，由综合部有关人员记帐，送件人签字，办理材料复印手续。 3、各单位所发生的复印费用，每月由综合部有关人员汇总，报综合部长签字后，通过财务部转至相应单位，综合部人员要认真记帐，记全、记准复印和耗材领用帐务，以备各单位查对。 4、综合部每月对所用耗材进行清资建帐，按复印项目耗用材料数量进行考核。 三、印章管理规程 1、公司领导已签发的文件及公司主要领导已签字的有关文件材料由印章管理员按正常公务用印盖章并做好记录，要注意领导签字，防止他人模仿冒签，不能确定时，要向有关领导请示。 2、其他文件资料需动用公司印章的，实行审批制，综合部长不能确定的，应向公司有关领导请示。重大事项要按权限必须经公司董事长或总裁同意并签字，方能用印。 3、开具公司介绍信及有关证明，必须经综合部长同意并签字后，方能用印。 4、印章管理员要严肃、认真、细心，不为他人干扰和催促所影响，按制度办事，作好用印登记和用印手续的管理。 5、要按规定要求盖章，所盖章印必须清晰、均匀、丰满，体现企业形象。 6、特殊情况下来不及审批时，也要先请示，后用印。 四、档案管理规程 1 总则 1.1 为使档案管理工作进一步规范化、制度化，使档案更好地发挥作用，实现其价值，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》等法律、法规，特制定本管理规程。 1.2 公司档案工作由分管行政的副总裁直接领导，日常工作由公司综合部管理。 1.3 公司应当建立科学的档案管理网络，责任到人。 1.4 应把档案管理现代化纳入公司的发展规划。根据需要和可能，采用先进技术设备，逐步实现档案管理的科学化、现代化，以提高档案的科学管理水平和服务效率。 2 适用范围 本管理规程适用于本公司所有档案工作的管理。 3 定义 企业档案是指本公司在各项活动中形成的全部档案的总和。 4 职责 4.1 由综合部负责本管理规程的制定和修改。 4.2 文件档案由综合部安排专人负责