IBM合同管理设计方案交流v3.0-for-CMCC.pptVIP

* 数字更新。 * * * * IBM合同管理方案功能设计的主要特点 * 人性化 与规范化 相结合 便捷性与实 用性相结合 兼顾各 层次需求 品质与效率 相结合 继承与优化 相结合 满足决策层、管理层、操作层不同的管理和分析需求 既照顾人性化的需求，方便用户；又要保障个方面操作的规范性，化解风险 为用户提供便捷、实用的工具或功能 在保障合同办理质量的基础上努力提高办理效率 在人机界面、操作方式等方面在照顾用户习惯基础上寻求优化 合同管理系统 操作习惯与界面风格 起草 审批 签订 归档 合同履行 合同异常 统计查询 系统管理 知识管理 * 控制不同经办人员能起草的合同类型权限 自动带出相关数据或缩小选择范围 可保存为草稿，重新打开编辑 描述 包含内容 合同管理系统 － 合同起草 合同起草 采购订单起草 （可选） 提交、撤销和删除 子功能 录入合同基本信息、合同对方、付款对方、相关联的工程项目信息、采购订单、预算控制信息、合同正文、附件等 采购合同相关联的采购订单 框架合同相关联的采购订单 合同登记时自动导入MIS并生成关联关系，供后继履行情况反馈用 供应商、供应商地点、收单方、收货方、行类型、物料项目、物料类别、数量、单价等 将合同提交进入审批流程 经办人可以撤回审批流程中的合同 删除草稿 * 分级审批 经办部门、会签部门、分公司分管领导、省公司领导 审批流程日志记录 合同管理系统 － 合同审批/审核 业务部门审批 财务审核 法务审核 子功能 合同对方资质审核 印花税查询、审核和修正 退回操作 法律顾问审核 法律事务部人员审核、备注意见 退回操作 公司领导审批 分管领导自动判定、流转 退回操作 描述 批量审批 系统自动/人工催办 待办事宜到达通知 环节责任人设置 授权代办 …… 等等 * * 对已登记、未作废合同的查询功能 单个归档 / 批量归档 归档日期、归档备注 描述 合同管理系统 － 合同管理 合同归档 合同失效和作废 合同变更 子功能 过了有效期的框架合同，自动/手动进行失效操作 合同本身被废止，或已生效的合同有严重错误，由合同管理员做作废处理 保留失效和作废记录供审计和查询 合同本身有效，但系统内记录事项发生错误时 经合同经办人申请、合同负责部门批准后，由合同管理人员执行 起草阶段可以编辑的字段均可修改 保留调整记录供审计和查询 条形码扫描 敲章后在系统中登记生效 退回操作 登记后经办部门人员可移交至履行人员或履行部门 合同核对登记和移交 * 经办人员发起电子流程 业务领导审批 主管部门复核后录入 描述 包含内容 合同管理系统 － 供应商管理 供应商创建流程 供应商变更流程 供应商资质管理 子功能 供应商名称、分类、地址、银行账户、联系人、身份证/营业执照扫描件、税务登记号、专业资质等 经办人员发起电子流程 业务领导审批 主管部门复核后录入 供应商、供应商地点、收单方、收货方、行类型、物料项目、物料类别、数量、单价等 供应商相关的所有合同及履行情况查询 资质评估记录 定期审查 * 法务部门上传各类示范文本 支持同类示范文本的版本控制 提供示范文本的描述和使用指引 示范文本文件下载 描述 包含内容 合同管理系统 － 示范文本库管理 示范文本库 模板识别 子功能 Word格式的示范文本模板文件 示范文本简述和使用指引 上传合同正文时系统检查是否使用了示范文本且版本是否有效 对使用了示范文本的合同，走简化审批流程，并在各审核步骤中标明 文本范例: * 描述 合同管理系统 － 其他功能 打印 查询统计和台帐 子功能 支持多种查询条件 输出多种统计报表 经办部门可查看、导出本部门台帐 合同管理部门可查看、导出全公司台帐 集中打印权限控制 打印带数字签名水印的合同正文 打印带条码和基本信息的合同封面 封面带总页数，方便移交档案人员时核对 示例 合同起草——通过范本规范化实现流程管控；合同模板管理实现知识积累，促进非范本合同范本化 * 范本类合同 系统自动识别范本的严格遵循和使用 简化审批 法务优先处理 绿色通道加速 非范本类合同 多次办理时，关键字段基本相同 创建模板，部门内共享，提高起草效率 模板较为稳定以后，经申请由相关部门确认为范本 部门内共享合同模板 升级为合同范本 推动范本使用 合同审批——支持合同修订记录的结构化管理，提升修订后合同的审查效率 * * 第*页 原有方式 通过附件方式记录合同修订记录，缺点： 提交审批时操作不便； 记录不全面； 审批时，下载比对效率低，而且出错率较高。 合同审批——通过待办提醒、催办提