第五章、公文管理.pptVIP

5.1 公文管理概述;5.1 公文管理概述;2.公文的处理;（1）发文处理;（2）公文管理;（3）收文办理——P112;3.手工管理公文存在的问题;5.2 公文管理自动化;我国正式有规定格式的公文始于西周(公元前11世纪)，而正规的电子公文始于20世纪。 我国电子公文系统最早由电子公文技术创始人王东临于1996年研发成功。 同年，中国农业银行率先投入使用由王东临研发的书生电子公文系统，迈出了我国电子公文代替传统纸质公文的第一步，也同时拉开了我国公文之变的序幕。 2001年国务院办公厅起用电子公文处理系统。;2.电子公文;3.电子公文与纸质公文比较;纸质公文与电子公文的构成要件比较;电子公文与纸质公文作者身份的确认方式不同。 电子公文作者的表示方式与纸质公文不同,这将影响对作为公文作者的行政主体的确认。 纸质公文标识公文作者有两种形式: 一是作为文头或版头,由发文机关的全称或规范化简称加“文件”二字构成,标识于公文首页上端; 二是作为署名,在落款处标识发文机关名称或签上机关领导人职务及姓名。 在电子环境中,尽管可以设计出与纸质公文格式相同的电子公文模板,有发文机关标识、落款等,却无法为电子公文盖上传统的印章和亲笔签署。 解决之法：版式固定技术、电子印章、数字签名技术;电子公文与纸质公文的形成程序不同;电子公文与纸质公文的真实性及其认证方法不同 从信息内容与载体的关系看,纸质公文的信息内容固化于纸张载体上,载体的原始性决定了信息内容的真实性,通过对字体、字迹、纸张性质、印刷方式、印章、印文等物理特性的鉴定,可以判断该份公文是否变造、伪造,有一套专门的物证技术来鉴定纸质公文的真实性。 传统鉴定技术不适用电子公文。 电子公文解决之道：技术、管理和法律三者为保障。;电子公文与纸质公文的形式不同;(2)电子公文与纸质公文相比优缺点;4.电子公文相关法规;法律法规和国家标准： 1）《中华人民共和国电子签名法》（2004年第十届全国人大代表大会常务委员会第十一次会议通过；2005年4月1日起施行）. 2）《电子公文归档管理办法》：（国家档案局令第6号，自2003年9月1日起施行）. 3)??公务电子邮件归档与管理规则》中华人民共和国档案行业标准 DA/T 32-2005. 4）《XML在电子政务中的应用指南》GB/Z 19669-2005. 5）《基于XML的电子公文格式规范第2部分：公文体》GB/T 19667.2-2005. 6）《电子政务主题词表编制规则》.;电子公文格式规定;公文体信息;5.3 文档一体化;2.实行文档一体化的前提 P122-123;3.文档一体化的意义 P124;4.文档一体化的实现（电子公文处理流程）;（2）电子公文收文办理系统;②收文办理的程序设计和操作方法 电子公文收文签收、审核和登记程序的设计和操作 收文登记是收文办理的基础环节，设计登记软件程序和登记操作时，要充分考虑收文办理、传阅、查询、催办和存档等环节工作的需要，将各个环节需要的各类要素一次性输入，为公文的快速有效处理和文档一体化管理奠定基础。 电子公文收文登记的基本要素包括：来文的发文字号、来文性质（办件、阅件、退件）、登记流水号、来文单位、登记人、公文标题、紧急程度（普通、急件、特急，明传电报为：平急、加急、特急、特提）、归档类型（不归档、待归档、直接归档）、文种、查询级别、秘密等级、收文时间、交办时间、办理期限、主题词、主办单位、传阅单位、分发范围、来文摘要、备注等。 ;③电子公文收文登记应具有的功能： 一是支持多种登记录入方式。 二是具备增加、删除、修改、保存和关闭功能。 三是具备电子正文和附件引入功能。系统支持扫描件、文本公文、Word、WPS、S2、S72、PS2、S92等常见公文排版格式，并支持上述格式公文在线查阅功能。 四是支持来文编号规则，由计算机自动分配，防止多人同时登记的抢号现象，避免重号、漏号和跳号。 五是对从公文交换平台或电子邮件中自动登记的来文，系统自动给来文单位发送签收回执。 六是登记人员可根据来文的性质选用相应来文办理单、填写《退文通知单》后由系统自动退回。 七是系统具有查阅与收文审核有关的公文和资料的功能，为收文登记人员审核来文提供相关信息支持 。;④电子公文收文拟办、批办程序的设计和操作 系统应支持拥有收文拟办、批办权限的人员查看公文处理单、电子公文的正文和附件、拟办意见和公文去向、流程记录，可以打印公文处理单、电子公文的正文和附件的功能。 ;⑥电子公文收文善后处置功能设计和操作。 电子公文办理办结后,系统应支持对收文办理、收文归档、收文查询、收文统计等情况作善后处置，能够提供办结公文视图，显示当前登录用户参与并已办理完结的公文信息，包括序号、公文标题，可以查看、打印办结公文视图，点击文档的链接可以查看公文