样衣管理制度.doc

样衣管理工作流程 为了规范公司样衣管理（仅指外购的成品样衣），特制订本制度，请相关部门遵照执行。 一.建立样衣成品数据库 样衣数据库有核算部门（财务部）对样衣数据库进行数据维护，样衣实物有设计部门指定专人负责保管。 1.数据库维护部门：财务部、物流部、设计部；财务部负主要责任。 2.入库 1）入库对设计部门的要求：设计师购买样版后，首先由设计助理对样衣进行拍照留底，并在图片上注明价格，分类编号，建立样衣档案（包括入库时间、采购员、样衣特征、数量及价格），然后到物流部办理入库，填写样衣入库单-外购成衣，注明样衣款号、数量、价格等，购买样衣的设计师及保管样衣的设计助理都要在入库单上签字。之后随采购凭证一同办理报销、冲账手续。 2）入库对物流部的要求：物流部指定专人负责样衣的入库，入库时要仔细核对样衣实物、采购凭据以及设计部提供附有样衣图片及编码的样衣档案卡，审核无误后办理入库手续。 3）入库对财务部的要求：根据样衣入库单-外购成衣，计入样衣数据库，审核报销冲账凭证。 3.样衣出库 1）出库对设计部的要求： 设计部指定专人负责样衣保管，女装由李婷负责保管，童装由刘爱萍负责保管。 2）出库对物流部的要求：物流部指定专人负责样衣的出入库，出库单填写要规范，包括出库时间、样衣特征、编号，设计部及物流部相关人员在出库单上签字。出库单一式三份，财务、物流、设计各一份。 3）出库对财务部门的要求：财务部根据出库单维护样衣数据库。 4.样衣外借，销毁，销售的处理 1）外借：设计部或其他部门需要外借样衣的，必须办理样衣借用登记手续，（借用编号、颜色、款式、时间、借用人签名），填写样衣外借申请，经过相关部门负责人审核批准后方可外借，并注明归还时间，借出后及时归还，如果超过登记时间尚未归还，需要办理续借手续，样衣保管员负责对样衣外借的追踪，及时催还样衣。样衣还回时，归还人在登记簿上签字并注明归还时间。 2）样衣需要销毁的，需要相关部门负责人审核签字后，样衣保管员拿相关凭据到财务部办理样衣数据库销账手续后才能销毁。 3）样衣销售 样衣销售打折处理，需要总经理审批。 5.样衣日常管理： 设计部专人负责保管样衣实物，财务部负责样衣数据的维护，设计部、财务部、物流部定期不定期对样衣进行盘点，如有丢失，原价赔偿。 本制度经各相关部门负责人签字确认，自 起生效。 设计总监 物流经理 财务主管 行政总监 总经理