E13工作申请系统WRS11.docVIP

工作申请系统 版权? 2003归洲际酒店集团 – 亚太区拥有。保留所有权利。 第 PAGE 2页 版权? 2003归洲际酒店集团 – 亚太区拥有。保留所有权利 亚太区 工作申请系统(WRS)  目录 介绍和综述… … 3 工作申请表3 任务板。3 跟踪板3 工作申请流程….4 工作申请处理程序（工程部）…………………………..5 工作申请系统（将向其他部门发布）………………………………5 样本－ 工作申请流程图……….7 样本－ 工作申请任务板…………… 9 样本－ 工作申请任务跟踪板 11 介绍和综述 总工程师负责维护和支持“工作申请系统”。 目的是要建立一个向工程部工作申请的标准系统，此系统被认为是目前最有效率的工作指派系统。它的功能就像提供一个可视化的晴雨表，监测工作量的大小，减少口头承诺，并提供所申请的工作的书面记录。 另外它能够确定正在进行何种工作和确定维修员工的位置。它也能够帮助合理分配有限的人力资源，而且是衡量工作是否有效的指标。 工作申请表 “工作申请表”由三页组成 － 通常分别印刷为白色，蓝色和浅黄色（黄色）。表格可以根据各酒店的需要进行修改并自行印刷。（已经提供了一份样本）。 任务板 任务板是工作分配申请系统的一个重要组成部分，它可以根据各酒店的实际运作和要求进行不同的设计。它是一块板，在水平和垂直方向上安装有钩子，安装在工程师办公室附近（已经提供了一个样本）。 任务板的纵列贴有专业或者名字的标签。有些情况下，第一纵列可以贴上“紧急”标签，但是如果使用了无线电寻呼系统，就不需要使用这一列。总工程师使用专业还是使用名称标签，取决于工程部成员数量的多少（如果酒店员工数量有限，最好使用名字），这可以由总工程师自己判断决定。当然使用个人名字分派任务比较方便并且能够确定优先次序。 跟踪板 通常这块板由提出大量工作申请的部门使用，例如客房部，可以使用这块板将提出的工作申请进行书面记录。“任务跟踪板”（见样本），有从1到31的行和列，并钉有钩子。对于不会提出很多工作申请的部门，可以使用简化的任务“跟踪板”，可能更为方便。 工作申请流程 可以由部门负责人代表部门员工提出工作申请，申请中应需要注明以下信息： 工作申请人的姓名 申请日期 工作申请部门的要求 出现问题的准确地点 工作申请的具体性质说明 所有非客房部提出的,对“客房”（客房区域）内的缺陷的工作申请, 应直接通过客房部提出，以避免重复提出申请。白色一页或者申请的原件应被保留在任务跟踪板上相应的日期下面。蓝色页和黄色页应通过以下任一种方法送交工程部： 正规的内部邮件系统 通过人工送达 提前设计好的信函收件站 从标明“工作申请”的收集箱中收取（例如，位于工程部外面的收集箱） 对于需要花费大量成本或者需要大量额外订货的大型工作,或者新工作的工作申请，应向总工程师或者总经理提出。 重要的一点是只有负责人才可以提出工作申请。 在收到“工作申请”之后，工程师或者他的助手，根据专业或者名字分配任务。工作申请上面应盖有日期和时间章，并且放在“任务板”上正确的栏目中。 如果任务板中有紧急栏，紧急栏中的任务应由第一个有资格完成任务的人立刻执行。 使用无线电传呼系统分配任务也十分有效，在张贴出来的“工作申请”中应进行注明。 应经常监督任务板中的工作进度和可能需要的协助。 工作申请处理程序（工程部） 将蓝色和黄色页分开，将蓝色一页张贴在任务板上“正在进行的工作”一栏中。 对工作申请进行评估，并在离开工程部之前取得必需的工具和设备。并确定在同一区域是否有其他额外的任务，以避免发生需要再次到该地点执行任务的情况。 应对酒店的运行或者客人的舒适可能造成的影响进行周全的判断。 在工作过程中应考虑周全；应注意同伴工作人员、客人和自身的安全问题。 在任务完成之后，在备注一栏中记录所有相应的资料。 使用钉书机将黄色一页同留在“任务板”中的蓝色一页钉住，并张贴在完成栏中。 如果由于缺少部件，导致任务无法完成时，在备注一栏中作记录并张贴在“等待部件”一栏中。 继续完成下一项任务或者向直接主管进行汇报。 工作申请系统（其他部门发出的） 工作申请系统提供了进行书面交流和工作任务安排和人员指派记录的方法。其效率和成功取决于各部门的配合。 程序 为避免产生重复，只能由部门负责人或者他们的代表提出工作申请。 对于请求的工作的特征和位置进行准确的描述（打字或者打印）。 白色一页应由提出工作申请的部门或者人员保留。 蓝色一页将由工程部办公室送还给请求部门，表示工作已经完成，并应同白色一页放在一起。 如果只有白色一页而缺少蓝色一页，则表示工作尚未完成。 只有在情况紧急的情况下，可以打电话给工程部申请工作，申请部门应在其后补全适当的申