建筑工程公司档案管理手册.pdf

档案管理制度 1. 目的 为加强公司档案管理，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档 案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》 、《企业档案管理规定》，结 合企业实际，制定本规定。 2.档案管理范围 2.1 此管理制度适用于本公司所有档案的管理工作。 2.2 本制度中所称的公司档案，是指公司在各项建筑施工；经营运行和 管理活动中形成的对国家、社会和公司有保存价值的文字、数据、 图样、图表、声像等不同形式的文件或记录。 具体的主要分类包括： 文件档案、声像档案、电子档案等。 3.档案管理机构及职责 3.1 公司档案工作实行二级管理。其中： 一级管理是指公司总经理办公 室的统筹管理；二级管理是指各部门对本部门档案资料的整合管 理。每月由各部门档案管理员组成检查小组对各部门档案管理情 况进行巡查。 3.2 行政人事部在总经理办公室的领导下对公司各部门上交的档案进 行管理，各部门根据部门内部档案管理的流程制度，对档案的形 成、整理、积累、存档进行管理。 3.2.1 公司依据《档案法》等有关法律，法规和方针政策，制定公 司文件材料的归档及保管、利用、鉴定、销毁和移交等有关 规章制度。 3.2.2 行政人事部负责监督，指导公司各部门档案的形成、积累、 整理和归档工作。 3.2.3 统筹规划公司各部门的档案工作， 负责公司档案收集、 整理、 保管、鉴定和收发使用工作。 3.3 各部门应该指定专人负责内部的档案管理工作——收集、整理、保管 本部门的档案资料，并建立档案目录，以方便入档时能够及时、有效 的备案和日后查找复核工作。 3.3.1 坚持平时整理。 根据本部门不同种类文件材料的形成特征， 制定 案卷目录，合理分类存放，便于利用和归档。 3.3.2 负责本部门文件材料的形成、 积累、保管和整理归档工作，保证 归档文件材料完整、准确、系统。 3.3.3 归档案卷做到组卷合理，页码编写准确，案卷目录清楚， 案卷标 题简明扼要。 3.3.4 保管好本部门应归档的案卷，保证文件材料的安全和保密。 3.3.5 接收档案员的指导规划，按规定时间向档案室移交档案。 3.4 档案管理人员负责档案的日常管理工作， 对文件、材料等的安全性、 保密性负责，并且忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和 业务能力。 3.5 档案管理人员变动时，行政人事部要对档案交接负有监交责任，且 应该在《档案案卷移交目录》上签字确认。 3.6 会计类档案将由财务部统一归档保管， 以方便财务核对和审批工作。 4.档案管理原则 4.1 档案室必须具备防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、 防强光、防泄密等安全条件。 4.2 归档资料要进行登记， 编制归档目录。 档案要分类、分卷装订成册， 保管要有条理，主次分明，存放科学。 4.3 借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。需要长期借 出的需经档案管理员上报总经理批准。 4.4 任何人不得拒绝归档，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或 对档案进行涂改，抽换，伪造，盗窃，隐藏和擅自销毁而造成档案 丢失或损坏的直接责任者，按照公司相关规定进行处理。 4.5 归档文件的密级，按照的相关条款确定，绝密类档案应单独入柜保 管，严防丢失和泄密事件的发生；涉及知识产权，专利技术和商业 秘密的档案重点保管。 4.6 借阅归档时如发现档案资料丢失、损坏、缺页等情况，档案管理员立 即向行政人事部主任报告，经查清责任后并视严重程度做出相应处理 决定。 4.7 借用存档文件资料时，档案员应视借