中华科技大学邮件处理收发作业管理要点.DOCVIP

PAGE 1 中華科技大學郵件處理收發作業管理要點 96年1月17日95 96年2月12日95學年度第2學期第1次行政會議核備 98年11月23日98學年度第1次總務會議通過 一、目的 為處理本校教職員工生信件數及本校公文信件，以最迅速、確實的方法轉交予當事人，並提升郵寄信件之效率及服務品質特訂定本作業規範。 二、依據 依本校實際需要制定之。 三、說明 (一)郵件收件處理作業 (1)由文書組兼收發、負責簽收郵、貨物並予分類，掛號郵件及包裹等登錄於掛號登記簿並通知簽領，非掛號郵件直接投遞於各單位信箱及學生信箱。 (2)學校公文由文書組拆閱，依公文處理作業要點規定辦理。 (3)掛號郵件（含包裹）之處理：每日（例假日除外），上午9時以前將前一日（含以前）未領之掛號郵件於學生信箱上公告。 (4)每日領取郵件時間：上午8時30分至下午4時，學生領件時請攜帶證件；如由他人代為領件時，請攜帶收件人及代領人證件方得領取郵件。 (5)逾期未領者於登錄日期屆滿半個月時公告，如於公告十日未領件者，退回原寄件人。 (二)郵件寄件處理作業 (1)寄國內郵件封面須書寫郵遞區號，以免郵局延後處理或退件。 (2)各類郵件勿使用訂書機或安全鈕扣封裝，以免郵局延後處理。 (3)各單位公文之郵寄，如為掛號或大宗郵件務必於每日下午3時以前擲交文書組依照郵局大宗郵件處理規定(附件三)辦理，逾時則隔日處理。 (4)各單位郵寄之信件，須在信封左下角註明寄發單位(以免對方退回無法交還)，另於左上角註明交寄種類。此外，除校長信件得予彌封外，其他信件一律不得彌封，以憑辦理。 四、作業流程說明 / 作業流程圖 (一)學校公文郵件處理作業流程 權責單位 期程 作業流程 相關使用表單 郵件分發 郵件分發 文書組 當日 學校公文 學校公文 各單位 當日 掛收文號 掛收文號 文書組 當日 分 發 分 發 各單位 當日 *當日掛號或大宗郵件於每日下午三時前交文書組處理. (二)教職員郵件處理作業 權責單位 期程 作業流程 相關使用表單 教職員工信件 教職員工信件 文書組 當日 掛號信件普通信件 教職員掛號信件登記簿 掛號信件 普通信件 文書組 當日 (附件一) 擲於各單位信箱(自行領取) 擲於各單位信 箱(自行領取) 登記通知領取 各單位 當日 領 取 是 否 領 取 是 否 否 是 是 簽名領件 簽名領件 結 束退 件 結 束 退 件 (三)學生郵件處理作業 權責單位 期程 作業流程 相關使用表單 學生信件 學生信件 普通信件掛號信件文書組 當日 學生掛號信件登記簿 普通信件 掛號信件 (附件二) 通知單張貼於學生公告欄 通知單張貼於學生公告欄 擲於學生信箱自行領取 擲於學生信箱自行領取 是否 是否 文書組否 領取 當日 否 領取 是 是 結 束退 件繳驗證件簽名領件 結 束 退 件 繳驗證件 簽名領件 (四)郵件寄件處理作業 依郵政局郵件處理規定。 五、附件 (一)教職員掛號信件登記簿(附件一) (二)學生掛號信件登記簿(附件二) (三)郵局大宗函件執據(附件三) 六、參考資料 依照郵局大宗郵件處理規定。 七、本要點經總務會議通過，依行政程