工程院临采管理制度.docVIP

- 工程院临采管理制度 1．目的 为进一步规范采购的流程，实现成本控制，结合原价管理，针对工程院各部门实际情况制定本制度。 2．适用范围 本制度适用于工程院各部门。 3．原则 工程院没有统一的采购部门，由总务人事部及相关部门沟通、协商后采购，遵循统一管理、按需购买与限额管理相结合的原则，注重节约。 4.职责和权限 4.1总务人事部管理职责 4.1.1负责各部门办公用品、劳保用品及临时办公所需物品的采购； 4.1.2负责办公用品、劳保发放定额的核实与更新 4.1.3负责对各部门上报临采物资进行判断是否符合采购要求，提出建议报相关领导； 4.1.4负责对临采物资采购质量、采购周期、新样品试用提 4.1.5负责对库存办公用品、劳保 4.1.6负责建立临采物资供应商的考核管理机制，保证临采物品 4.1.7负责与供应商协调办公用品、劳保的改善定制 4.2各部门管理职责 4.2.1负责本部门办公用品、劳保定额的维护及修改申请； 4.2.2负责领取并依据定额发放办公用品、劳保，并做好详细的发放记录； 4.2.3临时采购物资由使用部门主管领导判断紧急程度，报相关领导同意后方可采购； 4.2.4各部门负责人对本部门物品负有配置、审核、保管、使用分配、监督的职责。 5．采购分类 5.1工程院采购物资分为：办公用品采购、劳保采购、临时物资采购三类。 5.2办公用品采购：办公用品采购遵循《工程院办公用品管理制度》，根据公司的招标厂家及价格进行购买；如有所需购买物品没有中标明细时，由相关负责人对物品价格进行比较，在中标厂家之间选取性价比高进行采购。 5.3劳保用品采购：劳保用品采购遵循《工程院劳保管理制度》，由于公司劳保的招标没有统一下发，为保证所购物品的价格，由工程院总务人事部不定期与招标本部及生产管理本部索要中标明细，按照中标明细的价格进行采购。 5.4临采管理范围包括三种：日常消耗物品和非日常消耗、高费用物品以及接待、宣传、活动用品。 ① 日常消耗物品：主要指日常消耗办公用品、劳保中的物品。名片（副科长以上人员）、安全帽、印刷品（总费用低于200元）等用品的购买归属总务人事部决定范围内。 ② 非日常消耗、高费用物品：白板及工具、劳保鞋、刻章等需临时采购的物品等。 ③接待、宣传、活动、标识用品（茶叶、标识、标牌、条幅、证书等）等物品。 临采所采购的物品除办公用品、劳保遵循中标厂家外，其他：印刷、接待、宣传、活动、标识、展板制作等临时所需物品，由总务人事部联系集团内各单位常用的公司，进行比较价格后采购。 6.采购流程 6.1办公用品采购流程遵循《工程院办公用品管理制度》中的采购流程进行采购； 6.2劳保用品采购流程遵循《劳保用品管理制度》中的采购流程进行采购。 6.3临时采购流程： 6.3.1临时采购类物品，凡是属于日常消耗物品的（5.4中①类临采物品），各部门填写《临时采购单》《原价信息单》经本部部长同意后，交到总务人事部，由总务人事部负责人核实价格、数量及部门内部信息后，上报总务人事部部长进行核实，确实所需且属总务人事部权力范围内，总务人事部部长 6.3.2凡是属于非日常消耗、高费用物品及接待、宣传、活动、标识用品（5.4中②、③类临采物品），需以采购申请的格式（见《临时采购申请》）向院长请示，批准后申请部门将《临时采购申请》《原价信息单》交总务人事部核实后才可购买。物品购回后，总务人事部负责人按《临时采购申请》及厂家所开据的出库单进行验收、入库，同时做好入库账务记录，做到账物相符。（注：非日常消耗、高费用物品的《临时采购申请》中必须有不同厂家的报价信息，注明询价结果方可采购） 6.3.3购买部门内部专用的、大量及高价值工具或耗材（如试剂、试验器材、专用工具等）应遵循部门专用物品采购流程，由需求部门上报2个厂家以上价格，将对比信息整理完毕后，按要求购买（具体见 7.发放 7.1物品购回后，由总务人事部负责人，专用物品由部门负责人核实后，进行登记入帐； 7.2登帐结束后，统一发放，并要求领取人签字确认； 8.监督管理 8.1总务人事部办公用品、劳保及临时采购所有物品，都由专人进行管理，按照厂家开具的到货单进行记录，没有到货单的物品填写总务人事部自制的到货单，由负责人登记（电子帐）。 8.2为加强成本控制，降低采购费用，物资采购必须附原价信息单，费用必须在预算范围内，由原价管理人员负责审核原价信息，在预算范围内的予以采购，超出预算的不予采购。特殊情况必须经相关领导批准后，才可购买，原价管理员对原价信息单进行保存。 8.3总务人事部负责采