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质量记录管理办法 文件编号： 文件版本： 制订单位： 制定日期： 受控状态： 总经理 管理者代表 活动推行小组 文件制订小组 文件名称 质量记录管理办法 文件编号 版 次 A1 页次 发行日期 1、目的：规范质量记录管理，使其易于阅读、识别及取阅，并予以适当保存以防止 损坏、变质及遗失。 2、适用范围： 适用于质量管理体系有关的所有记录。 3 定义：（无） 4 职责： 4.1 公司各级负责人负责质量记录编制处理的审批。 4.2 各部门负责相关质量记录的编制、填写、收集、保存、归档、移交、处理。 4.3 管理者代表负责监督、审查质量记录控制的实施情况。 4.4 质量记录的填写人员，对所记录的每一个数据文字负责。 5 内容： 5.1 质量记录的分类、范围、形式。 凡质量体系中的记录，报告、检验和验证数据等，均属“质量记录”的范围。 对需要控制的质量记录，可分为下列两种类型： 与质量管理体系运行有关的质量记录，主要有：质量体系审核、管理评审、合同评审、合格供应商评定、纠正和预防措施（如：异常变异单）、培训及考核记录。 与产品有关的记录，主要有：质量检验记录、不合格处置等记录。 d) 质量记录可以是表格、图表、报告、磁带、磁盘、照片等形式。 5.2 质量记录的编制、审批。 a) 作的需要可自行编制记录草案，并交文管中心，按《文件编码规定》给质量记录样式唯一的编码。 b) 新编制的记录样式，需经部门负责人/管理者代表审批，（可与文件一同审批，单独审批时，采取在背面签名的方式进行）。 5.3 质量记录样式的发放与更改。 a) 按《文件与资料管制办法》的相关规定做好质量记录样式的发放与管理。 文管中心应编制在用质量记录样式目录——[表格清册]，分发各部门，以便各部门使用。 质量记录样式的更改，需经部门负责人/管理者代表审批，并交文管中心给予新版号，更改后的质量记录样式按《文件与资料管制办法》的要求发放，同时收回旧版本。 5.4 质量记录的管理 a) 填写要求 文件名称 质量记录管理办法 文件编号 版 次 A1 页次 发行日期 质量的字迹应清晰、真实，并按要求正确填写（必须是钢笔或圆珠笔），且不随意涂改。如有错误，应用双划线方式进行更正，重要参数更正应有签名必要时注明日期。 b) 收集归档 1） 质量活动的开展均伴随有质量记录的产生，每一项活动结束后，该项活动 的负责人应将该项记录整理成文交予相关部门。各部门由专人负责收集、管理质量记录。 2） 各部门应注意表格的用量，不随意滥用，应节约成本，根据实际情况可自行按规定的样式复制空表格用于质量记录，必要时应向文管中心申请批量订制。 3） 各部门专门负责质量记录管理人员，应对空表格、质量记录后的表格进行分类，归档保管。 4) 质量记录归档归属： ——生产各类质量记录由各生产部自行分类归档。每个季度交文管中心统一保存管理。 ——各类质量检验记录、供应商的材质证明、评定记录由质管部统一保管，每个季度交文管中心统一保存管理。 ——顾客的质量投诉，由销售部移交质管部，由质管部归档。 ——供应商提供物质，其质量记录由采购部交质管部归档。 ——行政部、销售部等部门质量活动所产生的质量记录,,各部门应各自分类管理保管。 c) 查阅、借阅 1) 已归档的质量记录、借阅时应填写[文件借阅登记表]； 2) 经相关部门负责人同意，可查阅其质量记录； 3) 所有记录的原件一律不借给公司以外的单位人员。 5.5 质量记录的标识、贮存和保护 质量记录按类别装订成册（至少一年装订一次），做好名称、部门、时间标识，交文管中心统一保管便于查阅，并注意做好防鼠、防潮等工作以防止质量记录的损坏、变质和丢失。 采用其他媒介的质量记录，也应有相应的贮存条件，如软盘、光盘等，应防潮、防磁，以免贮存内容丢失。必要时，可复制备份。 5.6质量记录的保存期： 质量记录的保存期原则上三年，部份认为重要或某种原因仍有价值的质量记录 文件名称 质量记录管理办法 文件编号 版 次 A1 页次 发行日期 可无限期延长保管。 5.7 质量记录的销毁 a) 已超过保存期或无查考价值的质量记录，可剔除处理。 b) 质量记录的处理方式为销毁； c)需销毁的质量记录，由管理填写[文件销毁申请表]，经部门负责人审批后执行。 6 相/关/支持性文件 6.1 《文件与资料管制办法》 6.2 《文件编码规定》 7 记录 7.1 [文件清册GGR-DC-13] 7.2 [文件借阅登记表GGR-DC-14] 7.3 [文件销毁申请表GGR-DC-11] 文件名称 表单清册 文件编号 版 次 A/0 页次 1/2 发行日期 表格名称 文件编号 备 注