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回复的注意事项 1、 及时回复Email 收到他人的重要电子邮件后，应即刻回复对方，因为这是对他人的尊重；理想的回复时间是2小时内； 　 如果事情复杂，无法及时确切回复，应该及时的回复说：“收到，我正在处理，一旦有结果就会及时回复，等等”； 如果你正在出差或休假，应设定自动回复功能。 2. 进行针对性回复 　当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要太简单，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。 3. 回复一般不少于10个字 对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。 回复的注意事项 4. 主动控制邮件的来往 　为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，如：“望XXX指示为盼”或“请XXX补充意见”。对于不需要回复的邮件可在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。 提示和说明 沟通确认和反馈 对重要沟通事项，在发送邮件后最好电话提醒对方 引起关注；或请对方确认收到Email 如果重要邮件发出去后石沉大海，不一定是对方 不重视，尝试再次提醒 转发敏感或者机密信息要小心谨慎 不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人 邮件长度 邮件的阅读时间不要超过10分钟（个人建议500字以下） 回信时注意保持线索 想回复对方的回复，就不要创建一封新邮件。因为它打断了原始邮件和回复邮件之间的关联（“线索”） 一旦失去关联，双方就难以跟踪邮件的次序，尤其是经过多次收发的邮件 电子邮件实施礼仪规则重要性的原因有如下3个： 专业特性： 通过使用合适的邮件语言，你可以传达出一个专业的形象，“我很专业！” 特别是对那些我们不认识的人，这是他们判断我们的唯一方法。 效率: 邮件组织得当、条理清晰，避免浪费他人时间 严肃性 商务电子邮件不同于私人邮件，它具备严肃性和商务规范性 电子邮件商务礼仪注意事项 电子邮件应当注意编码 在向除了中国内地之外的其他国家和地区的华人发出电子邮件时，必须同时用英文注明自己所使用的中文编码系统，以保证对方可以收到自己的邮件。 电子邮件应当慎选功能 慎用各种信纸。 一方面，对电子邮件修饰过多，难免会使其容量增大，收发时间增长。 一方面，电子邮件的收件人所拥有的软件不一定能够支持上述功能。 电子邮件商务礼仪注意事项 邮件中出现错别字会被认为是做事不认真，客户由此判断一个团队做事不认真。因此，一个有错别字的邮件可能导致几百万上千万订单的损失 如果使用outlook等写英文邮件，则每次使用“拼写检查”。如果写中文邮件，则自己要会检查。或者贴到word中进行中文语法检查 特别注意不要把人名写错。写错人名给人的感觉是极不尊重对方。(自己的名字按身份证上写，不要说“身份证是错的”，更不要按自己的喜欢来写) 常见写错的名字有：丽莉利，平苹萍，洪红宏，华桦，清青菁，林淋琳，玲铃，民明名，生升，娇姣，英瑛 电子邮件商务礼仪注意事项 正确的标点符号给人的感觉是“你很专业”。以下的标点符号是不正确的，你知道吗？ (1)、会议时间：9：00~10 ：00 (2)、日期：2011、7、12 2.3.1. 2.3.2. 一、要注意不要出现错别字； 二、要注意标点符号要正确。 细节决 定成败 电子邮件商务礼仪注意事项 收件人/抄送: 收件人和抄送名单是否正确区分? 主题: 是否反映了邮件内容? 正文纠错 有没有打字错误、标点符号错误？ 签名标签: 是否包括所有信息，尤其是您手机号码? (事先在模板中设置好) 格式: 排版是否整洁、清晰 附件: 您是否删除了先前的不必要的邮件和附件? 您是否压缩附件？(大于10MB). 图形附件是否正向？ 附件文档是否正确？ 电子邮件商务礼仪注意事项 沟通方式 ～面对面：直接、效果好，远程无法实现 ～电话：迅速，清楚，可远程交流，但没有记录，转述容易出错 ～邮件：可远程交流 为什么要写邮件？ 为什么要写邮件？ ～电话语音交流，没有记录，邮件有文字作为依据 ～文字表达更准确，原样转发可不使信息走样 邮件是内部沟通的重要手段 ～邮件是部门之间协作的重要依据 ～邮件是各地与总部沟通的主要渠道 需要发送邮件的情况 业务谈判，事件处理 正式工作报告，日常请示 部门之间事务往来 备忘与确认 信息发布（政策，通知） 知识推荐和问题讨论 难以简单用口头表达说明清楚的事项 邮件使用场景1 出差在外，需要向公司传递资料 问题：使用qq，需要双方同时在线，使