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行政事务管理制度 名 称 行政事务管理 编 码 xzswgl 版 本 1.0 页 次 1/6 修改状态 0 第一章 总则 为了规范公司行政事务管理行为，理顺内部关系，提高办事效率，特制定本制度。本制度汇编了公司内部的行政事务类管理办法，以加强行政管理的有效性，并在公司内部形成办事有程序，工作有标准，事事有人管，人人有专责的局面。 办公室需协助总经理做好各部门之间的综合协调，加强对各项工作的督促和检查， 沟通内外联系，保证上情下达和下情上报；逐步建立并完善各项规章制度，促进公司各项工作的规范化管理。 办公室应加强对外联络，拓展公关业务，促进公司与社会各界的广泛合作和友好往来，树立良好的企业形象。 本制度所指行政事务管理内容是办公室档案管理；印章管理；办公室设备管理、办公用品管理、办公室日常涉外公务及礼仪管理制度；办公环境卫生、办公纪律管理；保密规定等。 第二章 办公室档案管理办法 档案管理范围： 1．公司文件档案：包括公司资质、方针政策、决定、年度计划等与公司整体发展相关的有长期保存价值的文件及资料。 2．人事档案：劳动合同、员工档案、社保资料、考勤记录等。 3．行政档案：办公物资、设备、一般易耗品的购买、使用记录等相关档案、例会记录等。 4．项目档案：项目资料、项目会议记录等具有参考价值的文件资料。 5．销售档案：合同、协议、对外宣传资料等。 公司的档案介质可以为纸质档案和电子档案，由公司办公室负责管理。 管理职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。 档案的收集与整理 、借阅及销毁的管理办法详见公司《档案管理制度》。 第九条 以上未尽事宜，参照公司《档案管理制度》执行。 第三章 办公室印章管理办法 第十条 印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的管理，关系到公司正常的经营管理活动的开展，为防止不必要事件的发生，维护公司的利益，特制定本办法。 第十一条 公司的印章由办公室发放、回收，财务部负责印章的保管和监督印章的使用。 相关说明 编制人员 审核人员 批准人员 编制日期 审核日期 批准日期 行政事务管理制度 名 称 行政事务管理 编 码 xzswgl 版 本 1.0 页 次 2/6 修改状态 0 第十二条 公司印章一律由总经理或副总经理在《用印申请单》上签字批准后方可用印，印章应在财务室内使用并由专管人员亲自用印，力求做到印迹清晰、规范。 第十三条 财务部根据《用印申请单》建立用印台账，对印章使用情况进行登记备查。对各类介绍信存根，要妥善保管。 第十四条 公司一般不允许开具空白介绍信、证明，如因工作需要或特殊情况需要，必须经总经理批示后方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须汇报情况，未使用必须交回。 第十五条 以上未尽事宜，参照公司《印章使用管理制度》执行。 第四章 办公设备管理 第十六条 办公设备的采购 1．办公设备的采购要本着节约、合理、适用的原则。采购大中型设备器具、大宗基建材料等，必须有两人参加洽谈，货比三家，务求价廉质优。经办人在业务交往中严禁收受回扣、红包及高额贵重馈赠；不得受贿，不得索取钱物。 2．各部门根据实际需要申请购买办公设备，单位价值1000 元以上的需经总经理批准，单位价值在 1000 元以下的由部门经理批准，办公室审核，原则上由办公室安排购买，或经办公室同意由申购部门自行购买。 第十七条 办公设备的发放、领用与保管 1．办公设备（如计算机等）由办公室统一安排发放，领用人签字领用，并负责保证办公设备的外观整洁、功能完好。 2．办公设备必须详细备案纪录，登记造册，由办公室统一保管。 第十八条 办公设备与用品的借用 1．凡借用公司办公设备、器材，需填写《办公设备借用单》，并由部门主管签字认可。 2．借用办公设备时限最长为1 周，超时未还的，办公室有责任督促归还。 第十九条 办公设备的归还 1．短期借用的办公设备，如照相机、硬盘等，在使用完后应及时归还办公室，办公室应检查办公设备使用状态良好后办理归还手续。 2．个人领用及长期借用的办公设备需在该员工离岗或调岗时归还办公室，由办公室检查设备的使用状态良好后为其办理交接手续。 3．领用或借用设备发生损坏或遗失的，视具体情况照价或折价赔偿。 4．公共办公设备如有故障或缺少相关配件，员工不得随意自行拆装修理，应由办公室及时联系安排维修或更新事宜。 相关说明 编制人员 审核人员 批准人员 编制日期 审核日期 批准日期 行政事务管理制度 名 称 行政事务管理 编 码 xzswgl 版 本 1.0 页 次 3/6 修改状态 0 第二十条 公共办公设备管理 1．公共办公室设备是指公司空调、饮水机、沙发等由办公室负责管理，办公室应保