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文件控制程序 目的 对质量/环境/职业健康安全管理体系文件进行控制，确保在文件的使用现场得到和使用有效版本的文件，防止使用失效或作废文件，特制定本程序。 适用范围 适用于本公司与质量/环境/职业健康安全管理体系有关的文件，包括适用的外来文件，电子媒体形式的文件的控制。 职责 总经理负责《质量/环境/职业健康管理手册（含程序）》的批准、发布。 管理者代表负责《质量/环境/职业健康管理手册（含程序）》的审核。 企业管理部是本程序的主管部门，负责《质量/环境/职业健康管理手册（含程序）》的组织编写、发放、修订、回收、销毁、原稿的保存管理工作。 安全监察部负责环境/职业健康安全管理体系的文件管理。 生产技术部负责质量管理体系的文件管理及归档文件的保管与控制。 各部门/车间按其职能和业务范围负责组织作业文件的编写，并负责各自文件的管理。 工作程序 文件的分类：质量/环境/职业健康安全体系文件是管理体系运行的依据，可以起到沟通意图和统一行动的作用。兖矿国泰化工有限公司的三体系文件包括： 第一层次文件：质量/环境/职业健康安全管理手册（包括41个程序文件）。 第二层次文件：作业文件，包括： 形成文件的质量/环境/职业健康安全方针和目标； 公司为确保各过程有效策划、运行和控制所需的作业指导书；各类规程；各类管理制度、规定、办法、通知等；工艺等技术文件；会议纪要；图纸等文件； 特定项目的质量计划； 重要环境因素和重大危险源的管理方案； 为完成活动或达到的结果提供客观证据的文件，即记录，包括标准明确要求的记录和体系有效运行所需形成的记录； 外来文件。如：国家标准、行业标准、地方标准、规范，集团公司或政府部门下发的与质量/环境/职业健康安全有关的文件。 文件的编号 管理手册文件编号：S?YKGT QES??XXXX?X S ―― 手册 YKGT―― 公司代号：兖矿国泰化工有限公司 QES ―― Q（质量）、E（环境）、S（职业健康安全） XXXX―― 年代号：2006、2007…… X ―― 版本序号：A、B…… 程序文件编号：C?YKGT XXX N XXXX X C ―― 程序文件 YKGT―― 公司代号：兖矿国泰化工有限公司 XXX ―― 程序分类：Q（质量）、E（环境）、S（职业健康安全） N ―― 程序序号：01、02…… XXXX―― 年代号：2006、20076…… X ―― 版本序号：A、B…… 作业文件编号：Z YKGT－Y－K－N XXXX Z ―― 指作业文件 YKGT―― 公司代号：兖矿国泰化工有限公司 Y ―― 部门/车间代码（见附件） K ―― 部门/车间可根据需要对所属科室/班组自行确定代码（要保证与其他部门/车间没有重复） N ―― 文件序号：01、02…… XXXX―― 年代号：2006、2007…… 红头文件编号 兖矿国泰化工有限公司文件 兖矿国泰发[2006]1号 其中：2006代表年度，1号代表文号。 以部门为单位下发的文件、通报、调度周报等按照其期号进行编号 如：兖矿国泰人资发[2006]1号 其中：2006代表年度，1号代表文号。 外来文件编号 外来文件可直接引用原文件编号、年号和版本号。 受控标识 受控标识分为“受控”和“非受控”两种方式，以印章形式标识。 受控号 以同一个文件的发放数量进行标识，如：01、02、03……。 所有受控文件均应有明确的标识，如质量/环境/职业健康安全管理体系文件编号、年号、版本号、受控标识、受控号、编制人(部门)、审核人、批准人等。 文件的编写 《质量/环境/职业健康安全管理手册（含程序文件）》由企业管理部组织各程序主管部门编写。 质量/环境/职业健康安全作业文件由各部门/车间按其管理权限和业务范围组织编写。 文件的审批 《质量/环境/职业健康安全管理手册（含程序文件）》由管理者代表审核，总经理批准，填写《文件会签审批表》。 只在本部门/车间内部使用的一般作业文件由各部门/车间负责人负责批准；在本部门/车间内部使用的重要作业文件（如岗位操作法等）由各部门/车间负责人负责初步审核，职能部室负责人审核，公司分管领导批准；涉及多个部门使用或重要的作业文件由部门/车间负责人初步审核，公司分管领导和管理者代表审核、总经理批准。作业文件可直接在原件上签字，进行审核、批准，并保存好原件，作为审批的依据，或填写《文件会签审批表》，作为审批的依据；公司发红头文件的审核、批准可填写《兖矿国泰化工有限公司发文稿纸》，作为审批的依据。 文件的发放 《质量/环境/职业健康安全管理手册（含程序文件）》由企业管理部确定发放范围，填写《文件发放/回收记录》，进行发放和管理。 作业文件的发放由编写部门/车间确定发放范围，填写《文件发放/回收记录》，