WHL公司文件管理规定.docxVIP

1. 的和范围 文件管理规定 为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工 作中的指导作用，依据国家有关规定，结合公司具体情况，特制订本制度。 文件管理内容包括：夕卜单位函、电、来文，公司上报下发及日常生成的各 种文件、文档和资料。 2.规范性引用文件 《文件控制程序》 《档案管理规定》 3?术语和定义 4 ?职责 行政管理中心：公司文件的管理； 相关部门、分店：其它类型的文档、资料的管理。 5.工作程序 5.1文件的管理 5.1.1文件的签收 5.1.1.1针对外来文件,职能部门均由公司前台接待员 登记签收后分别交相关部门拆封。在签收时，前台接待员需 注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因, 对外观破损严重的应拒绝签收;运营门店应由店长指定专人 接收,具体要求与职能部门相同。 5. 1 . 1 . 2接收外来文件,职能部门前台接待员应将有关 信息在收文登记本进行记录,对涉及重大或紧急事件的文件 应立即送达相关负责人（或交行政管理中心转送）；各店收 到政府来函或相关文件需要公司承办的，各店负责人应指定 专人一日内送达公司行政管理中心，紧急文件应立即递送或 电话报告。 5 . 1 . 1 . 3针对公司内部文件,各部门、分店、保障基地 均由第一负责人接收，并担负向所属人员传达文件精神的职 责。 5.1.2文件的编号保管 5.1.2.1行政管理中心负责公司内部文件的编号和存 档工作。 5.1.2.2被定义有密级的文件未经行政管理中心主管 领导批准,不得借阅和带离公司。 5.1.3文件的阅批与分转 5?1?3?1凡未确定接收人的正式收文均由行政管理中心 内务主管根据文件内容和性质分送承办部门阅办，重要文件 应呈总经理亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积 压，应在当天阅签完,紧急文件要即阅即办。 5. 1 . 3 . 2涉及多部门会办的文件,在请示总经理时需确 认主办部门,并按批示意见依次传阅，文件在部门内停留时 间不超过2个工作日。 5.1.4文件的传阅与催办。 5.1.4.1传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得 将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转 借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。 5.1.4.2阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将 文件交回行政管理中心,阅批文件一般不得超过2天,阅后 应签名以示确认。如有总经理〃批示〃，行政管理中心应转 送有关部门和人员按文件所提要求和批示办理有关事宜。 5.1.4.3文件阅完后,应送回行政管理中心,切忌横传。 5.1.4.4行政管理中心对文件负有催办、检查、督促的责 任,承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将 文件压放分散,处理完毕后原件应归档。 5?2发文的管理 5.2.1.发文的规定 5 .2 .1 .1公司行政管理中心拥有上报、下发正式文件的权 力,各部门、分店、中心一律不得自行对外、向下发送正式 文件。 5 .2 .1 .2各部门需要向上反映、汇报重要情况或向下安排 布置重要工作需发正式文件时，应向行政管理中心提出发文 申请,并将文件底稿交行政管理中心审核。 5.2.1.3公司正式行文z须由总经理批准签发。 5.2.2文件发布的范围 5.2.2.1凡是以公司名义发岀的文件、规章制度、通告、 决定、决议、报告、编写的会议纪要，均属发文范围。 5.2.2.2下发文件主要用于： 公布规章制度； 转发依据政府文件精神制订的公司文件； 公布体制、机构变动或人事任免事项； 公布重大生产、经营、管理、生活福利等工作的决 定； 发布有关奖惩决定和通报; 其他有关公司的重大事项; 5.2.2.3公司内上行文、夕卜发文主要用于： 对上级部门呈报计划、请示、报告等; 同相关机构、单位联系有关生产、人事劳资、物资供应、 经营管理等事宜。 5.2.2.4公司日常性工作的协调、请示、汇报等内容, 一般不用文件形式发布。 5?3文件发文步骤与要求 5.3.1文件发文程序规定: 5.3.1.1 5.3.1. 1各部门需要发文，应事先查阅公司现行的有关规 定、制度,避免违规; 5 . 3 ? 1 . 2遵从《文件控制程序》内发文审核和文件颁布的 相关规定执行； 5 .3.1.3拟制文稿应做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、 层次分明、文字简炼、标点符号正确、格式工整,将电子版 发公司行政管理中心备案待查； 5.3.1.4文件撰写的格式要求 (1)文件封面、页眉页脚格式:封面格式依附件2所示、页 眉页脚格式依附件3所示。 (2 )文件标题：文件标题黑体三号字；条及编号用黑体五号 字。 (3 )正文字体：正文采用宋体五号字,段落设定1.5倍行间 距。 (4 )文件内容样式:程序文件、规定、办法等三层文件必须 依照此样式书写相关内容。 文怖