国际商业信函的三种格式及注意事项.docVIP

一、国际商业信函的格式1、Indented Form 缩格式 缩格式特点： 1）页面日期：靠右2）标题：具体收信人和事由居中 3）段首缩格：二个汉字或字母 4）结束敬语和落款靠右2、Blocked Form 齐头式 齐头式特点： 1）除信头外全左对齐3、Modified Blocked Form 改良齐头式 改良齐头式特点：1） 页面案号和日期靠右；2） 落款偏右二、国际商业信函的组成部分 必要部分：1. The letterhead 信头 标准：包括：发信函方的公司全称、公司地址、公司电话、公司传真、公司E-mail中式：名称在上，地址在下，地址先大后小。英式：名称在上，地址在下，地址先小后大。包括， 示范： Air Environmental MechanicalEquipment Limited 2076 West Main StreetDevon, EX14 0RAU.K.  2. The date line 日期 标准：信头之下，多右齐 美式：在信头和收信人名称地址之间英式：通常在收信人名称地址之下 均可以齐头，也可以靠右 包括： 美式：月-日-年英式：日-月-年3. The inside name and address 收信人名称地址 标准：日期之下 包括：收信人名称和地址4. The salutation 称呼 标准：收信人地址之下 包括：职称 对男士（正规）：Dear Sir, 或Dear Sirs,或Gentlemen:对女士（正规）：Dear Madam, 或Dear Mesdames,对关系密切的商业伙伴：Dear Jack,5. The body of the letter 信文 标准：标题之下（事由） 包括：正文6. The complimentary close 结尾敬语 标准：正文下，多靠右 包括：商务用祝福语汇如“顺祝商祺”和信件中的“此致敬礼” 英式示范： 1.Yours faithfully,2.Yours truly,3.Faithfully yours,4.Truly yours,7. The signature 落款 标准： 敬语之下 包括： 英式发信人手写签名、 打印签名 发信人职称发信人所在公司 附加部分：8. The attention line 具体收信人 标准： 1. 收信人名称地址之下 2. 齐头式靠左，缩格式居中 3. 要加下划线9. The subject line 事由 标准： 1.称呼和正文之间 2.齐头式靠左，缩格式居中 3.要加下划线 包括：主标和副标 10. The reference notation 案号 标准：落款之下，齐左11. The enclosure 附件 标准：案号之下，齐左12. The carbon copy notation 抄送 标准：抄送之下，齐左13. The postscript 附言 标准：抄送之下，齐左 备注： 1、信头、收信人名称、地址英式：名称在上，地址在下，地址先小后大。包括，公司名称、门牌号、街道名、城市名、邮编、国家名。 示范： Air Environmental MechanicalEquipment Limited 2076 West Main StreetDevon, EX14 0RAU.K.  中式：名称在上，地址在下，地址先大后小。 商业英语书信的格式 （一）缩行式 　　缩行式信函的特点： 　　1） 头和封内地址每逢换行时，下一行要比上一行往右缩进2——3个字母的位置； 　　2）? 期放在信纸的右上端，签名放在中间偏右下方； 　　3）? 每一段的第一行都从左边空白边缘往右缩进3——5个字母的位置； 　　4）? 段落之间要空1——2行。 　　信1 　　Messrs. William Sons 　　58 Lancastor House 　　Manchester, England 　　March 20, 1999 　　Our ref. No. 　　Your ref. No. 　　The National Transport Co. 　　120 Broadway Street 　　Rangoon, Burma Dear Sirs, 　　R