最新文件管理控制程序配流程图.docVIP

1.0目的 为确保公司所属部门使用的文件能迅速且正确的流通，且各相关部门能适时获得适当且有效的文件版本。 2．0范围 本程序适用于与本公司内部质量管理有关的各类文件资料（包括采用任何形式或类型的媒体的质量手册、程序文件、作业指导书、表单及外来文件资料等）的管理 3. 0职责 3.1管理者代表 3.2各部门负责人 序号 文件类别/文件名称 文件编号 制订者 审 核 审批 获得途径 1 一阶文件 质量手册(QM) 见5.1 管理代表 总经理 人事行政部 2 二阶文件 程序文件(QP) 各部门 管理代表 总经办 人事行政部 3 三阶文件 制度、流程(WI)、作业指导书(SOP)等 各部门 管理代表 总经办 人事行政部 4 岗位职责 人事行政部 管理代表 总经办 人事行政部 5 四阶文件 质量记录表单 各部门 部门主管 部门主管 人事行政部 4.0内容 4.1受控文件：指授权、更改及发放都受控制的文件，包括以下几大类： 4.1.1体系文件：包括各质量手册、程序文件、作业指导书（检验标准—）、表单等； 4.1.2外来标准类文件：包括国家、行业标准、法律、法规等标准类资料； 4.1.3外来技术文件：包括客户技术文件、客户样板、供方规格书类资料。 4.2受控文件：文件分发后有任何修订或文件取消，人事行政部将跟进该文件。受控文件盖有红色“受控文件”印章； 4.3非受控（参考）文件：作为参考目的而使用的文件；文件经分发后，有任何修订版本或文件取消，人事行政部将不跟进该文件，非受控文件盖有红色“参考文件”印章； 4.4受控文件原稿：授权者亲笔签名文件； 4.5作废文件：凡文件有新版发行时，人事行政部把旧版文件统一收回，人事行政人员在文件上加盖红色作废章； 5.0文件编码 5.1 编码规则 质量手册（一级文件）的编号： QM—XX 流水号（01、02…） 质量管理手册 管理程序文件（二级文件）的编号: QP-XX 流水号(01、02…) 质量管理体系程序文件 作业指导性/标准规范性/工艺流程性（三级文件）文件的编号: WI–ZZ-XXX 流水号(001、002…) 部门代码 文件代码（WI制度、流程/SOP作业指导书） 表格及记录（四级文件）的编号: FM XX–YYY-(A/0) 版本/版次(初版为A/0，改版为A/1，以此类推) 表格流水号(001、002…) 部门代码 文件类别代号（FM）） 部门代码： 部门名称 管理者代表 网络部 生产部 PMC/仓储 人事行政部 外贸部 研发部 采购部 部门代码 MR ND PD MD HR SD TD ID 5.2 文件版次（即版本和修改次数）的修订： 5.2.1 版次以「A/0」表示，A/（1---99）代表版本，n（0---5）代表修改次数； 5.2.2 第一次正式发行的版次为0版，以后文件有修订时，修改次数每次递增1， 如A/1、A/2以此类推； 5.2.3 当文件修订5次后，则应修订版本（每次递增1），即A/5版次文件经修订后，其版次变更为B/0……以此类推，具体参照《文件编码表》 ； 5.2.4 四阶文件质量记录不作编码管制。 5.3受控文件的制订、修订、废止 5.3.1 制订：各部门视业务及组织任务需要拟定所需的文件后，交由部门主管审查总经办核准颁布施行； 5.3.2 修订：文件若不符合现状，需修订、增订的要由申请单位填写《文件申请单》说明修订原因，修改完成的审查、总经办核准、颁布发行程序内容; 5.3.3 废止： 5.3.3.1文件废止的申请、审查、核准、颁布程序同文件修订程序； 5.3.3.2废止后原文件编号列管，避免重复使用； 5.3.3.3废止文件原件保存期限为一年。 5.4受控文件的分发 5.4.1 文件由人事行政部负责编号，交相关单位审查核准； 5.4.2 各部门应指定专人与人事行政部沟通； 5.4.3 人事行政部按管理者代表指定范围复制适当份数，加盖红色“受控文件”章后发行，并请收文单位在《文件分发及回收记录表》上签收； 5.4.4 受控文件须登录于《文件汇总表》。 5.5受控文件的收回 5.5.1 修订及废止时，人事行政部在回收旧版文件时，应注意数量及内容完整性，并记录于《文件分发及回收记录表》上； 5.5.2 文件