标准化管理视角下的文件管理创新.docVIP

PAGE PAGE 1 标准化管理视角下的文件管理创新 　　标准化管理创新是企业管理创新的一个重要组成内容。本文主要从工业企业通过构建科学的文件化管理体系，形成以企业标准体系为基础，导入PDCA的文件管理模式，对各类体系文件进行系统整合，建立“企业一体化文件分类体系”进行探讨，为企业创建一个系统、科学、高效化的文件管理平台，并在提升企业的文件管理水平方面提供借鉴。 　　创新是每个企业生存与发展的不竭源泉和动力。企业的创新应从企业增强市场竞争力的需求出发，构建和运用新的管理方法、新的管理手段和新的管理模式或要素组合引入企业管理系统以更有效地实现组织目标，促进企业的发展，这就是管理创新。在企业发展壮大的过程，随着业务的增长和管理水平的不断上升，会产生大量的技术标准、管理标准和工作标准等文件，企业就可以在构建标准化管理体系的基础上，对这些文件进行科学的管理，同时注入新的管理创新理念来提升管理效率。例如：企业可以对各类体系文件进行系统的整合，然后导入PDCA这样一种科学的文件管理模式，形成独具特色的一体化文件分类体系，从而提高文件管理的有效性和效率，有效地推进企业的文件管理创新上水平。 　　一、企业标准化管理活动的开展 　　第一，标准化。企业标准化就是为在生产、经营、管理范围内获得最佳秩序，对实际的或潜在问题制定共同的重复使用的规则的活动。工业企业在建立与健全标准化工作机制的同时，应紧密结合生产和实际工作，以高标准、严要求、重落实的工作标准来确保企业标准化工作的质量和水平，并且不断地完善标准体系。同时依托管理创新，把企业先进的管理标准和技术标准与国家或行业标准相结合，瞄准国际先进水平，不断地完善与创新标准的内容，真正做到以文件管理创新为手段为企业管理服务的理念贯穿到各项工作的始终。 　　第二，企业标准体系建立的重要性。现代企业科学管理的基本功能之一就是管理体系标准化。但是，很多企业在文件化的过程中由于没有建立标准体系，且缺乏对文件的有效控制，影响了企业的管理效率。有的企业只重视产品标准的制定和贯彻，忽视与产品标准相配套的其他技术标准、管理标准和工作标准；有些企业标准化竞争的意识不强，没有把标准化作为适应经济发展的战略途径；有的企业在制定标准的时候并没有把产品的质量、安全、生产率、节能降耗、成本控制等确定过程的关键绩效指标的内容进行标准化；有的企业管理机制落后，企业标准化科研成果少或缺乏将自主知识产权固化在标准中加以保护，标准体系不完善；有的企业管理层对文件管理的重要性认识不足，虽然付出很多时间和精力组织分类，结果却也不尽人意等等。这些都是工业企业标准化管理暴露出的差距和不足。因此，对企业而言，建立健全的管理标准体系，只有夯实“企业标准体系”这块地基，才能有效地促进企业形成一套系统、协调、完善的管理体系和运行机制。 　　做好企业标准化工作，对开发新产品、改善经营管理、调整产品结构等方面能够发挥重要作用，特别使得产品生产加工步入标准化管理轨道，加强企业标准化管理，也是促进公司提升产品质量和档次，提高市场竞争力的有力手段。第一，企业为实现战略目标，将其生产服务、经营、管理全过程需要实施的标准，运用系统管理的原理和方法将相互关联、相互作用的标准化要素加以识别、制定标准、建立标准体系后进行系统管理，有利于发挥标准化的系统效应，有助于企业提高管理效率和有效性。第二，企业对体系文件进行系统整合管理，使文件管理变得井然有序，为建立完善的管理体系和运行机制也奠定了良好的基础。第三，通过标准体系的建立、实施与改进，企业能够提升各项管理工作的协同水平，为建立起良好的企业秩序，同时也为企业追求“卓越绩效”打下坚实的基础。 　　二、标准体系表——板块模式 　　第一，企业标准体系表模式。企业标准体系表主要适用于公司建立、健全、完善标准体系，为企业和员工了解企业标准化的整体蓝图提供了依据。作为促进企业标准的组成实现科学、合理、有序的重要手段，也是促进企业产品开发创新、加快技术改造和提高经济效益以及实现企业科学管理的标准化指导文件。主要有以下三种模式： 　　简易模式：主要按技术标准体系、管理标准体系和工作标准体系直接展开，这种模式主要适用于标准数量较少，标准的层次结构关系较为简单的中小型企业。 　　集成模式：主要分为三层，第一层是基础标准，第二层为企业技术标准体系和管理标准体系，第三层是企业工作标准体系。此模式适用于大多数工业企业，对于服务性企业、其他非盈利的组织机构，特别是跨国、跨省公司，采用此模式进行管理更加适合。 　　板块模式：主要采用功能归口型结构和层次结构相结合的表达形式，由企业基础管理板块、资源管理板块、产品实现或服务提供板块、检查改进板块组成，形成四大类功能分别归口的结构。此模式特别适用于实施过“质量管理体系”的企业或组织，涵盖了基础的技术、管