Word模板使用全解析.docxVIP

Word模板使用全解析 大部分Word用户都有使用模板的经历，不管你是否意识到，模板确实是提高工作效率的另一重要途径。那些希望使自己制作的各种企业文档统一规范的朋友，通过样式和模板的组合使用，可以得到完整的解决方案。 　　本文将在前面介绍过的 Word样式的基础上，进一步学习获得和实施文档统一规范解决方案所需的各种基本能力，并且学习使用模板提高实际工作效率所需的必备基本技能。　　对于那些需要常常处理具有规律和重复性的文档(例如会议通知、企业公文、客户信函、 传真等)的朋友来说，模板将是你梦寐以求的工具。? 一、应用性任务?　　(一)如何利用现有模板提高工作效率？　　(二)如何让企业的文档统一和规范？ 二、基本应用能力训练?　　 (一)理解模板的概念　　 (二)认识模板和样式的关系　　 (三)使用现有的模板创建文档　　　　实例操练：使用Word提供的“简历向导”模板制作一份具备专业外观的个人简历。　　 (四)创建适合自己的模板　　　　 1. 使用“修改法”创建自己的模板?　　　　修改Word提供的“典雅型报告”模板来创建一个符合自己企业需要的“业绩报告”模板。?　　　　 2. 使用“原型法”创建自己的模板　　　　实例操练：根据一份已经制作完成的“客户信函”文档原始案例文件，创建一个“客户信函”模板，方便日后创建同类型的文档时使用。?　　　　 3. 使用“汇编法”创建自己的模板　　　　把其它模板或文档中样式引用到自己的模板中来，创建自己的模板。 　　　 (五)使用自己的模板创建新文档　　　　实例操练：用前面创建的“业绩报告”模板或者“客户信函”模板创建一个新文档，体会多次创建文档时使用模板的高效。?　　 (六) 使用其它模板改变现有文档风格　　　　文档制作完成后，可以通过“格式”菜单下的“主题”命令，使用“样式库”选择其它模板，一次性替换当前文档的样式组合，让文档以更改后模板中的样式风格显示。　 三、总结 　　对于任务一，我们利用“简历向导”学习了使用现有模板的基本方法，接下来只要多多有意识地使用现成的模板，体会不同模板针对适合处理的文档类型提供的样式组在文档修饰中的特性。如果它们都符合要求，“按部就班”使用即可；如果有些需要修改，则根据前面的“修改法”进行更改，从而得到自己的模板，以后重复处理同类型文档的效率就大大提高了。 　　对于任务二，首先是要为企业的各种文档制作相应标准规范的原型文档，经过使用试验通过之后再以它们为标准制作模板，并把每个模板的样式组都用容易理解的名称命名，方便相关各部门使用，有效保证文档外观的统一和规范。 ?一、 应用性任务 　　通常，学习的动力来源于实际中的问题和任务的激发。在开始具体内容之前，我们也提出两个实际的问题和任务，学习完成之后，检查一下自己是否获得解决问题和完成任务的能力。 　　(一) 如何利用现有模板提高工作效率？?　　我们知道，Word提供了各式各样的模板，当我们在制作专业的文档之前，看看有没有现成的模板可用，如果答案是肯定的，那么就发挥“拿来主义”的精神吧，利用现成的模板不管是效率还是质量都是非常可观的。 　　(二) 如何让企业的文档统一和规范？?　　这个任务在样式部分的课程中就曾经提过，这里我们希望学习模板的各种技能后，结合样式的运用，就能获得完整的解决方案，这个任务更加具体的说法就是，如何创建适合自己企业需要的模板。 二、基本应用能力训练?　　(一) 理解模板的概念?　　为了我们能更好的使用模板，一开始先来讨论一下模板的概念。前面所提到的“模板”，实际上是“模板文件”的简称，也就是说“模板”是一种特殊的文件，在其他文件创建时使用它。也许初学Word的朋友会问，难道我在Word中单击“新建空白文档”，创建一个空白的文档，也使用模板了吗？是的，这时候Word使用了Normal模板来创建了一个新文档。 　　当然，如果你通过单击“本机上的模板”或“网站上的模板”，在弹出的对话框中，选择其他特殊的模板来创建文档时，在文档创建时使用了模板是容易理解的。 　　实际上，每个模板都提供了一个样式集合，供我们格式化文档使用。除了样式之外，模板还包含其它元素，比如宏、自动图文集、自定义的工具栏等。因此我们可以把模板形象地理解成一个容器，它包含上面提到的各种元素。不同功能的模板包含的元素当然也不尽相同，而一个模板中的这些元素，在我们处理同一类型的文档时是可以重复使用的，由此可以初步体会一下模板在避免重复劳动方面的重要意义。 　　(二) 认识模板和样式的关系 　　从上面已经知道，样式是被包含在模板中的重要元素之一，而且笔者一直认为它是最重要的元素。经过课程一的学习，我们已经开始感受到样式在快