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PAGE PAGE 1 高校档案管理信息化建设浅议 　　[摘要]本文通过分析高校档案信息化建设的重要性与内涵，指出高校应从自身实际出发，根据学校信息化建设及档案资源实际利用情况开展相关工作。 　　[关键词]高校档案；档案信息化；档案信息资源建设；档案管理应用系统 　　根据教育部、国家档案局《27号令》精神，及重庆市教委对校园信息化、数字化建设的深入推进，高校档案管理信息化建设得到各高校的高度重视。 　　一、高校档案信息化建设的必要性及意义 　　高校档案信息化工作对推动学校的发展建设具有十分重要的作用，是提高办学质量的基础工作之一，也是衡量一所学校信息化水平、管理水平的重要标志之一。高校档案信息化建设的意义在于： 　　（一）实现资源共享的重要平台。高校集中了大量学术前沿信息，是知识积累、更新基地。如何共享这些学术、科研成果信息，使之转化为生产力，更好地服务于社会，是高校义不容辞的社会责任。高校档案管理机构作为这些资源的保存、管理者，必须加强档案资源的信息化、网络化建设，使其成为各类资源信息输出和社会采集信息的重要媒介和平台，充分发挥高校的科研先导作用。 　　（二）提高档案管理工作效率的有效途径。高校档案实行信息化系统管理可使档案利用不再受时间和空间限制。凡经过档案管理系统授权的合法用户可随时检索、查阅利用，有效提高了档案管理工作效率；尤其是两地办学的高校，这种全天候、全方位的服务模式和利用率是传统型档案管理所不能及的。 　　（三）强化利用、保护档案原件的可靠手段。传统的档案查阅方式，需要通过纸质档案目录找出所需档案的档号，再根据档号查找、复印后放归原位，既浪费时间、容易出错，又不利于档案的保管。档案管理信息化后，可以通过计算机即时查询、检索出所需档案信息并打印，最大限度保护了原始档案的使用寿命。 　　（四）改变传统档案管理模式的有力工具。高校档案信息化管理系统配合OA办公系统的使用，彻底改变了档案人工收集的传统模式，由管理系统自动监控，提前介入电子文件和学校管理工作中形成的各类文件，使档案管理人员从“打字员和保管员”解脱出来，更好地从事档案的编研和利用工作。 　　（五）降低办学成本，节约资源的必然要求。传统高校档案管理模式是收集大量纸质文件，再由管理人员进行分类、整理、保管、利用，耗费人力、财力。实现档案信息化与办公自动化对接之后，绝大部份环节由计算机代替人工操作，节省了学校经费开支，符合建设节约型社会的时代主题。 　　二、高校档案信息化建设的内涵 　　档案信息化就是做到档案信息“三化”：即数字化，接收、传递、存储和利用一体化，网络化。高校档案信息化建设就是围绕“三化”的建设来实现，主要包括基础设施建设、档案信息资源建设、标准规范化建设、应用系统建设和队伍建设等五个方面。 　　（一）基础设施建设。是档案信息资源建设及档案管理应用系统建设的基础和前提，决定了档案信息化能否实现及整体程度。如期刊文章分类查询，图书馆基础设施建设包含整个硬件平台及网络建设，主要由计算机、服务器、交换机、路由器、存储器，以及数据库管理系统、信息安全系统、操作系统、管理系统等组成，另外还有数字化所必需的扫描仪、相机、条码机、复印机、打印机等。其核心是计算机网络，只有先进的网络系统，才能保证档案信息化的先进性，才能发挥档案信息化的整体效益。 　　（二）档案信息资源建设。“巧妇难为无米之炊”，没有大量、翔实可提供利用的档案信息资源为基础，档案信息化的建设及利用就无从谈起。档案信息资源建设就是档案信息的数字化，即将现有馆藏档案进行数字化处理和收集、接收各类电子文件，经整理集成到统一的档案信息系统数据库中。 　　（三）标准化、规范化建设。档案信息数字化建设要坚持规范性原则，统一标准，统一规范，使电子文件的归档，馆藏档案的数字化，数字化档案的采集、保管、存储、利用等工作都严格按照国家颁布的《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》、《电子文件归档与管理规范》、《纸质档案数字化技术规范》、《公务电子邮件归档与管理规则》、《电子公文归档管理暂行办法》、《磁性载体档案管理与保护规范》等规范性文件执行。 　　（四）应用系统建设。学校购买技术先进、性能稳定、安全的适用于档案信息管理网络软件，是档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障，是保证学校档案资源信息化正常运转的重要支撑。档案信息管理网络软件应遵循国家档案标准，采用B/S结构，具备完善的电子文件管理功能、电子文件管理功能及授权功能、强大的目录打印功能、强大的远程数据备份恢复功能等，可以灵活管理各门类档案；还应根据用户要求，对各模块作必要的改进、扩展，预留与OA办公自动化系统对接接口，增强软件的易维护性、可靠性、安全性和兼容性。 　　（五）队伍建设。专业人才是高校档案信息化建设的重要保障，没有技术人才，