20101210办公室管理期末复习指导word 文档.docVIP

办公室管理期末复习 第一部分 课程基本情况 　　课程性质：《办公室管理》是为“现代文员”、“行政管理”专业专科类学生开设的一门必修课。该课程突出实践操作与基本工作程序的讲解与介绍，很少理论的阐释与赘述，是文员工作实务操作的应用手册，也是检验文员工作规程的技术规范。 　　文字教材：本门课程的文字教材是上海复旦大学出版社出版发行的由陆瑜芳主编的《办公室实务》。 　　考核依据：本课程的考核依据是教学大纲和考核说明以及文字教材。 　　考核要求：本课程主要考核学生对办公室实务操作方面的基本知识、基本技能和与之相关的交际能力、文字能力等。通过具体业务工作的开展与实践，考查学生对办公室一般业务工作方法的掌握情况。考核分为三个层次，即一般了解、基本掌握、重点掌握。一般了解，主要指对教材中介绍的一般性知识、方法等有一个大概的了解，知道有一个说法就可以。基本掌握是指对所要求的内容要能够做到运用较为灵活，对涉及到的相关理论和方法能够既知其然，又要知其所以然。重点掌握是指对所要求的内容在基本掌握的基础上做到对知识的融会贯通，对方法的把握能够熟练运用，谙熟于胸。 　　考核形式：本课程采用形成性考核与期末考试相结合的方式进行考核，形成性考核与期末考试两者的比例分别为20%和80%。形成性考核以作业册形式由中央电大统一布置，测试共安排4次，每次均按百分制评阅，四次成绩平均分的20%记入总成绩。期末考试亦按百分制评阅，其成绩的80%记入总成绩。 试题类型及其结构：期末考试的题型为：单项选择题、判断题、简答题、设计题、案例分析题等。各题型所占分数比例分别为：10%、10%、20%、30%、30%。 例： 单项选择题 文员在进行办公室布置时，以下哪些行为是不适宜的 （ ） A.准备一些敞开的文件夹，贴上相应的标识条 B.办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要经常清理 C.较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方 D.下班前要整理好自己的办公桌，把文件、资料收藏好以免丢失和泄密 判断题 办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。（ ） 简答题 提高会议效率可以有哪些做法？ 设计题 对方若想与本单位领导商谈事宜，作为文员应如何设计这个约会。 首先，写信定约，等对方收到信后，电话确认； 其次，正确告知相关联系方式等，并作相应准备，日期的确定应有弹性。（4分） 第三，决定时间时应注意避开不宜安排约会的时间，地点、会场选择也应注意方便及相应的礼仪规格，必要时应准备相关资料。 案例分析题 　　其他说明：本课程考试时间为90分钟。 　　期末复习与考试应注意的问题： 　　1、同学们在期末复习阶段需要通读教材，熟悉教材的篇章结构。 　　2、考试时试卷书写要工整，一定要注意认真审题，每个问题均要回答。 　　3、本课程试题题量较大，一定要注意把握时间，做题顺序应该先易后难。 　　4、考试答题时要思路清晰，陈述问题要有条有理，分析充分，要点全面。 第二部分　课程重点问题线索 　　本课程教学内容分为十五章，包括办公室实务概述、文员实务、电话电子通讯、邮件收发、接待实务、信访实务、会议及会谈实务、日程安排、差旅事宜、照料上司身边琐事、交际与礼仪、办公室用语、印信值班工作、文书与档案实务、电子文档实务等。 第一章　办公室实务概述 　　一、办公室的含义。事务管理特征：服务性、分散性、专业性、主动性、繁杂性。 　　二、我国文秘工作、国际文秘人员工作、我国外资企业与合资企业办公室实务内容。 三、办公室环境布置 1.目的（6—7页）：（1）创造舒适而又工作效率高的环境；（2）塑造组织形象；（3）建立挡驾制度；（4）有利于保密工作。 2.办公室整理(11—13页) 四、办公器械使用：传真机使用要点（P16）等。 　　五、办公室零用现金管理。(P25--26) 第二章　文员实务 　　一、文员的工作顺序： 　　计划的步骤、实施的步骤、检查的步骤 　　二、“优先顺序”处理工作： 　　第一阶段，先将自己想做的工作以重要程度为标准分类；第二阶段，其次以紧急程度和重要程度为标准分类；第三阶段：同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率，对于现在该做的重要且紧急的事情决定优先顺序。 　　三、文员管理时间的方法 　　四、文员的工作方法： 　　1．请示方法与报告方法(P35--36) 　　请示内容：必须是自己难以处理或无权处理的事，请求上司给予指示或授权办理。 请示形式：可以是口头形式，也可能是书面形式。重大、政策方面、需授权批准的事，作书面请示，上司作书面批复，以示慎重，也可备日后查证。一般的事，事务性工作，只需解决一些疑难的事，可用口头请示，上司只作口头答复或指示。紧急的事，文员可先作口头请示，及时办理，事后再补写书面请示，留档备查。 请示要注意的