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三一帕尔菲格特种车辆装备 有限公司管理制度 机要档案管理制度 ZD/YY 001-2017 版本 V1 实施日期 2017 年 3 月 1 日 第 1 页 共 16 页 编制人 唐亚云 更 改 记 录 修订版 处 数 更 改 依 据 更 改 人 更 改 日 期 审核人 王志勇 批准人 王新友 1．目的 规范公司机要档案的管理，规避公司经营风险，为公司经营服务。 2．范围 本制度适用于三一帕尔菲格特种车辆装备有限公司。 3．定义 机要档案指公司在经营过程中直接形成的有重要保存和利用价值的各种历史记录。 机要档案是指公司土地档案、房产档案、投资项目档案、基建档案、商务合同、产品销售合同、人事 档案、专利档案、印章档案、公司荣誉、史料、资质等。 4．职责 4.1 总经办是公司机要档案归口管理部门， 直接负责公司一类档案， 并对各部门的档案管理工作进行监 督、检查、指导； 4.2 总经办的行政部负责公司一类档案的日常管理（收发、借阅、保存等） ，并对档案资料的完整性负 责； 4.3 总经办的风控部负责一类档案中合同类的审核； 4.4 各二级部门，负责本部门档案室的管理。 5．流程图 本文件电子文件为受控文件，经打印即为非受控文件 三一帕尔菲格特种车辆装备 有限公司管理制度 机要档案管理制度 ZD/YY 001-2017 版本 V1 实施日期 2017 年 3 月 1 日 第 2 页 共 16 页 机要档案管理流程 输入 各档案移交部门 董办机要档案室 档案利用需求部门 输出 开始 档 案 整 合同、档案目 录 1. 整理建档 （部门档案责任 理 人） 移 交 2.档案移交 （档案责任人） 归 档材料移交清 单 归 档材料移交清 3. 验收确认 单 （机要档案管理员） 档 4. 档案分类 案 收 （机要档案管理员） 集 整 理 5. 排列编号 （机要档案管理员） 机要档案登 记 表 6. 编目入库 （含电 子档） （机要档案管理员） 9. 利用服务 机要档案利用登 7. 需求申请 （机要档案管理员） 记 表 （利用需求者） 档 10. 归还登记 （机要档案管理员） 8. 需求审批 （部门负责人） 机要档案利用登 记 表 案 日 11. 保管、盘点 盘点 记录 表 常 管 （机要档案管理员） 理 12. 鉴定 （相关部门负责人、 机要档案管理员） 13. 销毁 （机要档案管理员、 销毁 清 单 护卫队员） 结束 本文件电子文件为受控文件，经打印即为非受控文件 三一帕尔菲格特种车辆装备 有限公司管理制度 机要档案管理制度 ZD/YY 001-2017 版本 V1 实施日期 2017 年 3 月 1 日 第 3 页 共 16 页 6．流程说明 步骤 工作事项 责任岗位 事项说明 应用表单 1 整理建档 各部门档 案责任人 1. 各部门档案责任人按照附录 1 的收集范围、整理要求对所在 部门的应归档档案整理建档。 合同档案目 录 2 档案移交 各部门档 案责任人 1. 按照附录 1 的归档时限要求移交档案。 2. 档案移交时须提供一式两份“归档材料移交清单” 。 3. 档案移交部门对档案的完整性及规范性负责。 归档材料移 交清单 1. 逐件、逐项对照移交清单，核实档案实物的准确性，整理的 3 验收确认 机要档案 管理员 规范性。 2. 核实无误后在归档材料移交清单上签字确认。 归档材料移 交清单 3. 对于不完整或整理不规范项不予接收。 4 档案分类 机要档案 管理员 1. 按 “ 机构（问题）—年度 ” 对接收的文件进行分类整理。 2. 分类方案及类别种类遵照附录 2 执行。 5 排列编号 机要档案 管理员 1. 根据分类方案 , 按照移交清单的顺序 , 对接收的档案逐件编 号，在文件首页上端的空白位置加盖档号章（模板见附录 3）， 并填写“年度、机构、件号”内容项。 1. 完善档案管理系统中件号、档号、归档日期、移交部门、移 6 编目入库 机要档案 管理员 交人、整编人、分类名称、密级、保管期限等信息项。 2. 打印盒（卷）内目录，并置于盒内首页。 3. 填写档案盒封面（案卷脊背）信息。 1. 按照附录 5 机要档案利用审批权限表办理书面审批手续。 7 提交需求 需求部门 申请人 2. 档案的借用时间每次不得超过 30 天。 3. 档案原件移交外部单位，必须由申请部门分管副总裁以上领 导审批，档案室做好原件备份。 机要档案利 用审批表 4. 合同档案利用需申请部门与合同移交部门会审签字审批。 8 需求审批 需求部门 负责人 1. 需求部门负责人在审批表上签字审批。 2. 审批者对档案需求的合理性负责。 机要档案利 用审批表 机要档案利 9 利用服务 机要档案 管理员 1. 提供利用服务， 按序填写 “机要档案利用审批表” 利用序号。 2.