对成教学籍管理的现状分析与对策研究.doc

对成教学籍管理的现状分析与对策研究 范小南 (怀化学院成教处, 湖南怀化418008) 摘　要:针对现行成教学籍管理方式存在不足的现状,结合函授学员学籍管理特点,应重新修订函授学员学籍管理规定,将计算机应用引入管理工作中,严格把好考试成绩关,健全学生学籍档案,使学籍管理工作更趋科学化、现代化。 关键词:成教学籍管理; 　计算机应用; 　档案; 　现代化 中图分类号:G6421471 　文献标识码:A 　章编号:1671 - 9743(2003) 03 - 0084 - 02 收稿日期:2002 - 12 - 21 作者简介:范小南(1965 - ) ,女,湖南隆回人,怀化学院成教部助理馆员,从事成教学籍管理方面的研究。 　　学籍管理是学校管理的基本内容之一,是一项复杂细致的工作,直接关系到学校教学工作的稳定与质量的高低。成人教育学籍管理是建立与维护正常的教学秩序和树立良好的重要条件,是促进教学质量提高的重要保证。在以往的函授学员学籍管理中,采用人工统计检索各种教学信息,这些日常的业务工作使管理人员付出了较多的劳动而且效率低、工作头绪多。随着社会对人才的需求激增,成招生源的不断扩大,使学籍管理工作的任务越来越重,传统的操作管理办法不能适应成教发展的需要。本文通过对现行学籍管理方式存在不足的现状分析,旨在减轻管理人员工作负担、提高工作效率,提高学籍管理水平,为主管部门提供参考[1 ] 。 1、现行成教学籍管理存在的不足 我院现有在籍函授、夜大、脱产学员7 O56 人,其中本科404 人,专科6 652 人,共跨6 个地区、16 个县市,设有23 个专业,由于我们的学员来自社会的各个阶层,给管理工作带来很大难度。笔者通过多年的学籍管理工作实践,认为现行管理方式还存在许多问题: (1) 学籍管理参照普通学籍管理,统得过死,不利于成人学习。如“入学与注册”中对于新生的注册要求太严,凡不在规定时间内报到交费,一律不注册,结果一些有特殊情况(如在异地工作) 很难在规定时间内报到的,将注销入学。 (2) 传统的手工操作管理没有完全取消,远不能适应社会对成教发展的需要。作为学籍管理的常规工作,如新生注册表,年级学生名册,面授注册登记表,平时成绩登记表,考试成绩登记表,毕业生登记表,毕业生名册,学生奖励与处分登记表,学期成绩登记表,函授、脱产班、教师学员汇总表等,有一部分采用计算机管理,但还有一部分仍然是手工操作,这远远不适应社会发展对成教的需要,工作效率低。 (3) 随着函授、夜大、脱产学员情况多变,出现了许多新问题,原有的学籍规定无法保障函授、夜大学员学习的顺利进行。随着社会对人才的多重需要,能否允许同时加修第二学历? 工学矛盾的日益突出,许多学员无法参加面授,平时成绩如何评定? 很是值得我们深思。 (4) 学籍管理工作是一项很严肃的工作,贯穿于函授教育的全过程。学籍管理人员对每一位学员从入学、每学期课程成绩以及升、留级、休学、复学、转学、退学、考勤、奖惩等情况进行全部记载整理,才形成学员的“身份证明”,其工作量和责任心是可想而知的。由于人的能力和精力是有限的,管理人员与学员的比例不宜过大,参照国家教委对普教管理人员的配备比例,学籍管理人员的比例应在1∶75O 左右,而我院的学籍管理人员只1 人,学员7000 人以上,比例远远过大。尽管随着办公自动化程度的不断提高,工作效率也大幅度提高,但机器工作不能代替人,大量的工作还是要靠人来完成,比例过大,不可避免地会出现管理上的失误与失控,给学员和学院带来无法估量的影响。 2、加强成教学籍管理的新思考 (1) 结合函授学员特点,重新修订函授学员学籍管理规定,要充分考虑到函授对象在职、分散、业务忙、工学矛盾大、流动性大等特点,学籍管理规定要相对灵活些。但必须以明确培养目标、保证培养质量为前提,对于出现的新情况,尽量在规章中做出合理的规定和要求,条文要完整严格详细全面。这样学员便能理解并遵守学校的各项规章制度,顺利完成全部学 业。 (2) 将计算机应用引入学籍管理工作,逐步实现办公自动化。计算机在函授学籍管理中工作,具有统计报表功能较强、,修改数据方便、资源共享、查询速度快、系统操作简单可靠等优势。在学籍管理中,随着入学的注册开始,经过历学籍档案形成、学习成绩管理、毕业资格审定等一系列程序学生方可毕业。在以往的手工操作中,我们要将这些相同数据一遍又一 遍地填入不同的表格,既繁琐又容易出错,还需翻阅大量的文件档案,使工作效率大大降低。运用计算机管理后,只要将注册学生的各项基本情况输入机内,有关的数据会自动填充到机内预先设计的表格内,可生成上报盘或打印输出,提高办事效率,收到事半功倍的效果。又如对个别函授学员因特殊情况需留级、转学(转专业) 、休复学、退学等,其学籍档案需作相应 的调整,如用手工操作,带来极