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西软酒店管理系统电话计费系统使用手册5.0 本文由酒店it论坛 发布，转载请保留此声明,否则追究责任 TOC \o 1-3 \h \z （CH3）电话计费系统使用说明 1 第一节 话单查询 1 一、查询话单 1 （一）、综合查询甲 2 （二）、综合查询乙 2 （三）、高级查询 3 二、实时话单显示 4 第二节 话费入帐 4 一、自动入帐 4 二、手工入帐 4 第三节 内部电话管理 5 一、内部电话的分类设置 5 二、内部电话分机的设置 6 第四节 其他常用功能 7 一、直拨区号与地点的查询 7 二、查询客人信息 8 （CH3）电话计费系统使用说明 第一节 话单查询 一、查询话单 目前主要有三种查询方式综合查询—甲、综合查询—乙、高级查询。 （一）、综合查询甲 单击主菜单‘话单查询’→单击子菜单‘综合查询甲’，显示如图（1-1）所示的‘电话查询组合’。 图1-1 电话组合查询 根据查询条件的提示，操作员可以输入相应的内容。图例中为查2116分机在2002/09/27晚上20：00：00到22：00：00这两个小时内的电话使用情况。在‘电话查询组合’界面的底部显示了查询结果可以有二种显示风格，‘电话明细（D）’或者‘电话汇总（S）’方式。操作员可以结合实际需要加以选择。 （二）、综合查询乙 单击主菜单‘话单查询’→单击子菜单‘综合查询乙’，显示如图（1-2）所示的‘电话流水帐综合查询’。此表中列出了更多的查询条件，并且它支持同时查询2个或者2个以上的分机，查询更方便，适合于同时查询多个电话。图例中即为同时查询2116、2112分机在2002/09/28上午09：00到11：00两个小时内的电话使用情况。  图1-2 电话流水帐综合查询 在图（1-2）‘电话流水帐综合查询’界面的右边显示了查询结果可以有二种显示方式，‘话单（F）’或者‘帐单（Z）’方式。操作员可以结合实际需要加以选择。例如单击‘话单（F）’，系统将显示如图（1-3）所示的‘当前话单查询（组合查询）’。 图1-3 当前话单查询（组合查询） 如果选择‘帐单（Z）’，系统将显示一张帐单表。 （三）、高级查询 5.0版本的Foxhis系统还提供了‘高级查询’功能，命令的方式和‘综合查询甲’、‘综合查询乙’相同。单击‘话单查询’→单击‘高级查询’，显示如图（1-4）所示的‘通用条件生成器’。操作员可以根据实际情况，按照提示对查询条件进行组合。 图1-4 高级查询通用条件生成器 二、实时话单显示 单击主菜单‘话单查询’→单击子菜单‘实时话单显示F2’，显示如图1-5所示的‘直拨电话话单流水帐’。这个命令也可以用以下方式执行，直接按快捷键F2或者单击工具栏第一个‘实时计费’的按扭。 图1-5 直拨电话话单流水帐 第二节 话费入帐 一、自动入帐 如计算机已进入实时话单显示，那么所有的计费电话都会自动参照分机——用户对照表记入相应的帐户，客房的电话费也将自动记入它的房间帐。 二、手工入帐 有些时候，我们需通过手工把某些电话的话费记到房间帐上，如有一客人已入住，且打了长途电话，但前台未及时登记，实时话单中的备注栏为“EMPTY”，此时的电话费就只有通过手工来记入该客人的帐上，可选择主菜单栏异常处理中的漏单处理，如图（2-1）所示： 图2-1 手工入帐漏单处理 先将手形光标定位到某一行，然后在入帐栏内的帐号处输入该行电话需入帐的房号或帐号，按加回车后单击”执行”按钮，系统提示你是否将该笔话费记入客房中，选择是后系统返回入帐成功的信息，表示该笔话费已计入相应的帐户。 所有未入帐的客房电话话单的备注栏内为“Empty”，已入帐的客房电话，备注栏内是相应的7位帐号。 第三节 内部电话管理 内部电话管理是指酒店内部各部门的办公电话的管理，这些电话一般不收费，但许多时候酒店为了方便内部核算，需要进行话费统计。具体的操作可在主菜单栏内‘用户操作’中完成。 一、内部电话的分类设置 单击主菜单‘用户操作’→单击子菜单‘用户维护’，显示如图（3-1）所示的‘用户资料管理’。单击右边功能区的‘查询（Q）’，显示查询结果。 功能区查询结果显示区 功能区 查询结果显示区 图3-1 用户资料管理 如上图所示查询条件的含义分别是： 类码——指的是部门的分类代码； 名称——指的是部门的名称； 分机——指的是要查询的分机号码 我们可以把内部电话分成几大类，一般根据酒店管理上的要求来进行分类(通常根据核算的需要按部门来分类)。大类的分类方法为A—高级行政、B—部门管理级、C—营业级，然后再分小类，如A001—总经理室。为了统一规范，通常大类用1位字母表示，而小类则用