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公文管理制度 第一条：公文是请示报告、传达指示、决定决议、批复处理、管理指导工作的重 要形式。公文的密级为：绝密、机密、秘密、公开，分别上报或下发到不同的部 门和级别。 第二条：行文的格式要统一规范，标题段落清晰，层次分明，文字精炼、表述准 确。要标明签发人、秘级编号、发送单位、印制份数、页数等。 第三条：公文收发后要按要求传达到位，及时组织有关人员学习领会上级精神， 不得扣发、截留、拖延，严守文件秘密或商业情报信息。 第四条：文件种类主要包括：红头文件、一般文件和外来文件三种。公司的规章 制度、规定、办法、决议、通知、纪要、命令、指示、通报，以及向政府部门的 请示、报告等，一律以公司红头文件印发，其他文件可用普通纸印发。 第五条：红头文件用于公司重大人事任免、 规定、 决定、 通报、 总裁令、 上行文、 总裁办公会议纪要、 董事长会议纪要、 批复等。 决定用于对重要事项或重大行动 做出安排， 奖惩有关部门或人员， 变更或者撤销不适当下级部门的决定事项。 规 定用于对某一方面的工作做部分的规定。 通报用于表彰先进， 批评错误， 传达重 要精神或情况。 第六条：一般性文件用于普通性的通知、 通告、商务信函、商务公关与传播文书、 职员职业生涯书等。外来文件指外单位或国家、省、市、县行政管理部门来文。 第七条：红头文件的内容包括：发文单位、签发人、秘密等级、紧急程度（急、 加急）、发文字号、标题、主送机关、正文、印章、时间、附件、主题词、承办 部门、承办人、抄送部门、落款、页数、印发份数等。 第八条：发文单位 / 部门（红头）应当写规范化全称。 与有关单位 / 部门联合行文， 一般情况下主发文单位 / 部门排列在前。 第九条：标题应当准确简要地概括文件的主要内容， 一般应当标明发文部门， 并 准确标明文件种类（如通知、命令、决定等） 。标题中除法规、规章名称和转发 文件加书名号外，不加标点符号。如有附件，在正文之后、发文单位落款注明附 件顺序和标题。 第十条： 成文日期： 会议性文件以会议通过的日期为准， 其他文件以公司领导人 签发日期为准条。 落款要写发文单位全称， 文件一律加盖公章， 插入成文日期要 求大写，不应小写。落款当页若无正文，则应标注（此页无正文） ，盖章采用下 套端正，不压成文日期。单双面印刷均可，左侧装订。 第十一条：页面设置：采用标准 A4纸，上下边距 2.5cm，左右边距 2.2cm，段前 0 行，段后 0 行；行间距点固定值25— 28。如表格等须横向打印的材料上下边距 2.2 厘米，左右为2.2 厘米，页眉 1.5 厘米，页脚 1.5 厘米。 第十二条：文件名称用宋体二号以上加粗、居中。主送单位用黑体，正文一般用 四号宋体。一级标题用“一、? ? ”表示；二级标题用“ （一）? ? ”表示；三 级标题用“ 1、? ? ”表示；四级标题用“ （1）? ? ”表示。 第十三条： 文件副标题： 宋体， 小三号字加粗；发文字号、签发人、 正文、落款、 成文日期、主题词内容等四号宋体。 第十四条： 文件的起草： 按公司领导要求由行政人事部负责起草的公文， 或各部 门起草承办，并以公司名义下发的文件。 第十五条： 文件的审批流程实行层级审核责任制： 起草人根据指示要求拟稿→部 门领导修改→分管领导审核→行政人事部审核→总裁、董事长批准。 第十六条：发文审核的要求：拟稿承办人要充分领会领导指示精神， 部门领导应 对文稿进行认真修改把关， 并签署意见， 分管领导应对文稿的条理、 内容以及合 理性、真实性等尺度严格审核，办公室应对文稿的格式合理性、文句通畅性、语 法规范性进行审核。 第十七条：文件从起草到签发周期一般为三天。 所有文件必须由董事长、总裁（各 单位为总经理）审批同意签字后方可下发或呈报。 第十八条： 文件在领导签发后， 一般以书面版的形式下发至各单位， 并由收件人 签字。提倡无纸化办公， 可发电子版， 以邮箱、QQ、MSN等形式发送至相关部门， 接收文件后需电话或回执等方式告知。 下级单位或部门呈报的所有请示报告、 公 文、传阅件等，由行政专员统一协调办理。 第十九条： 文件下发三日内， 行政人事部要监督检查文件学习执行情况， 重要文 件各单位要及时呈报学习落实情况。 第二十条：外来文件的接收一律使用《文件签收单》 ，由专人收文登记，根据文 件属性及时分送相关部门， 并负责催办， 防止漏办和延误。 文件传递必须保证安 全，完善签收手续，指定专人保管、立卷归档，防止文件遗失。 第二十一条： 以公司名义形成的文件，统一由行政人事部负责归档； 各部门日常 工作中形成的文件、 活动资料， 由各部门指定专人立卷归档。 行政人事部定期检 查各单位文件管理情况，并将结果进行讲评和通报。 第二十二条：文件按不同的属性、时间顺序